Microsoft Dynamics CRM 4 för Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Joel Scott, David Lee, Scott Weiss

Microsoft Dynamics CRM 4 erbjuder ett brett utbud av verktyg som hjälper dig att hantera kunder. Från e-postverktyg, för att skapa nya konton, för att slutföra aktiviteter och konfigurera serviceplaner, hjälper Microsoft Dynamics CRM 4 till att täcka grunderna och ger dig möjlighet att skapa citat, söka i kunskapsbasen och visa meddelanden.

E-post och Microsoft Dynamics CRM

Med hjälp av Microsoft Dynamics CRM kan du använda många Microsoft-verktyg för att hantera dina kundrelationer. Ett av de mest användbara verktygen på den moderna arbetsplatsen är e-post, så du måste vara skicklig för att skapa och läsa e-post, länka e-post till en specifik post och hantera din kalender.

Så här skapar du ett e-postmeddelande:

På menyfältet (högst upp på skärmen) väljer du Ny → Ny aktivitet → E-post eller klickar på ikonen Skapa ny e-post under menyraden.
Välj en mottagare av ditt e-postmeddelande enligt följande:

a. Klicka på förstoringsglasikonen till höger om fältet Till.

b. Markera den rekord du vill ha.

c. Klicka på >> för att flytta mottagaren (erna) till panelen Valda poster.

d. Klicka på OK för att stänga fönstret och återgå till ditt e-postmeddelande.
Ange ett ämne.
Skriv in meddelandet i den öppna textrutan under fältet Ämne.
Dokumentation av e-post kan vara avgörande. För att associera eller länka meddelandet till en post gör du följande:

a. Klicka på ikonen för förstoringsglaset till höger om fältet Omseende.

b. Sök efter och markera din kontakt.

c. Klicka på OK för att återgå till e-postfönstret.
Lägg till andra alternativ efter önskemål.
För att skicka ditt meddelande, klicka på Skicka-knappen (bredvid Spara och Stäng).

För att läsa ditt e-postmeddelande:

Klicka på Arbetsplats-knappen längst ner i navigeringsfönstret.
Välj Aktiviteter överst i navigeringsfönstret.
I fältet Typ, klicka på pilen för att öppna listrutan och välj E-post.
I fältet Visa klickar du på pilen för att öppna listrutan och gör ditt val.

Så här länker du ett e-postmeddelande till en post:

Välj meny Ny meny → E-post i menyraden (högst upp på skärmen).
Fyll i lämpliga fält (Till, Ämne och liknande).
Till höger om det aktuella fältet, klicka på förstoringsglasikonen.
Klicka på rullgardinsmenyn till höger om fältet Sök efter och välj en av de tolv skivtyperna i listan.
Dubbelklicka på lämplig post.

Så här visar du din kalender:

Klicka på arbetsplatsens knapp längst ner i navigeringsfönstret.
Klicka på Kalender högst upp i navigeringsfönstret under Mitt arbete.

Slutföra en aktivitet i Microsoft Dynamics CRM

Du använder Microsoft Dynamics CRM för att hantera dina kundrelationer och din egen arbetsbelastning, vilket inkluderar projekt som MS Dynamics CRM bryts ner i Aktiviteter. För att registrera slutförandet av en aktivitet, följ dessa steg:

Nerst på navigeringsfönstret klickar du på arbetsplatsens knapp.
Klicka på Aktiviteter längst upp i navigeringsfönstret under Mitt arbete.
Välj en aktivitet som du vill markera som färdigställd.
Klicka på fliken Notes och skapa en anteckning som bifogas posten.
Klicka på Spara som slutförd.

Skapa ett nytt konto eller kontakt i Microsoft Dynamics CRM

Skönheten och fördelen med Microsoft Dynamics CRM är att det hjälper dig att hantera dina kunder. Förhoppningsvis lägger du till några nya konton och nya kunder i samband med affärer. Följ följande steg för att lägga till nya personer i ditt system:

Välj Försäljning, Marknadsföring, Service eller Min arbetsplats genom att välja Konton eller Kontakter i navigeringsfönstret.
På fönstrets verktygsfält, klicka på knappen Ny.
Fyll i fliken Allmänt, Detaljer, Administration och Anteckningar vid behov.
Klicka på Spara och stäng.

