Skapa faktabla tidsposter i QuickBooks Online - dummies

Dina anställda kan arbeta direkt för dig om aktiviteter som behövs för att driva ditt företag (till exempel att förbereda kunden fakturor eller inmatningsbokföring i QuickBooks Online), och de kan också utföra arbete som är direkt relaterade till dina kunder. I det senare fallet kanske du vill spåra tiden anställda spenderar på kundrelaterade projekt och fakturerar sedan dina kunder för dina anställdas tid.

För att spåra tid använder du antingen fönstret Tidaktivitet eller fönstret Veckovisa tidtabell. Oavsett vilket fönster du använder, spår QBO den angivna tiden och när du förbereder en faktura för en kund för vilken tid som spelades in frågar QBO dig om att lägga till tid på fakturan.

Du lär dig att skriva in tid med både fönstret Time Activity och Weekly Timesheet-fönstret och du får se hur QBO uppmanar dig att inkludera den fakturerbara tiden på kundens faktura. Observera att en tidspost som du kan betala tillbaka till en kund kallas, smart, fakturerbar tid.

Ange en tidsaktivitet

Öppna fönstret Time Activity med hjälp av menyn Skapa plus (+) under QBO. Följ dessa steg:

1. Klicka på knappen Skapa plus (+) för att öppna menyn Skapa.
2. Klicka på engångsaktivitet i kolumnen Medarbetare.

   QBO visar fönstret Time Activity.

3. Välj den anställde eller leverantör som utförde arbetet på listan Namn.
4. Ange datum då arbetet utfördes.
5. Välj i kundlistan den kund för vilken jobbet utfördes.
6. I tjänstelistan väljer du den tjänst som utfördes.
7. Placera en check i rutan Fakturabel, som ändras till fältet At vid och leverera en timpris.
8. Om det utförda arbetet är föremål för skatt, placera en check i rutan Taxable.
9. I tidsfältet anger du den tid som spenderas på den här aktiviteten.

   Du kan ange start- och sluttider, inklusive eventuell paustid, genom att markera rutan Ange start och slut. QBO beräknar tiden och visar den under beskrivningsrutan.

10. Ange en beskrivning av det arbete som kommer att visas som standard på en faktura.

    Du kan ändra beskrivningen efter att du har lagt till tidpunkten för fakturan.

11. Klicka på Spara för att spara posten eller Spara och Ny för att ange en annan aktivitet.

    Om du klickar på pilen bredvid Spara och Ny kan du välja Spara och Stäng.

Fönstret Time Activity.

Använda ett tidsblad för att spela in tid

Om du föredrar att ange tid i ett rutnätformat som visar dagar och datum för en vecka, är veckotidstabellen för dig.För att ange tid med det här fönstret följer du dessa steg:

1. Klicka på Skapa-knappen - pluset (+) -tecknet - för att öppna menyn Skapa.
2. I kolumnen Anställda klickar du på Weekly Timesheet.
3. Välj namnet på personen vars tid du spelar in.
4. Välj den vecka som du vill spela in tid på.
5. I avsnittet Detaljer väljer du ett kundnamn, ett tjänsteobjekt och, om det är relevant, en beskrivning.
6. För att fakturera tiden tillbaka till en kund, markera kryssrutan Fakturabel och ange en hastighet för att ladda tiden.
7. Fyll i den tid som arbetades på lämplig dag.
8. Klicka på Spara, Spara och Ny eller klicka på pilen bredvid Spara och Nytt och välj Spara och stäng.

Veckoprogrammet.

Lägga till en fakturabel kostnad på en faktura

Du kan lägga till fakturabla tidsposter på en faktura på ett par sätt. Om du till exempel ser en kunds sida visar QBO en lista över utestående transaktioner. I kolumnen Åtgärd av någon fakturerbar tidspost visar QBO en Startfaktura-knapp som du kan klicka för att starta en faktura till kunden och inkludera fakturans kostnad på fakturan. Om du vill visa en kunds sida klickar du på Klient i navigeringsfältet och klickar sedan på kundens namn.

Men du behöver inte leta efter fakturerbara tidsposter. QBO uppmanar dig att lägga till dem på alla fakturor du skapar för en kund för vilka faktabla tidsposter finns. Starta en faktura (från menyn Skapa - plustecknet - klicka på Faktura) och välj en kund. Om kunden har fakturerbara tidsposter, visas de i rutan på höger sida av skärmen.

Klicka på Lägg till i varje fakturabel tidspost som du vill lägga till i fakturan. Eller, för att lägga till alla poster, klicka på knappen Lägg till alla längst upp i rutan till höger. QBO anger varje fakturabel tidpunkts uppgifter på en rad på fakturan, fyller i tjänsten, beskrivning, kvantitet, skattesats och totalbelopp. Du kan redigera all information på linjen efter behov. Fyll i resten av fakturan som du skulle ha någon annan faktura, lägg till andra rader som kanske inte hänför sig till tidsposter.

Glöm inte att du kan lägga till en subtotal för tidsposter, om du väljer.