Direkt Feed Excels interna datormodell - dummies

Du kan använda en kombination av pivottabeller och Excel-dataanslutningar för att direkt kunna interagera med den interna datamodellen utan att lägga till Power Pivot-tillägget. Det här är användbart om du använder versioner av Excel som inte levereras med Power Pivot-tillägget, till exempel när du använder Microsoft Office, antingen Hem eller Small Business-utgåva. Varje Excel 2013 och 2016 arbetsbok kommer med en intern data modell.

Föreställ dig att du har tabellen Transaktioner som du ser här, och på ett annat arbetsblad har du en anställdstabell som innehåller information om anställda.

I tabellen visas transaktioner med anställningsnummer.

I tabellen finns information om anställda: förnamn, efternamn och arbetsnamn.

Du måste skapa en analys som visar försäljning efter jobbtitel. Detta skulle normalt vara svårt med tanke på att försäljningen och arbetstillfället finns i två separata tabeller. Men med Internal Data Model kan du följa dessa enkla steg:

1. Klicka inuti Transaktionsdatatabellen och starta ett nytt pivottabell genom att välja Insert ➪ Pivot Table från bandet.
2. I dialogrutan Skapa pivottabell väljer du Lägg till denna data i alternativet Datamodell.

   

   När du skapar ett nytt pivottabell från tabellen Transaktioner, var god och välj Lägg till dessa data i datormodellen.

3. Klicka inuti datatabellen Medarbetare och starta ett nytt pivottabell.

   Återigen, var noga med att välja Lägg till denna data i alternativet Datamodell, som visas.

   Observera att dialogrutorna Skapa pivottabell refererar till namngivna områden. Det vill säga varje tabell fick ett visst namn. När du lägger till data i den interna datamodellen är det en bra metod att namnge datatabellerna. På så sätt kan du enkelt känna igen dina tabeller i den interna datamodellen. Om du inte namnger dina tabeller, visar den interna datamodellen dem som Range1, Range2, och så vidare.

   

   Skapa ett nytt pivottabell från Medarbetar-tabellen och välj Lägg till dessa data i datormodellen.
4. För att ge databasen ett namn, markera helt enkelt alla data i tabellen och välj sedan Formler → Definiera namnkommando från bandet. I dialogrutan anger du ett namn för tabellen. Upprepa för alla andra tabeller.
5. När båda tabellerna har lagts till i den interna datamodellen, öppna listan PivotTable Fields och välj ALL-väljaren. Detta steg visar båda områdena i fältlistan.

   

   Välj ALL i listan PivotTable Fields för att se båda tabellerna i den interna datamodellen.
6. Bygg ut pivottabellen som vanligt.I det här fallet är Job_Title placerat i radområdet och Sales_Amount går till värdena.

   Som du kan se här, erkänner Excel genast att du använder två tabeller från Internal Data Model och uppmanar dig att skapa ett förhållande mellan dem. Du har möjlighet att låta Excel autodetektera relationerna mellan dina tabeller eller klicka på Skapa-knappen. Skapa alltid relationerna själv, för att undvika att Excel får fel.

   

   När Excel frågar dig väljer du att skapa förhållandet mellan de två tabellerna.
7. Klicka på Skapa-knappen.

   Excel öppnar dialogrutan Skapa relation, som visas här. Där väljer du tabeller och fält som definierar relationen. Du kan se att tabellen Transaktioner har ett Sales_Rep-fält. Den är relaterad till Medarbetarbordet via fältet Employee_Number.

Bygg det lämpliga förhållandet med listrutorna Tabell och kolumn.

När du har skapat relationen har du ett enda pivottabell som effektivt använder data från båda tabellerna för att skapa den analys du behöver. Följande figur illustrerar att du, med hjälp av Excel Internal Data Model, har uppnått målet att visa försäljning med jobbtitel.

Du har uppnått ditt mål att visa försäljning efter jobbtitel.

Du ser att nedre nedre delen av namnet heter Relaterad kolumn (Primär). Termen primär betyder att den interna datamodellen använder det här fältet från det associerade tabellen som den primära nyckeln.

En primär nyckel är ett fält som innehåller bara unika icke-nullvärden (inga duplikat eller mellanslag). Primär nyckelfält är nödvändiga i datamodellen för att förhindra aggregeringsfel och duplikeringar. Varje relation du skapar måste ha ett fält som utsetts som den primära nyckeln.

Medarbetare tabellen måste ha alla unika värden i fältet Employee_Number, utan blanketter eller nullvärden. Detta är det enda sättet att Excel kan säkerställa dataintegritet när man går med i flera tabeller.

När du har tilldelat tabeller till den interna datamodellen kan du behöva justera förhållandet mellan tabellerna. Om du vill ändra förhållandena i en intern datamodell klickar du på fliken Data på bandet och väljer kommandot Relationships. Dialogrutan Hantera relationer, som visas här, öppnas.

Dialogrutan Hantera relationer gör att du kan göra ändringar i relationerna i den interna datamodellen.

Här hittar du följande kommandon:

• Ny: Skapa ett nytt förhållande mellan två tabeller i den interna datamodellen.
• Redigera: Ändra det valda förhållandet.
• Aktivera: Förbättra det valda förhållandet och berätta för Excel att överväga förhållandet när man aggregerar och analyserar data i den interna datamodellen.
• Avaktivera: Stäng av det valda förhållandet och berätta för Excel att ignorera förhållandet när du samlar och analyserar data i den interna datamodellen.
• Ta bort: Ta bort det valda förhållandet.