Excel 2013 AutoFilter-funktionen - dummies

Excels AutoFilter-funktion gör att du filtrerar bort oönskade data i en datalista så enkelt som att klicka på AutoFilter-knappen i kolumnen där du vill filtrera data och sedan välja lämpliga filtreringskriterier från den nedrullningsbara menyns kolumn.

Om du öppnar ett kalkylblad med en datalista och du inte hittar AutoFilter-knappar kopplade till vart och ett av fältnamnen högst upp i listan kan du visa dem genom att placera cellpekaren i en av cellerna med fältnamnen och klicka sedan på kommandot Filtrera på fliken Data-fliken eller tryck Ctrl + Shift + L eller Alt + AT.

Filteralternativen i en kolumn AutoFilter-rullgardinsmeny beror på typen av poster i fältet. På rullgardinsmenyn i en kolumn som endast innehåller datumposter innehåller menyn ett datumfiltre som en undermeny av de faktiska filtren bifogas.

På menyn i en kolumn som innehåller endast numeriska poster (förutom datum) eller en blandning av datum med andra typer av numeriska poster, innehåller menyn ett antal filterfilter. På rullgardinsmenyn i en kolumn som bara innehåller textposter eller en blandning av text, datum och andra numeriska poster innehåller menyn ett textfilteralternativ.

Förutom alternativen Datumfilter, Textfilter eller Nummerfilter (beroende på typ av fält) innehåller rullgardinsmenyn AutoFilter för varje fält i datalistan en listruta med En fullständig lista över alla poster som gjorts i den kolumnen, alla med sin egen kryssruta. På den mest grundläggande nivån kan du filtrera datalistan genom att rensa kryssrutan för alla poster vars poster du inte vill se i listan.

Den här typen av grundläggande filtrering fungerar bäst i fält som Stad, Stat eller Land, som innehåller många dubbletter, så att du kan se en delmängd av datalistan som bara innehåller städer, stater, eller länder som du vill jobba med vid den tiden.

Det enklaste sättet att utföra denna grundläggande typ av filtrering på ett fält är att först avmarkera kryssrutan framför alternativet (Välj alla) högst upp i fältets listrutan för att rensa kryssrutorna och välj sedan varje av kryssrutorna som innehåller posterna för de poster du vill visa i listan över filtrerade data.

När du har markerat kryssrutorna för alla poster du vill behålla, klickar du på OK för att stänga rullgardinsmenyn AutoFilter.

Excel döljer sedan rader i datalistan för alla poster utom för de som innehåller de poster du just har valt. Programmet låter dig också veta vilket fält eller fält som har använts i filtreringsoperationen genom att lägga till en konfilterfil till kolonnens AutoFilter-knapp.

För att återställa alla poster i datalistan kan du ta bort filtreringen genom att klicka på kommandot Radera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data i bandet eller genom att trycka på Alt + AC.

När du gör denna grundläggande typ av listfiltrering kan du välja specifika poster från mer än ett fält i den här listan. Här vill du bara de anställda i företaget som arbetar inom Engineering och Information Services avdelningarna i Chicago och Seattle kontor.

För att göra detta, välj bara inlägget Engineering and Information Services i listrutan på Delfältets AutoFilter-rullgardinsmeny och bara Chicago och Seattle-poster i listrutan på fältet Platsfältets AutoFilter-rullgardinsmeny.

Som du kan se, efter att du filtrerat listan med anställda, så att endast poster för anställda i antingen Engineering eller Information Services-avdelningen på antingen Chicago-eller Seattle-kontorslokalerna listas, lägger Excel konusfilterikonen till AutoFilter-knapparna på både fältet Dept och Location i den övre raden, vilket indikerar att listan är filtrerad med hjälp av kriterier som involverar båda fälten.

Tänk på att efter att ha filtrerat datalistan på det här sättet kan du sedan kopiera återstående poster som utgör den önskade delmängden i datalistan till ett nytt område i samma arbetsblad eller till ett nytt ark i arbetsboken.

Du kan sedan sortera data (genom att lägga till AutoFilter-knappar med kommandot Filter på fliken Data), kartlägga data, analysera data eller sammanfatta data i ett pivottabell.