Riktlinjer för val av en social samarbetsplattform - dummies

Att välja rätt programvara (eller molntjänst) garanterar inte framgången för ett socialt samarbetsnätverk, vilket beror lika mycket eller mer på faktorer som ledarskap och samhällsförvaltning. Men valet av fel plattformen begränsar säkerligen din chans att lyckas. Att göra rätt val är komplicerat av det faktum att det finns så många val, med nya produkter som fortfarande införs av dem som tycker att de har en bättre uppfattning om hur man gör socialt samarbete rätt.

Här följer några tips om hur du väljer bland sociala samarbetsplattformar:

• Bestäm vad som ska uteslutas. Om ett av dina krav är att du vill ha en lösning som du kan köra på din egen utrustning, kan du genast avbryta Yammer, Chatter och andra produkter som uteslutande erbjuds som molntjänster. På samma sätt, om du är allvarligt intresserad av endast de produkterna från stora företagssystemleverantörer, kan du utesluta en uppsjö av nystarter.

• Ställ upp dina krav. Om din är en global organisation, vill du förmodligen en leverantör som framgångsrikt har mött samarbetsbehoven hos andra globala organisationer. Om ditt företag är ett litet företag kanske du vill undvika komplexiteten i en stor företagslösning. Å andra sidan kommer en snabbväxande start att projektera från vad den behöver idag till kraven på ett år eller fem år från och med nu när kraven blir mer komplexa.

• Skapa en kort lista. Välj fem till tio lösningar som ser ut som en trovärdig match för dina behov att undersöka vidare, baserat på onlineforskning och analytikerrapporter.

• Lyssna på banan och se demo. Få dina nyckelfrågor besvarade och bestämma om programvaran ser ut som en bra match för dina behov.

• Förkorta din kortlista. Välj de produkter som är värdiga för ytterligare undersökning.

• Prova programvaran . Om du inte redan har gjort det, få tillgång till ett "freemium" eller provkonto för de produkter du är mest allvarliga för så att du kan experimentera med att använda dem. Även om du inte är tillräckligt seriös om någon produkt än att fråga anställda om att skapa konton på det, borde du ha ditt produktval team test det.

• Prata med andra kunder. Ta reda på vad de tycker om den sociala samarbetsmiljön. Tryck på dem för mer information om deras frustrationer och klagomål. Vilken rad samarbetsscenarier gör produktadressen och var hittar de sig själva kompletterar den med andra verktyg?

• Välj din pilot. Om din forskning hittills har pekat på en viss produkt, testa den på en avdelning, ett team eller en tvärfunktionell grupp av volontärer för att få en bättre förståelse för hur det fungerar i praktiken. Om du har identifierat ett litet antal produkter som är nära knutna till din utvärdering, bör du överväga att driva en "bake off" -konkurrens mellan dem och utmana säljarna för att bevisa att deras produkt är bäst för att uppfylla dina företags krav.

• Gör kurskorrigeringar, om det behövs. Som ett vetenskapligt experiment är ett pilotprojekt avsett för att bekräfta en hypotes om vad som kommer att fungera för din organisation. Om resultaten var positiva, fortsätt till nästa steg. Om resultaten var negativa, bör du vara beredd att ompröva dina antaganden och börja om.

• Flytta förbi piloten, snarare snarare än senare. Förstå att ett småskaligt pilotprojekt bara kommer att ange hur väl socialt samarbete ska fungera för den övergripande organisationen. Per definition kommer sociala nätverksmöjligheter att vara mycket mer begränsade när endast ett litet antal personer har konton. Om du frågar människor att använda en social samarbetsplattform för att samarbeta på allvarligt arbete, måste du också berätta för dig om du är skyldig till det eller kan göra en förändring.

  Om du är seriös om socialt samarbete, måste du göra det allmänt tillgängligt. Även om du av praktiska logistiska skäl bestämmer dig för att öppna upp en avdelning, affärsenhet eller region åt gången, bör ditt mål vara att få hela organisationen på ett socialt samarbetsnätverk.