Hur man skapar ett citat i Microsoft Dynamics CRM

Med Microsoft Dynamics CRM kan du skapa ett citat som får dig till en ny kund som Microsoft Dynamics CRM kan hjälpa dig att hantera. Men först skapa offert:

Nerst i navigeringsfönstret klickar du på Försäljningsknappen.
Välj Quotes högst upp i navigeringsfönstret.
Klicka på knappen Ny i fönstret Quotes-fönster.
Skriv in en del text som beskriver citatet i fältet Namn.
Välj ett konto eller en kontakt för att associera med citatet i fältet Potentiell kund.
I fältet Prislista använder du förstoringsglaset eller formulärassistenten för att välja en prislista.
Klicka på Spara (diskikonen).
Ange summan av rabatt och fraktbelopp i avsnittet Totals på fliken Allmänt.
Klicka på fliken Frakt och fyll i följande:

1. Ange information i fältet Effektiv från och till, önskat leveransdatum och förfölja efter.

2. Ange fraktmetoden, betalningsvillkoren och fraktvillkoren.
Klicka på fliken Adresser och ange fakturaen till och skicka till information.
Om du vill associera ditt offert med en möjlighet gör du följande:

1. Klicka på fliken Administration.

2. Använd förstoringsglaset i fältet Möjlighet för att hitta och välja den möjligheten.

3. Klicka på OK.
Klicka på Spara och Stäng för att spara ditt citat.

Så här söker du i Microsoft Dynamics CRM Knowledge Base

Microsoft Dynamics CRM har en praktisk funktion som heter Knowledge Base, som du kan använda för att söka i dina kundlistor. För att söka i kunskapsbasen följer du dessa steg:

Klicka på knappen Arbetsplats längst ner i navigeringsfönstret.
Välj Överst i navigeringsfönstret och välj sedan Knowledge Base.
Klicka på fliken Sök på vänstra sidan av Knowledge Base-fönstret.
Fyll i följande fält för att definiera dina sökkriterier: Omärkt, Sök efter, I ämne, Alternativ.
Klicka på Sök-knappen.

Så här visar du meddelanden i Microsoft Dynamics CRM

Meddelanden är bara ett av de brett utbud av användbara kundhanteringsverktyg som du får med Microsoft Dynamics CRM. Om du vill visa aktuella meddelanden följer du dessa steg:

Klicka på knappen Arbetsplats längst ner i navigeringsfönstret.
Överst i navigeringsfönstret väljer du Meddelanden under Mitt arbete.
Läs meddelandena.

Skapa och kontrollera serviceaktiviteter i Microsoft Dynamics CRM

Med Microsoft Dynamics CRM kan du enkelt hantera de aktuella tjänsterna som bygger kundlojalitet. Skapa och kontrollera serviceaktivitet i Microsoft Dynamics CRM hjälper till att säkerställa dina kunders lycka med ditt företag.

Gör så här om du vill schemalägga en tjänstaktivitet:

Nerst på navigeringsfönstret klickar du på tjänsteknappen.
Välj Service Kalender högst upp i navigeringsfönstret.
I fältet Typ (bredvid fältet Sök efter) väljer du Serviceaktivitet i listrutan.
Välj en dag för tjänsten.
På fönstrets verktygsfält, klicka på knappen Ny och gör ditt val.
Ange ett namn för denna tjänstaktivitet i fältet Ämne.
I tjänsten fält väljer du den tjänst du vill schemalägga.
Välj start- och sluttider samt varaktighet.
Lägg till några anteckningar.
Klicka på fliken Detaljer och fyll i den efter behov.
Klicka på Spara och Stäng för att schemalägga aktiviteten.

Du måste regelbundet kontrollera din servicekalender för att du ska behålla dina kunders behov. Gör så här:

Nerst på navigeringsfönstret klickar du på tjänsteknappen.
Välj Service Kalender högst upp i navigeringsfönstret.
Klicka på någon resurs, och du får se schemat för den resursen i kalenderområdet.