Gränsa Data Entry With Data Validation i Excel 2013 - Dummies

Funktionen Data Validation i Excel 2013 kan vara en riktig tidsbesparing när du gör repeterande datainmatning och kan också gå långt för att förhindra felaktiga poster i dina kalkylblad. När du använder datavalidering i en cell anger du vilken typ av datainmatning som tillåts i cellen.

Som en del av att begränsa en datainmatning till ett tal (som kan vara ett heltal, decimaltal, datum eller tid) anger du också tillåtna värden för den typen av nummer (ett heltal mellan 10 och 100 eller en datum mellan 1 januari 2012 och 31 december 2012, till exempel).

När du begränsar datainmatningen till text kan du ange intervallet för minsta och maximala textlängden (i tecken) eller, ännu bättre, en lista över tillåtna textposter som du kan välja från en popup-meny (öppnas genom att klicka på en popup-knapp som visas till höger om cellen närhelst den innehåller cellmarkören).

När du använder Data Validation för att begränsa typen av datainmatning och dess intervall av acceptabla värden i en cell kan du också ange ett inmatningsmeddelande som automatiskt visas bredvid cellen när du markerar det och / eller ett felmeddelande som visas om du försöker skriva in fel typ av inmatning eller ett nummer utanför det tillåtna intervallet.

För att använda Data Validation-funktionen, placera markören i cellen där du vill begränsa typen av datainmatning som du kan göra där och klicka sedan på Data Validation på fliken Data av bandet (eller tryck på Alt + AVV). Dialogrutan Data Validation öppnas med fliken Inställningar som valts.

Klicka sedan på rullgardinsmenyn som bifogas listrutan Tillåt och välj bland följande objekt:

• Eventuellt värde för att ta bort eventuella tidigare begränsningar och därigenom avbryta datavalidering och återigen tillåta användaren att ange vad som helst som han önskar i cellen

• Helt tal för att begränsa inmatningen till ett helt tal som faller inom ett visst område eller följer vissa parametrar som du anger

• Decimal för att begränsa inmatningen till ett decimaltal som faller inom ett visst område eller följer vissa parametrar som du anger

• Lista för att begränsa inmatningen till en av flera textposter som du anger, vilken du kan välja från en popup-meny som visas genom att klicka på en popup-knapp som visas till höger om cellen närhelst den innehåller markören

• Datum för att begränsa inmatningen till ett datum som faller inom ett visst område eller före eller före ett visst datum

• Tid för att begränsa inmatningen till en tid som faller inom ett visst område eller på eller före en viss tid på dagen

• Textlängd för att begränsa en textinmatning så att dess längden i tecken faller inte under eller över ett visst tal eller faller inom ett intervall som du anger

• Anpassad för att begränsa inmatningen till parametrarna som anges av en viss formel som är inmatad i en annan cell i arbetsbladet > Om du vill ange ett inmatningsmeddelande efter att ha valt alla objekt på fliken Inställningar klickar du på fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Datavalidering, där du anger en kort titel för inmatningsmeddelandet (t.ex.

Listinmatning ) i textrutan Titel, och ange sedan texten på ditt meddelande i listrutan Inmatningsmeddelande nedan. Om du vill ange ett varningsmeddelande klickar du på fliken Error Alert i dialogrutan Data Validation, där du kan välja vilken typ av varning från listrutan Style: Stopp (standard som använder en röd knapp med ett kors i det), Varning (som använder en gul triangel med utropstecken i den), eller Information (som använder en ballong med en blå

I i den). När du har valt typen av varning anger du titeln för dess dialogruta i textrubriken Titel och anger texten i varningsmeddelandet i listrutan Felmeddelande.

Om du vill tillämpa den begränsning du definierar i dialogrutan Data Validation till alla andra celler som formateras på samma sätt som i ett cellområde som är formaterat som en tabell, klickar du på Apply These Changes to All Other Cells med samma Inställningar kryssrutan innan du klickar på OK.

Om du vill kopiera begränsningen till ett intervall som inte är formaterat som ett bord, använd funktionen Data Validation för att ställa in typen av inmatning och tillåtet intervall i den första cellen och använd sedan Fyll-handtaget för att kopiera cellens Data Validation-inställningar till efterföljande celler i samma kolumn eller rad.

Den mest populära användningen av Data Validation-funktionen är att skapa en rullgardinsmeny från vilken du eller någon som använder ditt kalkylblad kan välja rätt datainmatning.

Den här siffran visar vad som händer i kalkylbladet när du stänger dialogrutan Data Validation. Här ser du popup-menyn (med en lista över städer som tagits från cellområdet A2: A6) som det visas när du klickar på cellens nya popup-knapp.

I den här siffran kan du även se rutan för inmatningslistainmatning som skapats för den här cellen genom att använda alternativen på fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Data Validation. Observera att du kan omplacera den här meddelandeboxen (officiellt känd som en

kommentarfält ) så att den ligger nära cellen men inte går iväg för att välja en post. Dra helt enkelt kommentarsrutan med musen pekare. Den här siffran visar vad som händer om du försöker skriva in en post som inte finns i rullgardinsmenyn.

För att hitta celler som Data Validation har tillämpats, öppna dialogrutan Gå till (Ctrl + G eller F5) och klicka sedan på Special-knappen och klicka på alternativet Validering av data i dialogrutan Gå till special.

Klicka på samma alternativknapp under Data Validation för att Excel ska gå till nästa cell som använder samma Data Validation-inställningar som den aktiva cellen. Lämna alla alternativknappen under Data Validation vald för att gå till nästa cell som använder någon typ av Data Validation inställning.

För att bli av med datavalideringsinställningar som är tilldelade till ett visst cell- eller cellintervall väljer du cellen eller intervallet, öppnar dialogrutan Data Validation (Alt + AVV) och klickar sedan på Rensa alla innan du klickar på OK.