Ekonomisk modellering i Excel för Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Danielle Stein Fairhurst

När du bygger finansiella modeller i Microsoft Excel är funktioner namnet på spelet. Du måste också kolla ditt arbete - och kontrollera det igen - för att se till att inga fel släpper igenom sprickorna. För att göra ditt arbete snabbt och enkelt, är kortkommandon en livräddare.

Viktiga Excel-funktioner för att bygga finansiella modeller

Idag finns över 400 funktioner tillgängliga i Excel, och Microsoft fortsätter lägga till mer med varje ny version av programvaran. Många av dessa funktioner är inte relevanta för användning i ekonomi, och de flesta Excel-användare använder endast en mycket liten andel av de tillgängliga funktionerna. Om du använder Excel för ekonomisk modellering behöver du i alla fall ta ett fast grepp om de mest använda funktionerna.

Även om det finns många, många fler som du finner användbara vid byggnad modeller, här är en lista över de mest grundläggande funktionerna som du inte kan vara utan.

Funktion	Vad det gör
SUM	Lägger samman eller summerar ett antal celler.
MIN	Beräknar värdet minimum för ett cellområde.
MAX	Beräknar värdet maximum för ett cellområde.
GEMENSKAP	Beräknar värdet genomsnittligt för ett cellområde.
RUND	Rangerar ett enda tal till det närmaste värdet närmast, vanligtvis till ett helt tal.
ROUNDUP	Runder upp ett enda tal till närmaste specificerat värde, vanligtvis till ett helt tal.
ROUNDDOWN	Rundor ner ett enda tal till närmast angivna värde, vanligtvis till ett helt tal.
IF	Returnerar endast ett angivet värde om ett singel villkor är uppfyllt.
IFS	Returnerar ett angivet värde om komplexa villkor är uppfyllda.
COUNTIF	Räknar antalet värden i ett intervall som uppfyller ett visst kriterium för singel.
COUNTIFS	Räknar antalet värden i ett intervall som uppfyller flera kriterier.
SUMIF	Summan av värdena i ett intervall som uppfyller ett visst singel kriterium.
SUMIFS	Summan av värdena i ett intervall som uppfyller flera kriterier.
VLOOKUP	Ser upp en räckvidd och returnerar det första motsvarande värdet i ett vertikal bord som matchar exakt den angivna ingången.
HLOOKUP	Ser upp en räckvidd och returnerar det första motsvarande värdet i ett horisontellt bord som matchar exakt den angivna ingången. Ett fel returneras om det inte går att hitta den exakta matchningen.
INDEX	Fungerar som koordinater för en karta och returnerar ett enda värde baserat på kolumn och radnummer som du matar in i funktionsfälten.
MATCH	Returnerar -positionen av ett värde i en kolumn eller en rad. Modelers kombinerar ofta MATCH med INDEX-funktionen för att skapa en uppslagningsfunktion, som är mycket mer robust och flexibel och använder mindre minne än VLOOKUP eller HLOOKUP.
PMT	Beräknar totalt årlig betalning av ett lån.
IPMT	Beräknar ränta komponent i ett lån.
PPMT	Beräknar komponenten principal i ett lån.
NPV	Med tanke på tidvärdet av pengar genom att ge nuvärdet av framtida kassaflöden i dagens dollar baserat på investeringsbeloppet och diskonteringsräntan.

Det finns mycket mer att vara en bra ekonomisk modellerare än att bara veta mycket Excel-funktioner. En skicklig modellare kan välja vilken funktion som är bäst att använda i vilken situation. Vanligtvis kan du hitta flera olika sätt att uppnå samma resultat, men det bästa alternativet är alltid den funktion eller lösning som är det enklaste, tydligaste och enklaste för andra att förstå.

Vad ska man titta efter när man kontrollerar eller reviderar en finansiell modell

Om du har använt Excel ett tag föredrar du förmodligen att skapa egna kalkylblad eller finansiella modeller från början. I en företagsmiljö får människor dock sällan det här tillfället. I stället förväntas de överta en befintlig modell som någon annan har byggt.

Kanske går du in i en roll som du tar över från någon annan och det finns en befintlig finansiell rapporteringsmodell som du behöver uppdatera varje månad. Eller du har fått höra att beräkna försäljningskommittéer varje kvartal baserat på ett monstrous 50-flikarkalkylblad som du inte riktigt gillar ser ut. Inte bara arvar du andras modeller tillsammans med de ingångar, antaganden och beräkningar som den ursprungliga modelleraren har skrivit in, men du ärver även modellerarens misstag.

