Trycker på din Access 2003-data på webben

Nu innehåller Access 2003 alla din coolaste information, varför inte dela dina saker med andra i ditt företag - eller ens publicera det för världen? Oavsett om du bygger en kommersiell webbplats som är inriktad mot berömmelse och online-förmögenhet, eller ett intranät på överavdelningen för att överbelasta ditt företag, innehåller Access 2003 alla verktyg du behöver för att piska dina data till webbsäker form på nolltid alls.

Åtkomst 2003 hjälper dig att publicera data på två sätt: statisk och dynamisk. Metoden för ditt projekt beror på utrustning, mål och expertis som finns i din närmaste omgivning. Här är en snabb jämförelse av alternativen:

• Statisk: Detta alternativ är en rak konvertering från Access 2003 till HTML. Dess namn återspeglar det faktum att de saker du konverterar inte ändras över tiden - det är mycket som att ta en bild av dina data. Om du lägger till fler poster i ditt bord och vill inkludera dem i dina webbaserade saker måste du skapa webbsidor på nytt.
Statisk konvertering är ett bra alternativ för adresslistor och kataloger som inte ändras mycket ofta. Det är också ett bra ställe att börja när du undersöker möjligheterna på webben. Du kan konvertera nästan alla Access 2003-objekt - inklusive tabeller, frågor, formulär och rapporter - till en statisk webbsida med alternativet Arkiv-> Exportera.

• Dynamisk: Istället för att skapa en enkel HTML-sida som innehåller alla dina data bygger Dynamic-alternativet en speciell godis som Access 2003 kallar en dataåtkomstsida. Detta är en HTML-sida som ger människor åtkomst till dina data, så att de kan se (och till och med ändra) din information via företagsnätverket eller på webben. Dataåtkomstsidor fungerar endast med åtkomstbord och frågor.

Tack vare siddatahanteraren för dataåtkomst är det inte svårt att bygga en dataåtkomstsida. Men eftersom all denna tekniska magi kräver något seriöst samarbete mellan webbservern, Access 2003 och din databas, implementering , är den färdiga dataåtkomstsidan inte nödvändigtvis en uppgift för nybörjare. Om din sida ska ses av fler än ett fåtal personer utanför ditt företag, behöver du förmodligen få hjälp av en webbproff.

Även om detaljerna för att göra en dataåtkomstsida fungerar kanske det behövs lite hjälp från en utbildad datorprofessor, kan alla bokstavligen skapa en dataåtkomstsida genom att använda guiden. Här är steg-för-steg-detaljerna:

1. Öppna databasen som innehåller data som är avsedd för ditt intranät eller på webben.

Databasfönstret hoppar till skärmen.

2. Klicka på Sidor-knappen på vänster sida av fönstret.

Databasfönstret ändras och visar tre alternativ som handlar om dataåtkomstsidor.

3. Dubbelklicka på Skapa dataåtkomstsida genom att använda guiden.

Efter en gratuitous mängd hårddiskaktivitet, fortsätter guiden Data Access Page (som visas i Figur 1).

Figur 1: Guiden Dataåtkomstsidan ser mycket ut som rapportguiden.

4. I rutan Tabeller / Frågor klickar du på nedåtpilen och klickar sedan på tabellen eller frågan du vill ha på sidan med dataåtkomst.

Fönstret Tillgängliga fält visar alla fält i det valda tabellen eller frågan.

5. För varje fält du vill ha på dataåtkomstsidan, klicka på fältnamnet och klicka sedan på> (större än symbol).

Det markerade fältet hoppar in i listan Valda fält.

Om du vill kopiera alla möjliga fält i listan Valda fält klickar du på >> (dubbel större än symbol). Om du vill ta bort ett fält klickar du på posten i listan Valda fält och klickar sedan på knappen <(mindre än symbolen). För att rensa hela listan och börja över, klicka på knappen << (dubbel mindre än symbolen).

6. Upprepa steg 4 och 5 för varje tabell eller fråga du vill inkludera. När alla fält är klara klickar du på Nästa.

Dataåtkomstsidor förstår hur relaterade tabeller fungerar tillsammans så att du kan inkludera fält från flera tabeller på en dataåtkomstsida.

7. Om du vill visa dina data i grupper på din nya dataåtkomstsida klickar du på de fält som du vill använda för att dela dina poster och klickar på knappen> (större än symbolen) för att lägga till de nya grupperna. När du är klar klickar du på Nästa.

Med gruppering slutförd flyttas åtkomst till sortering och sammanfattande information.

Grupper på en dataåtkomstsida fungerar precis som grupper i en rapport.

8. Om du vill sortera detaljdokumenten ytterligare väljer du ett fält på sidan Sortera beställning och Sammanfattning. Klicka på Nästa när du är klar.

För det mesta behöver du inte annat organisationslager för dina data. Vid denna tid skivas data och skärs ett par gånger tack vare grupperingsalternativen. Om du behöver behöver flera lager, kan du dock lägga till upp till fyra fler sorteringsnivåer och sammanfatta.

9. Skriv in sidtiteln du vill ha och klicka sedan på Slutför.

Trollkarlen clunks, shimmies, och vanligtvis ambles runt för lite. Efter att ha väntat tillräckligt länge för att bevisa att hela processen är väldigt komplex, ger Wizard din färdiga dataåtkomstsida, som visas i Figur 2.

Figur 2: Den färdiga dataåtkomstsidan - ser bra ut!

10. Testa din nya sida genom att köra din webbläsare och ladda sidan för en snabb titt (som visas i Figur 3).

Figur 3: Datatillgångssidan som visas i Internet Explorer.

Du kanske inte kan distribuera din dataåtkomstsida på en stor kommersiell webbplats. Precis som ActiveX-teknik gör det enkelt att skapa sidan, begränsar den också var den kan visas. När det gäller detta skrivs bara Internet Explorer (versioner 5.0 och över) kan visa dataåtkomstsidor.