Relegera dina reliker till arkivering i Outlook 2003 - dummies

Det tar inte lång tid att samla mer e-postmeddelanden än vad du kan hantera. Vissa människor tar bara bort meddelanden när de läser dem. Andra håller på gamla meddelanden för referensändamål.

Problemet är att Outlook sänks när du lagrar mycket e-postmeddelanden. Dessutom är en stor samling av meddelanden besvärlig att hantera. Om du befinner dig i ett företags e-postsystem kan dina systemadministratörer inte låta dig lagra mer än en viss mängd e-post eftersom det blockerar systemet.

Arkivering är en funktion som är inbyggd direkt i Outlook för att hjälpa dig att lagra meddelanden och andra Outlook-objekt som du inte behöver titta på just nu, men du kanske fortfarande vill hänvisa till i framtiden. Om du använder Outlook på ett Exchange-nätverk på jobbet, gör Arkivering det enkelt för dig att komma överens med systemadministratörerna genom att minska antalet meddelanden som du lagrar i e-postsystemet.

Även om du inte vill använda funktionen Arkivering just nu kanske du vill förstå hur det fungerar. Outlook arkiverar automatiskt artiklar automatiskt - vilket kan se ut som om dina Outlook-objekt försvinna.

Om funktionen AutoArchive verkar läskig och komplicerad till dig, försök att inte oroa dig. Microsoft kanske inte har gjort arkiveringsfunktionen lätt att kunna avkoda. När du hänger på det, kan AutoArchiving bli värdefullt för dig.

Även om e-postmeddelanden är vad folk arkiverar oftast kan alla Outlook-objekt skickas till arkivet - möten, uppgifter, allt. Personer arkiverar vanligtvis inte Kontakter och anteckningar, men du kan även arkivera dem om du vill.

Konfigurera AutoArchive

Du behöver inte göra någonting för att göra Outlook-arkivet till dina objekt. Programmet är inställt för att arkivera objekt automatiskt. Om du vill se hur Outlook är inställt för att arkivera dina gamla objekt, eller ändra hur Outlook gör jobbet, följ dessa steg:

1. Välj Verktyg -> Alternativ.

Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på fliken Övrigt.

Alternativen Övriga alternativ visas.

3. Klicka på knappen AutoArchive.

Dialogrutan AutoArchive visas.

Gå inte barging genom dialogrutan AutoArchive, ändra sakerna nöje - åtminstone inte tills du ser att se vad som redan är inställt. Fyra viktiga godbitar som dialogrutan AutoArchive normalt berättar om är följande:

• Hur ofta Outlook arkiverar artiklar
• Hur gamla saker måste vara för Outlook att skicka dem till arkivet
• Arkivets namn och plats fil
• Om funktionen AutoArchive är aktiverad

När du först installerar Outlook, arkiverar programmet automatiskt varannan 14 dagar och skickar objekt över 6 månader till arkivfilen i AutoArchive-dialogrutan.För de flesta är de här inställningarna bara bra. Vissa föredrar att stänga av funktionen AutoArchive och kör Arkiveringsprocessen manuellt. Du kan stänga av AutoArchive-processen genom att klicka i kryssrutan märkt "Kör AutoArchive var 14: e dag" överst i dialogrutan AutoArchive.

Aktivera arkivprocessen manuellt

Du kan arkivera meddelanden när som helst genom att välja Arkiv -> Arkivera från Outlook-menyn och följa anvisningarna. Fördelen med att köra arkiveringsprocessen manuellt är att du får lite bättre kontroll över processen. Du kan ge Outlook ett avstängningsdatum för arkivering, säg första årets början. Du kan också berätta vilka mappar som ska arkiveras och var du ska skicka de arkiverade objekten till. Du kan även arkivera olika Outlook-mappar till olika arkivfiler. Nackdelen med all denna kontroll är att det är möjligt att göra ett oskyldigt misstag och skicka arkiverade objekt till en plats som du inte lätt kan hitta igen. Försök att inte ändra namn eller plats för filerna till vilka dina arkiverade objekt skickas, eftersom det är förvånansvärt lätt att förlora spår av vad som gick där och Outlook ger inte mycket hjälp med att hålla reda på arkiverade filer.

Hitta och visa arkiverade objekt

Ibland verkar AutoArchive som magi. Äldre objekt lämnas mystiskt bort utan någon åtgärd från din sida. Är det inte så lätt? Visst - tills du plötsligt behöver hitta ett av de objekt som flyttas magiskt till ditt arkiv. Då måste du räkna med var det gick och hur man får det igen.

När du vill ta en titt på de artiklar du har arkiverat öppnar du arkivmappen, vilken Outlook även refererar till som en datafil.

Gör så här om du vill öppna en datafil som innehåller dina arkivartiklar:

1. Välj Arkiv -> Öppna -> Outlook Data File.

Dialogrutan Open Outlook Data File visas.

2. Skriv namnet på filen du vill öppna i rutan Filnamn.

Namnet du anger anges i rutan Filnamn.

3. Klicka på OK.

Namnet på den datafil du öppnade visas i mappbanner i stora bokstäver. Din mapplista visas också och visar två uppsättningar mappar: Normal och Arkiv.

Enkelt nog, eller hur? Ja, men det finns en virtuell flygning i den virtuella salvan. Du känner förmodligen inte namnet på den arkivfil du vill öppna, och det brukar inte dyka upp i listan i dialogrutan Skapa eller öppna Outlook-datafil.

För att ta reda på namnet på arkivfilen, välj Arkiv -> Arkiv och kolla i rutan märkt "Arkivfil. "Var försiktig så att du inte ändrar något om informationen i arkivfilen. Annars kan Outlook börja skicka dina arkiverade objekt någon annanstans. Informationen i fältet Arkivfil är vanligtvis komplicerad med en kolonn och snedstreck och alla slags saker som vanliga människor inte kan komma ihåg.

Ett sätt att fånga ett långt namn i en dialogruta är att kopiera informationen. Så här ser det ut i snabbspolning: Klicka på namnet en gång, tryck på Tab, tryck på Shift + Tab, tryck Ctrl + C och klicka sedan på Avbryt.När du har kopierat filnamnet kan du följa stegen som anges tidigare i den här artikeln - klistra in det namn du vill ha i rutan Filnamn genom att trycka på Ctrl + V och glädja att du inte behöver komma ihåg det långa, galena filnamnet.

Avsluta arkivfilen

Du kan hålla din Arkivfil öppen i Outlook-mapplistan så länge du vill, men de flesta föredrar att stänga den efter att de har hittat vad de behöver. Outlook kör lite snabbare när du stänger några onödiga datafiler.

Så här stänger du en datafil genom att följa dessa steg:

1. Med mapplistan öppen högerklickar du på namnet på mappen Arkiv.

En genvägsmeny visas.

2. Välj Stäng mapp från genvägsmenyn.

Din arkivmapp försvinner från mapplistan.

Hur mapparna heter i Outlook är udda. Du kan hitta "Personliga mappar" som visas flera gånger i din mapplista. För att få Outlook att köras så snabbt som möjligt, stäng så många av dem som möjligt. Din huvudsakliga uppsättning mappar - den uppsättning du använder varje dag - stänger inte, så du behöver inte oroa dig för att stänga mapparna du använder varje dag.