Om du ska ta ansvar för någon annans modell måste du vara beredd att ta över den och göra den till din egen. Du måste vara ansvarig för arbetet med denna modell och säker på att den fungerar korrekt. Här är en checklista över saker du ska kolla på när du först ärver någon annans finansiella modell:

• Bli bekant med sitt utseende. Titta igenom varje ark för att se vilka färgscheman har använts. Läs igenom all dokumentation. Finns det en nyckel för att se vilka celler som är? Har modellaren differentierat mellan formler och hårdkodade antaganden?
• Ta en titt på formlerna. Är de konsekventa? Innehåller de några hårdkodade värden som inte automatiskt uppdateras och kommer därför att orsaka fel?
• Kör en felkontroll. Tryck på knappen Felsökning i avsnittet Formelrevision på fliken Formler i bandet för att se om det finns några Excel-fel på arket som kan orsaka problem.
• Kontrollera länkar till externa filer. Externa länkar kan vara en giltig del av den operativa arbetsprocessen, men du måste veta om den här filen får några inmatningar från externa arbetsböcker så att ingen oavsiktligt ändrar ark eller filnamn, vilket orsakar fel i din modell.Hitta externa länkar genom att trycka på knappen Redigera länkar i avsnittet Anslutningar på fliken Data i bandet.
• Granska de angivna områdena. Namngivna områden kan vara användbara i en finansiell modell men de hamnar ibland fel på grund av överflödiga namn, liksom externa länkar. Granska de angivna områdena i namnhanteraren, som finns i avsnittet Definierade namn på fliken Formler på bandet. Ta bort eventuella namngivna områden som innehåller fel eller inte används, och om de innehåller länkar till externa filer notera och se till att de behövs.
• Kontrollera automatiska beräkningar. Formlerna ska beräkna automatiskt, men ibland när en fil är väldigt stor, eller en modellare gillar att styra ändringarna manuellt, har beräkningen ställts in manuellt istället för automatisk. Om du ser ordet Beräkna i statusfältet till vänster betyder det att beräkningen har ställts in manuellt, så du är noga med för en komplicerad utredning! Tryck på knappen Beräkningsalternativ på beräkningsavsnittet på Formuler-fliken på bandet för att växla mellan manuell och automatisk arbetsbokberäkning.

Förutom dessa steg finns här några praktiska revisionsverktyg i Excel som du kan använda för att kontrollera, granska, validera och vid behov rätta en ärvd modell så att du kan vara säker på resultatet av din finansiella modell:

• Kontrollera arbetsboken. Lär känna de dolda funktionerna i din modell och identifiera eventuellt problematiska funktioner som annars skulle vara mycket svåra att hitta med detta lilla kända verktyg. För att använda den, öppna arbetsboken, klicka på Arkiv-knappen på bandet. På fliken Info klickar du på knappen Kontrollera efter problem.
• F2: Om en formelens källceller är på samma sida, lägger F2-genvägen cellen i redigeringsläge, så denna genväg är ett bra sätt att se visuellt där källdata kommer ifrån.
• Spårämnen / Dependents: Excel-revisionsverktyg spår relationerna visuellt med spårlinjepilar. Du kan få åtkomst till dessa verktyg i Formelrevision av Formuler-fliken på bandet.
• Utvärdera Formel: Ta bort långa och komplexa formler med hjälp av verktyget Evaluate Formula, i Formula Auditing-delen av Formulas-fliken på bandet.
• Felkontrollverktyg: Om du gör ett misstag - eller vad Excel tycker är ett misstag - visas en grön triangel i det övre vänstra hörnet av cellen. Detta kommer att hända om du lämnar intilliggande celler, eller om du anger en inmatning som text, som ser ut som det borde vara ett nummer.
• Titta på fönstret: Om du har utdataceller som du vill hålla koll på kommer verktyget att visa resultatet av specificerade celler i ett separat fönster. Du kan hitta det här verktyget i avsnittet Formelrevision på fliken Formler på bandet. Det är användbart för att testa formler för att se effekterna av en förändring av antaganden på en separat cell eller celler.
• Visa formulär: För att se alla formler i ett ögonkast snarare än de resulterande värdena, tryck på Visa formulär-knappen i Formelrevision-sektionen på fliken Formler på bandet (eller använd genvägsknappen Ctrl +).Visa Formler är också ett mycket snabbt och enkelt sätt att se om det finns några hårdkodade värden.

Excel-tangentbordsgenvägar för finansiella modeller

Om du spenderar mycket tidsmodellering i Excel kan du spara tid genom att lära dig några kortkommandon. Många av modellerarens färdigheter handlar om hastighet och noggrannhet, och genom att träna dessa genvägar tills de blir muskelminne, blir du en snabbare och mer preciserande modellare.

Här är en lista över de mest användbara genvägar som bör ingå i din vardagliga tangentbordsanvändning om du är en finansiell modeller:

Redigering
Ctrl + S	Spara arbetsbok.
Ctrl + C	Kopiera.
Ctrl + V	Klistra in.
Ctrl + X	Klipp ut.
Ctrl + Z	Ångra.
Ctrl + Y	Gör om.
Ctrl + A	Välj alla.
Ctrl + R	Kopiera längst till vänster cellen över intervallet. (Du måste markera intervallet först.)
Ctrl + D	Kopiera den övre cellen nerom intervallet. (Du måste markera intervallet först.)
Ctrl + B	Fet.
Ctrl + 1	Formatrutan.
Alt + Tab	Byt program.
Alt + F4	Stäng program.
Ctrl + N	Ny arbetsbok.
Shift + F11	Nytt arbetsblad.
Ctrl + W	Stäng arbetsblad.
Ctrl + E + L	Ta bort ett ark.
Ctrl + Tab	Byt arbetsböcker.
Navigera
Skift + mellanslag	Markera rad.
Ctrl + mellanslag	Markera kolumn.
Ctrl + - (bindestreck)	Radera valda celler.
Piltangenter	Flytta till nya celler.
Ctrl + