Nyckel Frågor att fråga innan distribuera Excel Dashboard - dummies

Innan du skickar ut ditt färdiga Excel-instrumentpanel är det värt att du ska gå tillbaka och fråga några viktiga frågor. Använd dessa frågor som en checklista innan du distribuerar instrumentpanelen.

Presenterar din instrumentpanel rätt information?

Titta på informationen du presenterar och avgöra om det uppfyller syftet med instrumentpanelen som identifierades vid insamling av krav. Var inte rädd för att klargöra syftet med instrumentbrädan igen med dina kärnanvändare. Du vill undvika att bygga instrumentpanelen i ett vakuum. Låt några testanvändare se iterationer när du utvecklar det. På detta sätt är kommunikationen öppen, och du går inte för långt i fel riktning.

Har allt på din instrumentpanel ett syfte?

Ta en ärlig titt på hur mycket information på instrumentbrädan inte stöder dess huvudsyfte. För att hålla din instrumentpanel så värdefull som möjligt, vill du inte späda ut det med fina att veta data som är intressant men inte handlingsbar.

Om data inte stöder kärnans syfte med instrumentpanelen, lämna den ut. Ingenting säger att du måste fylla varje vitt utrymme på sidan.

Visa din instrumentpanel framträdande meddelandet?

Varje instrumentpanel har ett eller flera nyckelmeddelanden. Du vill se till att dessa meddelanden visas tydligt. För att testa om nyckelmeddelandena i en instrumentpanel är framträdande, stå tillbaka och knippa medan du tittar på instrumentbrädan. Titta bort och titta sedan på instrumentbrädan flera gånger. Vad hoppar ut på dig först? Om det inte är nyckelkomponenterna du vill visa måste du ändra något.

Här är några åtgärder du kan vidta för att säkerställa att dina nyckelkomponenter har en framträdande roll.

Placera nyckelkomponenterna på instrumentpanelen längst upp till vänster eller längst till vänster på sidan. Studier visar att dessa områden lockar mest uppmärksamhet under längre perioder.
De-understryka gränser, bakgrunder och andra element som definierar instrumentbrädans områden. Försök använda det vita vita utrymmet mellan dina komponenter för att partitionera instrumentpanelen. Om gränser är nödvändiga, formatera dem till ljusare nyanser än dina data.
Formatera etiketter och annan text till ljusare nyanser än dina data. Lättfärgade etiketter ger användarna den information de behöver utan att distrahera dem från den information som visas.

Kan du behålla den här instrumentpanelen?

Det är stor skillnad mellan att uppdatera en instrumentpanel och ombygga en instrumentbräda.Innan du glatt skickar ut den snygga instrumentpanelen du just byggt, ta en stund att tänka på underhållet av en sådan instrumentbräda. Du vill tänka på uppdateringsfrekvensen och vilka processer du behöver gå igenom varje gång du uppdaterar data. Om det är en engångsrapportering, ställ in den förväntningen med dina användare. Om du vet att det kommer att bli en återkommande rapport, vill du verkligen förhandla om utvecklingstid, uppdateringsintervaller och fasering innan du godkänner en tidtabell.

Visar din instrumentpanel tydligt sin räckvidd och hållbarhet?

En instrumentpanel ska tydligt ange dess omfattning och hållbarhet. Det vill säga, alla ska kunna titta på din instrumentpanel och veta vilken period det är relevant för och omfattningen av informationen på instrumentbrädan. Detta beror på några enkla saker du kan göra för att effektivt märka dina instrumentpaneler och rapporter.

Ta alltid med en tidstämpel på instrumentbrädan. Detta minimerar förvirring vid distribution av samma instrumentpanel eller rapport i månadsvisa eller veckovisa avbetalningar.
Ta alltid med lite text som anger när data för åtgärderna hämtades. I många fall är tidpunkten för data en kritisk bit av information vid analys av en åtgärd.
Använd beskrivande titlar för varje komponent på instrumentpanelen. Var noga med att undvika krypterande titlar med många akronymer och symboler.

Är din instrumentpanel väl dokumenterad?

Det är viktigt att dokumentera din instrumentpanel och datamodellen bakom den. Den som någonsin ärvd ett Excel-kalkylblad vet hur svårt det kan vara att översätta de olika analytiska gyrationerna som går in i en rapport. Om du har tur, kommer datamodellen att vara liten nog att samla i en vecka eller så. Om du inte är så lycklig måste du dike hela modellen och börja från början.

