Gör Baselines Out of Sales Data - dummies

Du behöver ett sätt att sammanfatta enskilda försäljningsregister i en baslinje för prognoser. De flesta företag som säljer produkter och tjänster registrerar sin försäljning dagligen, oavsett om de registrerar intäkter eller antalet enheter som sålts.

Du kan vanligtvis berätta från sina företags redovisningssystem hur många dollar de tog in den 4 maj och den 12 oktober, eller hur många widgets de sålde den 8 februari och den 25 augusti.

Bokföringssystemet bryter vanligtvis enskild försäljning. Så, om företaget gjorde tio försäljningar den 3 juni, kommer du att se en annan rekord för var och en av de tio försäljningarna. Att se försäljningen en för en är bra om du är en revisor eller om du har någon annan anledning att behöva information om enskild försäljning eller om du har problem med att sova. Men om du förutspår, är enskilda poster en olägenhet.

Tänk på följande idéer när du bestämmer dig för det bästa sättet att sammanfatta dina försäljningsdata:

• Du behöver inte enskilda försäljningsregister. Om ditt företag gjorde tre försäljningar den 5 januari - en för $ 2 500, en annan för $ 8, 650 och en annan för $ 4, 765 - ett viktigt faktum du vill veta är att den 5 januari tog du in $ 15, 915.
• Du förutser inte försäljning varje dag. Om ditt företag är som mest behöver du en större bild. För att planera dina lagernivåer, bestämma hur många säljare som ditt företag behöver och ta reda på vad du kan förvänta dig i intäkter och vad ditt företags skatteskuld kommer att vara, behöver du en längre tidsperiod, t.ex. en månad eller kvart för din prognos.
• Du måste matcha längden på din tidsperiod med dina anledningar till prognoser. Vanliga tidsperioder är en månad, ett kvartal eller ett år beroende på varför du prognoserar. För inköp av material kanske du vill prognostisera din försäljning för nästa månad. För att uppskatta resultatet kan du beräkna din försäljning för nästa kvartal. För anställningsbeslut kan du beräkna din försäljning för nästa år.

Poängen är att om du kommer att förutse försäljningen för nästa månad måste du organisera din baslinje i månader: hur mycket du sålde i januari, februari, mars och så vidare. Om du ska förutse försäljningen för nästa kvartal så är det så här som du behöver organisera din baslinje: hur mycket du sålde under Q1, Q2, Q3 osv.

Du behöver en mycket längre baslinje än bara tre perioder för att göra en prognos som inte kommer att skämma bort dig.

Excels pivottabeller är idealiska för att hjälpa dig att sammanställa dina försäljningsdata för att skapa en baslinje för prognoser.Du matar dina råa försäljningsdata till Excel, där du kan bygga pivottabeller på två primära sätt:

• Från ett Excel-bord: Antag att din bokföring eller IT-avdelning kan skicka försäljningsuppgifter i ett mjukt kopiformat, som en. csv (kommaseparerade värden) fil. Du kan klistra in den i en Excel-arbetsbok som en lista, konvertera den listan till en tabell och basera ett pivottabell på den.
• Från (vad Excel kallar) externa data: Med andra ord lagras inte de underliggande uppgifterna, de enskilda försäljningsfigurerna, i ett Excel-kalkylblad. De hålls i en separat databas eller en textfil eller till och med en annan Excel-arbetsbok.

Att bygga dina pivottabeller på externa data kan vara praktiskt eftersom försäljningsdata vanligtvis uppdateras rutinmässigt i den externa datakällan (i praktiken är det ofta en sann relationsdatabas, som skiljer sig från en platt fil som en vanlig Excel-lista eller tabell). När du vill uppdatera din prognos behöver du inte hämta och klistra in nya data i din arbetsbok. Pivottabellen kan uppdatera sig automatiskt från den externa datakällan.