10 Tips för ökad produktivitet med Office 365 - dummies

Office 365 som en cloudteknologi ger någon organisation fördelarna med ett sofistikerat datacenter utan krångel och kostnaden för underhåll ett. Här hittar du "redo att tillämpa" tips och tricks för att öka produktiviteten och effektiviteten i din organisation eller din praxis.

Självbetjäning från Service Health Dashboard

Om du är den utsedda administratören för din organisation, kommer du sannolikt att få förfrågningar om problem som dina användare upplever i Office 365. Innan du spenderar mycket tid felsökning ett problem, kolla först Service Health Dashboard i Office 365 först för att avgöra om problemet är från slutet.

Ett nytt utseende och känslan av Office 365-portalen är fortfarande i förhandsgranskning men planerad att snart rulla ut. Här kan du hantera din Office 365-hyresgäst: hantera användare, skapa grupper, uppdatera prenumeration, granska fakturering, kontakta support, konfigurera inställningar, köra rapporter och visa tjänstens hälsa (se följande bild).

Förhandsgranska versionen av den nya Office 365 admin Dashboard.

Om någon av de spårade tjänsterna i Service Health Dashboard inte är grön, ser du användbar information om bakgrunden till problemet, vilka påverkas, vad Microsoft gör om det och vilka steg som följer.

Med inblick i vilken tjänst som är upp och ner sparar du mycket tid och till och med ett telefonsamtal för att stödja om du redan vet att någon arbetar med den.

Låt oss vara IT-killen

På ett eller annat ställe önskar vi alla hemlighet att vi hade de enorma krafterna hos IT Guy. Det här är den person som kan låsa upp din dator, återställa ditt lösenord och ge dig tillgång till privilegierat innehåll i din organisation.

Så vad händer om du förlorar din telefon med konfidentiell datainformation och IT Guy är inte tillgänglig? Nå då kan du fungera som IT-killen.

Du kan enkelt torka data från din trådlösa enhet och även radera enheten från ditt konto för att förhindra en säkerhets- och / eller sekretessbrott.

Torka data snabbt eller ta bort enheten från ditt Exchange Online-konto genom att följa dessa steg:

Logga in på Office 365-portalen.
Klicka på Mail-fliken från app launcher.
Till höger om navigeringsfältet Office 365 klickar du på ikonen Inställningar.
Klicka på Mail i rutan Inställningar till höger.
Klicka på Allmänt i den vänstra rutan.
Klicka på Mobila enheter och välj sedan den mobila enheten som synkroniseras med ditt konto.
Klicka på ikonen Torka enheten (se följande bild).

Du kanske också vill ta bort mobilenheten helt från ditt konto genom att klicka på ikonen Ta bort (ser ut som ett minustecken).

Torka av en enhet på ett avstånd.

Dela arbetsbelastningen

Det är inte ovanligt att IT-personal slutar att ägna mycket tid på att ta hand om Help Desk-typer av uppgifter och inte ha mycket tid att vara proaktiv och strategisk.

I Office 365 kan IT-personal ge sina användare möjlighet att hantera SharePoint-webbplatsstillstånd och till och med tillåta användare att bjuda in externa användare. Kontrollera inställningarna i SharePoint admin center och välj ett av de två externa delningsalternativen (visas) som uppfyller organisationens behov för att börja dela den här arbetsbelastningen med andra i din organisation.

Externa delningsalternativ i SharePoint Online.

Använd schemaläggningsassistenten

Det är inget mer galen än att försöka skapa ett möte med en massa människor och inte veta deras tillgänglighet. I Office 365 sparar den fria / upptagna informationen i Exchange Online dagen. Med den här funktionaliteten kan du veta om personen är ledig, upptagen, arbetar annorstädes, utanför kontoret eller har ett preliminärt möte i kalendern. Det fungerar inte bara för människor utan också för resurser, till exempel konferensrum.

Du ser en persons gratis / upptagna information när du skapar ett möte och använder Schemaläggningsassistenten. Så här:

Skapa en mötesinbjudan i Outlook.
Lägg till de personer du vill bjuda in till mötet.
Klicka på Schemaläggningsassistenten från bandet.
Om den tid du valde ser blockerad för alla dina inbjudna, hitta en tid som fungerar bäst för alla och klicka sedan på Skicka.

Dela din kalender

En cool funktion i Outlook Online är att kalendern är lika robust som skrivbordsapplikationen. Du kan tillämpa färger på dina möten för en översiktlig översyn av din dag, vecka eller månad, skicka en mötesförfrågan, skapa varningar och meddelanden och mycket mer.

