Vad du behöver veta om fel för finansiell modellering i Excel - dummies

Risken för fel i en finansiell modell är nummer ett som håller en finansiell modellerare vaken på natten. Som modellare måste du ha en hälsosam respekt för kalkylblad och deras känslighet för fel.

Tänk dig att du arbetar med ett spännande nytt projekt. Du har tillhandahållit en ekonomisk modell som används för ett projekt eller en nyckelfunktion i ditt företag. Det ser fantastiskt ut. Människor är avfyrade; pengar spenderas. Men veckor eller månader in i projektet lägger numren plötsligt inte upp. Varför är projektet hittills över budget?

Vid översyn inser du plötsligt att det har funnits ett fel i dina ursprungliga beräkningar. Usch! Din trovärdighet och förtroende för ditt arbete ifrågasätts, vilket leder till några obehagliga stunder under mötena (för att inte tala om, oro över din framtid hos företaget).

European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) driver en väletablerad årskonferens för att presentera de senaste forskningsresultaten och fakta om ämnet. Det finns många väl dokumenterade fall av högprofilerade Excel-modellblundrar. Några av dessa dokumenteras av EuSpRiG. Med tanke på de flesta företagens motvillighet att prata om sina misstag leder antalet och frekvensen av de berättelser som dokumenteras av EuSpRiG många att tro att fel i kalkylblad är vanliga i de flesta organisationer.

Vilken form kan dessa fel ta? Generellt kan modelleringsfel grupperas i tre stora kategorier: formelfel, antaganden eller inmatningsfel och logiska fel.

Formuleringsfel i din finansiella modell

Formuleringsfel är de enklaste fel att göra och relativt lätt att upptäcka, men de är fruktansvärda pinsamt när de upptäcks. Dessa typer av "mekaniska" fel är också det enklaste att undvika genom självkontroll och korrigering.

Ett vanligt formelfel tar helt enkelt upp fel cell i formeln - till exempel koppling till cell B98, som innehåller 6, istället för cell B97, som innehåller 0. 6. Detta fel initialt kan tyckas vara ganska liten, men låt oss säga att din inledande investering var $ 100 000. Genom din modellering utreder du att det finns en vinstmarginal på 60 procent, men på grund av det här felet förutspår du vinst på $ 600 000 istället för $ 60 000. Oops !

Förutsägelser eller inmatningsfel i din finansiella modell

Modells formler kan beräknas perfekt, men antaganden i finansiella modeller är en lärobok om "skräp in, sopor ut. "Om de antaganden du har använt som ingångar är felaktiga, kommer modellen också att vara felaktig.

När det gäller inmatningsfel finns det två huvudtyper att tänka på:

• Dataingång: Datainmatningsfel kan enkelt inträffa om du uppdaterar driftskostnader, till exempel på en vecka till vecka grund. Om dessa kostnader inte är länkade korrekt eller uppdateras regelbundet, kan du få en ofullständig eller felaktig bild av processen. Ibland kan länka denna information till en separat, automatiskt genererad fil och använda några av de nya moderna Excel-verktygen som Get & Transform (tidigare kallad Power Query) kan automatisera och skynda på den här processen. Också, var noga med att bekräfta vem som är ansvarig för att uppdatera kalkylbladet och se till att eventuella ändringar i process- eller uppdateringsschemat inte påverkar din modell.
• Användarinmatning: Användarinmatningsfel uppstår oftare när du är mindre bekant med den produkt eller det projekt du modellerar. Till exempel när det gäller lönekostnaderna för ett program kan du faktor i de förmåner som en anställd kommer att få och antar att det kommer att vara 5 procent av hennes lön, vilket är ett ganska normalt övergripande antagande. Men för att du är ny hos organisationen kan du misslyckas med att ta hänsyn till andra faktorer som påverkar arbetstagarens förmåner, till exempel en ökning av kostnaden för att leverera det tand- och medicinska programmet som företaget stolt på. Plötsligt driver detta kostnaden till 12,5 procent av lönen, helt uppblåser alla personalkostnader som du så noggrant har beräknat.

Om du gör antaganden måste du spela in dem, överväga dem och lägga dem försiktigt i din modell. Det är också en bra idé att bekräfta dessa insatser med de viktigaste intressenterna.

Det gamla ordstävet "För många kockar förstöra köttet" gäller säkert för byggnad en finansiell modell. Om du inte har en strikt samarbetssättning av standarder som säkerställer att modellen läggs ut och antaganden skrivs konsekvent uppnår du det bästa resultatet genom att endast en modellare arbetar för att bygga modellen.

När det gäller med måste modellen dock alla använda en välbyggd modell. Om du är orolig för att människor ritar upp dina beräkningar eller anger inmatningar felaktigt, se till att dina instruktioner och dokumentation förklarar hur du använder modellen. Applicera också datavalideringar eller cellskydd till modellen för att begränsa förändringar som användaren kan göra.

Logikfel i din finansiella modell

Fel i modellens logik är förmodligen den svåraste att upptäcka, eftersom du kan ha antaganden, ingångar och formler som alla fungerar perfekt, men logiken och metoden - hur modellen är byggd - kan fortfarande vara felaktig. Du måste fånga logiken och se till att byggarens inställning är tydlig. Annars, om du förlorar nyckelpersonen som byggt modellen kan förvirring uppstå.

Till exempel visar denna modell procentandelen av investerarnas medel som har lånats. Procentandelen har beräknats genom att investeringsbalansen (den nuvarande investeringen plus den nya investeringen) divideras med portföljbalans (de nuvarande lånen plus de nya lånen minus lånen löpte ut).

Beräkning av portföljportföljen.

Håll i en sekund. Beräknar du det baserat på antalet lån skrivna eller kumulativ balans? Du kan se hur hur förhållandet har beräknats kan orsaka förvirring för dem som inte är bekanta med den här modellen. Det är viktigt att dokumentera hur du beräknar det. Du kan också enkelt förväxla månadsbelopp med kumulativ balans Du kan se att detta är tydligt dokumenterat i kolumn B.