Dokumentationen behöver inte ens vara hyfalutin snygga saker. Några enkla saker kan hjälpa till att dokumentera din instrumentpanel.

Lägg till en modellkortsflik till din datamodell. Fliken Modellkarta är ett separat ark som du kan använda för att sammanfatta nyckelområdena i datamodellen och stava ut hur varje intervall interagerar med rapporteringskomponenterna i det slutliga presentationsskiktet.
Använd kommentarer och etiketter generellt. Det är fantastiskt hur några förklarande kommentarer och etiketter kan hjälpa till att klargöra din modell även efter att du har varit borta från din datamodell under en lång tid.
Använd färger för att identifiera områdena i din datamodell. Med hjälp av färger i din datamodell kan du snabbt titta på en rad celler och få en grundläggande indikation på vad det här intervallet gör. Varje färg kan representera en intervalltyp. Gult kan till exempel representera staging-tabeller, grå kan representera formler och lila kan representera referenstabeller.

Är din instrumentpanel användarvänlig?

Innan du distribuerar instrumentpanelen vill du se till att den är användarvänlig. Det är inte svårt att gissa vilket användarvänligt sätt:

Intuitivt: Dashboardet ska vara intuitivt för någon som aldrig sett det.Testa det på någon och fråga personen om det är vettigt. Om du måste börja förklara vad instrumentbrädan säger är något fel. Behöver instrumentpanelen fler etiketter, mindre komplicerade diagram, en bättre layout, mer data, mindre data? Det är en bra idé att få feedback från flera användare.
Enkelt att navigera: Om din instrumentpanel är dynamisk, så att du kan interagera med makron eller pivottabeller, se till att navigationen fungerar bra. Behöver användaren klicka på flera ställen för att komma till hennes data? Är antalet drill-ner lämpliga? Tar det för lång tid att byta från en vy till en annan? Testa igen din instrumentpanel på flera användare. Och var noga med att testa några interaktiva instrumentpanelfunktioner på flera andra datorer än din.
Skriv ut ordentligt:  Ingenting är mer irriterande än att bara skriva ut en instrumentpanel för att finna att personen som skapade instrumentbrädan inte tog tid att se till att den skrivs ut korrekt. Var noga med att ställa in utskriftsalternativen i dina Excel-filer så att dina instrumentpaneler skrivs ut ordentligt.

Är din instrumentpanel korrekt?

Inget dödar en instrumentpanel eller rapporterar snabbare än uppfattningen om att uppgifterna i det är felaktiga. Det är inte min förmåga att berätta hur du bestämmer om dina data är korrekta. Du kan emellertid markera tre faktorer som anger att en instrumentpanel är korrekt:

Överensstämmelse med auktoritativa källor: Det är uppenbart att om dina data inte överensstämmer med andra rapporteringskällor, har du ett problem med data trovärdighet - speciellt om dessa andra källor anses vara de auktoritativa källorna. Var medveten om de datakällor som anses vara evangelier i din organisation. Om din instrumentpanel innehåller data som är kopplade till en auktoritativ källa, jämföra dina data med den källan för att säkerställa konsekvens.
Intern konsistens: Det är aldrig kul att förklara varför en del av instrumentpanelen inte jibbar med andra delar av samma instrumentbräda. Du vill säkerställa en viss nivå av intern konsistens inom din instrumentpanel. Se till att jämförbara komponenter i olika delar av instrumentpanelen överensstämmer med varandra. Om det finns anledning till inkonsekvens, notera tydligt dessa skäl. Det är fantastiskt hur bra en enkel notering rensar upp frågor om data.
Personlig erfarenhet: Har du någonsin sett någon titta på en rapport och säger "Det ser inte ut? "De använder vad vissa människor kallar" tarmkänsla "för att utvärdera ljudet av data. Ingen tittar på siffror i vakuum. När du tittar på någon analys tar du med dig år av personlig kunskap, interaktion och erfarenhet. Du använder omedvetet dessa erfarenheter i din utvärdering av information. När du bestämmer noggrannheten i din instrumentpanel, ta hänsyn till organisatorisk "anekdotisk kunskap. "Om möjligt, visa din instrumentpanel till några innehållsexperter i ditt företag.