Du kan dela din kalender till personer utanför din organisation för att göra det enkelt för dem att veta din tillgänglighet. Du kan välja att ge dem fullständiga detaljer för din kalender, begränsad, eller bara visa din tillgänglighet.

För att dela din kalender från Outlook Online, följ dessa steg:

Klicka på ikonen Kalender från app launcher.
Klicka på Dela från översta navigeringen och klicka sedan på Kalender.
Ange e-postadressen eller adresserna till de personer du vill dela din kalender med och välj sedan de uppgifter du vill dela.
Klicka på Skicka.

Hämta ett ansikte

Om du arbetar för en stor organisation kan du sluta arbeta med flera personer med samma namn. Om du söker i din inkorg för ett e-postmeddelande från någon som har samma namn med andra personer du jobbar med, måste du se till att du väljer rätt person. Du kan snabbt begränsa dina sökresultat genom att titta på bilden som visas bredvid kontaktens namn direkt från sökresultaten. Snyggt ja

Unclutter with Clutter

Filtrera lågprioriterade e-postmeddelanden från din brevlåda med Clutter så att du kan fokusera på de meddelanden som är mest viktiga.Office 365 håller reda på ditt e-postbeteende och lär dig av det så det vet vilka e-postmeddelanden som spelar någon roll eller spelar ingen roll för dig. De e-postmeddelanden som hamnar i mappen Clutter finns fortfarande för granskning. De raderas inte. Du kan också "lära" systemet dina preferenser genom att flytta ett e-postmeddelande till inkorgen om det slutade i mappen Clutter.

Den stora delen om detta? Du behöver inte göra någonting! Clutter är på automatiskt så att du kan flytta rakt fram till nästa tips.

Synkronisera dina filer

Oavsett hur du är ansluten kommer du oundvikligen att gå in i en situation där du inte har tillgång till Internet. Bara för att du är utan tillgång betyder inte att din effektivitet måste gå ner.

Du kan fortsätta att arbeta på dina OneDrive for Business eller SharePoint Online-dokument offline och synkronisera dem till servern när du har en Internetanslutning. Appen OneDrive for Business bör installeras som en del av Office Pro Plus. Om du inte ser det, klicka på OneDrive från app launcher i Office 365, klicka på Sync från översta navigeringen och följ sedan anvisningarna. Samma knapp finns tillgänglig i SharePoint Online-dokumentbibliotek.

Död email tree

Här är situationen: Du har en rapport på tre dagar och du behöver inmatning från John, Jane, Mary och Peter. Du skickar e-post till dem alla och frågar efter inmatning. John och Jane svarar med deras inmatning. Mary såg inte ditt mail. Peter svarar och kopierar Beth. Beth svarar men bcc s David. David svarar på alla men glömmer att inkludera Beth. Du har äntligen alla inmatningar och du håller på att slutföra rapporten men Maria, i sista minuten, svarar på alla men tittar inte på inmatningen från Beth och David. Så nu måste du lägga till hennes feedback och skicka den nya versionen igen för att alla ska granska.

Den här historien kan fortsätta tills ditt hår blir grått ur frustration, men det finns ett bättre sätt att göra detta: Döda e-postträdet. Använd Yammer istället.

Med Yammer kommer alla att se allas feedback. Om någon nykommer kommer den personen att se allas feedback. Så där. Inga fler email träd.

Få moderna med dina bilagor

I den gamla världen skulle du arbeta på ett dokument, spara det i ett dokumentbibliotek, ge rätt behörigheter till biblioteket, ta tag i länken för dokumentet, skjuta upp Outlook, starta ett mail, skicka länken till det dokumentet till dina kollegor så att de kan medverka med dig.

I den nya världen är Modern Attachments saken. Så här fungerar det: Du är i brand. Du har fyra dokument som du just avslutat och sparade i SharePoint eller OneDrive. Du går till Outlook, skapar ett nytt e-postmeddelande och lägger till mottagarna. När du klickar på knappen Bifoga fil ser du en lista över de senaste dokumenten du arbetade på. Från listan kan du välja det dokument du vill dela. Då kommer du ihåg att en av mottagarna inte har tillgång till biblioteket. Inga problem. Du kan ge tillgång till filen direkt från Outlook till mottagaren utan att gå till OneDrive eller SharePoint först.Hur är det för modern?