Inställning Journalsalternativ i Outlook 2002 - dummies

Stardate 2002: På , befinner sig rymdskeppets kapten Enterprise dagligen in i stjärnloggen. Kaptenen registrerar information om planeter som besättningen har utforskat, de utlänningar de har kämpat och de bisarra fenomen som de har observerat i djupt utrymme, där ingen (eller kvinna) har gått förut!

Nu är det din tur. Precis som kaptenen på Enterprise, kan du registrera dina dagliga interaktioner med konstiga varelser i bisarra miljöer under stressiga omständigheter, även om de konstiga varelserna är alla på ditt eget kontor. Outlook Journal är din stjärnlogg.

Det är ingen tvekan om att galaxens höga muck-a-mucks använder kaptenens logg för oerhört viktiga saker, men din Journal tjänar dig mer direkt. Ibland kan du inte komma ihåg vad du kallade dokumentet eller där du lagrade det, men du kommer inte ihåg när du skapade eller mottog objektet. I det här fallet kan du gå till tidskriften och kontrollera datumet när du kommer ihåg att hantera objektet och hitta vad du behöver veta.

För att få bra användning från tidningen måste du använda den. Du kan ställa in Outlook för att göra journalposter för nästan allt du gör, eller du kan stänga av journalen helt och inte göra några inmatningar till den. Om du inte lägger något i tidskriften får du ingenting ut.

Vad är det enklaste sättet att göra poster i tidningen? Göra ingenting. Journalen registrerar automatiskt alla dokument som du skapar, redigerar eller skriver ut i alla Office XP-program. Journalen spårar också automatiskt e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och svar och uppgiftsförfrågningar och svar. Några andra program än Microsoft Office-programmen har också möjlighet att göra poster i Journal, men den funktionen används oftast med Office XP-program.

Det finns en fångst: Du måste meddela Outlook att du vill att automatisk journalinspelning ska sättas på. (Okej, så måste du göra lite.) Lyckligtvis, om du inte har aktiverat journalens automatiska inspelningsfunktion, frågar Outlook 2002 om du vill aktivera funktionen varje gång du klickar på ikonen Journalen.

Gör så här för att aktivera journals automatiska inspelningsfunktion:

1. Välj Verktygs-> Alternativ.

Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på knappen Tidskriftsalternativ.

Dialogrutan Tidningsalternativ visas som i Figur 1 med kryssrutor för alla typer av aktiviteter som du kan spela in automatiskt och namnen på alla personer för vilka du automatiskt kan spela in transaktioner, till exempel e-post.

Figur 1: Dialogrutan Tidningsalternativ.

3. Klicka för att placera en kryssrutan i kryssrutan för de objekt och filer du vill spela in automatiskt och för de kontakter som du vill ha informationen om.

Listan över personer i rutan För dessa kontakter är samma som listan över personer i din kontaktlista. Du kan manuellt skapa journalposter för personer som inte finns i din kontaktlista. se följande avsnitt "Spela in ett Outlook-objekt i Journal manuellt. "

När du lägger till namn i din kontaktlista i kontaktmodulen är de inte inställda för automatisk inspelning i tidskriften. Du måste antingen kolla namnet i dialogrutan Tidningsalternativ eller öppna Kontakt-posten, klicka på fliken Journal och markera automatiskt Spela in journaluppgifter för dessa kontakter.

4. Klicka på OK.

Tidningen registrerar automatiskt de objekt och filer du valt för kontakterna du namngav.

Spela in ett Outlook-objekt i journalen manuellt

Om du inte vill rota din tidskrift genom att spela in allt automatiskt, kan du manuellt mata in valda objekt - dra bara dem till journal-ikonen. Till exempel kanske du inte vill spela in alla transaktioner med en potentiell klient tills du är säker på att du gör affärer med den klienten. Du kan dra relevanta e-postmeddelanden till tidskriften och behålla en post med allvarliga förfrågningar. När du faktiskt börjar göra affärer med en ny klient kan du ställa in automatisk inspelning.

Så här registrerar du objekt manuellt i journalen, följ dessa steg:

1. Dra det objekt som du vill spela in (till exempel ett e-postmeddelande) till Journal-ikonen.

Formularen för journalinmatning visas (se figur 2). Nederst i formuläret finns en ikon som representerar objektet som du spelar in, tillsammans med objektets namn.

Figur 2: En journalpost med en genväg till ett e-postmeddelande bifogat i textrutan.

2. Fyll i informationen som du vill spela in.

Du behöver dock inte spela in någonting. Textrutan längst ner på skärmen ger dig plats för att göra en anteckning till dig själv om du vill använda den.

3. Klicka på Spara och stäng.

Den post du spelade in är angiven i tidskriften.

Spela in ett dokument i Journalen

Om ditt favoritprogram, som ett program för ritning eller skrivbordsutgivning, inte visas i listan över program som kan göra automatiska poster i tidskriften, går det inte att gå förlorat - Du kan dra dokument från Outlook My Computer-mappen till Journal-mappen för att skapa journalposter för de programmens filer också. Eftersom journalen kan hålla reda på många typer av information om ett annat dokument än datum och tid (t.ex. klient, ämne och några anteckningar), kan du använda Journal för att hålla reda på filer du skapar i program som inte ingår av Microsoft Office. Om du valde att låta Outlook skapa journalposter automatiskt för dina Office XP-program behöver du inte göra poster för Office XP-dokument.

Följ anvisningarna nedan för att spela in ett dokument i journalen:

1.Klicka på separeringsfältet Andra genvägar i Outlook-fältet.

Ikonerna i gruppen Andra genvägar visas, inklusive ikonen Den här datorn.

2. Klicka på ikonen Den här datorn i Outlook-fältet.

Din lista över enheter visas (se Figur 3).

Figur 3: En lista över enheter i den här datorn.

3. Hitta dokumentet som du vill spela in.

Dubbelklicka på den enhet som innehåller dokumentet du vill spela in. Dubbelklicka sedan på mappen där du sparar dokumenten för att hitta dokumentet som du vill spela in. Markera det.

4. Klicka på separationsfältet för Outlook-genvägar i Outlook-fältet.

Ikonerna i gruppen Genvägsgenvägar visas, inklusive Journal-ikonen.

5. Dra dokumentet till Journal-ikonen.

Formularen Journal Entry visas med en ikon i textrutan som representerar filen du spelar in.

6. Klicka på Spara och stäng.

Ditt dokument är inspelat i tidskriften.

Den stora fördelen med att spela in dokument i Journal är att journalposter verkligen är genvägar till själva dokumenten. När du anger ett dokument i journalen har du snabb tillgång till information som du har sparat om dokumentet, och du är bara ett klick bort från själva dokumentet. Så om du använder ett icke-Office XP-program som skapar filer som inte håller reda på mycket information om sig själva, är Journal ett utmärkt centralt läge för att hålla reda på dokumentinformation. Om du till exempel lagrar bilder från ett ritprogram på din dator kanske du vill spara mer information om varje bild än bara filnamnet. Om du skapar journalposter för varje fil kan du hålla anteckningar om varje bild i tidningen. När du hittar journalposten för bilden du vill ha, dubbelklicka på ikonen för bilden. Programmet du använder för att se bilden öppnas.