Skapa kriterierna i en Excel-databasfunktion - dummies

Kriterierna för en databasfunktion ingår inte i databasfunktionsargumenten utan finns någonstans i arbetsbladet och refereras därefter av fungera. Kriterierna kan innehålla ett enda kriterium, eller det kan innehålla två eller flera kriterier. Varje enskilt kriterium är strukturerat enligt följande:

• I en cell anger du fältnamnet (rubrik) i databaskolumnen som kriteriet ska gälla för.

• I cellen nedan anger du det värde som fältdata måste uppfylla.

Figuren visar studentdatabasen med ett kriterierområde till höger om databasen. Det finns platser att sätta kriterier för klass, lärare och slutbetyg. I exemplet har ett kriterium ställts in för klassfältet. Detta kriterium tvingar databasfunktionen att bearbeta endast poster (rader) där klassen är redovisning 101. Observera dock att ett kriterium kan ställas in för mer än ett fält. I detta exempel har kriterierna för lärare och slutbetyg lämnats tomma så att de inte påverkar resultaten.

Välja kriterier som ska användas med en databasfunktion.

Funktionen DAVERAGE har skrivits in i cell F8 och använder detta kriterierområde. De tre argumenten är på plats. Namnet Eleverna berättar om funktionen där databasen är. Fältet Slutbetyg (kolumn) är där funktionen hittar värden för att beräkna medelvärdet, och kriterierna är inställda på arbetsbladsområdet som har kriterier som anger att funktionen endast använder poster där Klassen är redovisning 101 - med andra ord, F2: H3. Posten i cell F8 ser så här ut:

= DAVERAGE (Elever, "Final Grade", F2: H3)

Varför hänvisar den här funktionen till F2: H3 när kriterierna sträcker sig när det enda definierade kriteriet ligger inom intervallet F2: F3? Det är en fråga om bekvämlighet. Eftersom cellerna G3 och H3 i kriterierna är tomma, ignoreras fältet Lärare och slutbetyg med en databasfunktion som använder detta kriterierområde. Om du vill ange ett kriterium för ett av dessa fält, skriv bara in det i lämplig cell; Det finns inget behov av att redigera databasfunktionsargumenten. Vad sägs om att ange ett namn till kriterierna och sedan använda namnet som det tredje argumentet för databasfunktionen? Det fungerar också bra.

Om du använder ett namngivna område för dina kriterier eller helt enkelt anger intervalladressen måste du vara försiktig med att ange ett område som innehåller alla kriterier, men innehåller inte några tomma rader eller kolumner. Om du gör det kommer databasfunktionens resultat att vara felaktigt.

Så här skriver du in någon av databasfunktionerna. I det här exemplet används DSUM-funktionen, men anvisningarna är desamma för alla databasfunktioner. använd bara den som utför önskad beräkning. Följ dessa steg:

1. Importera eller skapa en databas med information i ett kalkylblad.

   Informationen ska ligga i angränsande rader och kolumner. Var noga med att använda fälthuvud.

2. Använd dialogrutan Ny namn för att ge databasen ett namn.

3. Välj en del av kalkylbladet som kriterium och lägg sedan till rubriker i det här området som matchar databasrubrikerna.

   Du måste bara ange rubrikerhuvud för databasfält som kriterierna tillämpas på. Till exempel kan ditt databasområde ha tio fält, men du måste definiera kriterier för tre fält. Därför kan kriterierna vara tre kolumner breda.

4. Placera markören i cellen där du vill att resultaten ska visas.

   Den här cellen får inte vara i databasområdet eller i kriterierna.

5. Typ = DSUM (för att starta funktionsinmatningen.

6. Ange databasintervallet eller ett namn, om en är inställd.

7. Skriv ett komma (,).

8. Ange något av följande: > Rubriknamn, rubriknummer i databasfältet som funktionen ska bearbeta

   • Kolumnnummeret

   • Skriv ett komma (,).

9. Ange intervallet för kriterierna.

10. Skriv a) och tryck på Enter.