Innan du lägger till Salesforce-innehåll kan du använda fliken Dokument i Salesforce - dummies

Innan du lägger till Salesforce Content kan du lagra filer i Salesforce på fliken Documents. Även om det inte är lika robust som innehåll, är fliken Dokument fortfarande tillgängligt och användbart på många sätt. Du kan till exempel värd bilder som anges i e-postmallar, anpassade appar, fält och till och med Force. com-webbplatser på fliken Dokument. Dessa filer ändras vanligtvis inte ofta och behöver absolut inte samarbeta, så du kan fortsätta att lagra dem genom att klicka på fliken Dokument.

Du kan också tänka på fliken Documents som en plats där systemadministratörer hämtar filer. Men om du behöver möjlighet att förhandsgranska filer, samarbeta med dem med Chatter eller lagra större filer, hör dessa filer i Salesforce Content.

Skapa mappar i dokumentbiblioteket

För att skapa en dokumentmapp måste du först ha tillståndet Hantera offentliga dokument. (Om du inte är säker på att du har det kan du snabbt ta reda på om du kommer över steg 1 i följande lista. Om du inte kan komma över steg 1, fråga din administratör om hjälp.) För att fortsätta, gå till fliken Dokument och följ dessa steg:

1. Klicka på länken Skapa ny mapp under rubriken Dokumentmappar. En ny dokumentmappsida visas.
2. Skriv ett namn på mappen i dokumentmappfältet.
3. Använd rullgardinsmenyn Public Folder Access för att välja åtkomsträttigheter.
4. Klicka på radioknapparna för att välja vem som ska ha tillgång till mappen.
5. När du är klar klickar du på Spara. Sidan Mappnamn Dokument visas, och du kan börja lägga till nya dokument i din nya mapp.

Lägga till dokument

Innan reps kan börja använda dokument i Salesforce måste du eller någon i ditt företag först lägga till dokumenten i dokumentbiblioteket.

Vid uppladdning av dokument är filstorlekgränsen för en enskild fil 5 MB. För vissa företag kan detta vara den genomsnittliga storleken på en PowerPoint-presentation eller en PDF-fil med grafik, så planera därför.

För att lägga till ett dokument och ladda upp filen, logga in på Salesforce och följ dessa steg:

1. Klicka på plustecknet högst upp till höger om dina flikar och välj sedan Dokument. En sida för uppladdning av nya dokument visas.
2. Skriv ett namn på filen i fältet Dokumentnamn. Om du vill att dokumentnamnet ska vara en exakt matchning av filnamnet, lämna det här fältet tomt. När du har valt filen fyller filnamnet automatiskt det tomma dokumentnamnfältet.
3. Markera kryssrutan Endast för intern användning om du vill att detta dokument ska vara konfidentiellt.Om du markerar den här kryssrutan ändrar du inte åtkomst till dokumentet, men du flaggar dina slutanvändare för att inte skicka filen utanför företaget.
4. Markera kryssrutan Externt tillgänglig bild endast om du laddar upp en bild som du skickar i HTML-e-postmallar till personer som ska visa den utan att behöva logga in på Salesforce för att se den. Till exempel ska logotyper eller brevhuvudfodrar ha den här rutan vald.
5. Använd rullgardinsmenyn Mapp för att välja en mapp. Om du ännu inte har skapat en lämplig mapp eller om du inte har skrivskyddad åtkomst till rätt mapp kan du först lagra filen i mappen Personliga dokument och refilera dokumentet senare.
6. Skriv en kort beskrivning av dokumentet i fältet Beskrivning.
7. Skriv in nyckelord som hjälper dina slutanvändare att hitta dokumentet i fältet Sökord. Salesforce tillhandahåller ett sökverktyg för Sök dokument på Dokumentets hemsida, så du borde välja sökord som du tror att användarna kommer att skriva in. Om du till exempel lägger till en fallstudie kan du skriva in nyckelord som innehåller relevanta produkter, kundnamn, utmaningar och så vidare som försäljningsrepresentanter kan använda för cross-referencing.
8. Under Välj filsteget väljs alternativknappen Ange sökväg som standard, så du behöver bara klicka på knappen Bläddra för att välja önskad fil. En dialogruta för Välj fil visas.
9. Välj en fil från mapparna på din dator och klicka på Öppna. Dialogrutan stängs och dokumentvägen anges i fältet Fil till uppladdning.
10. När uppladdningen är klar visas dokumentets postsida i sparat läge med information om dokumentet och en länk för att visa dokumentet.

Använda dokument

När du har skapat dokument i Salesforce kan du använda dem på olika sätt under din försäljning. Du kan söka efter dokument från dokumentets hemsida eller bläddra i dokumentmapparna. Du kan utnyttja en bild som laddades upp från fliken Dokument, i E-postmallar. Om du är administratör kan du också anpassa logotypen i övre vänstra hörnet av Salesforce med en uppladdad bild, så länge som den högst 20kb och 300 pixlar bred med 55 pixlar hög.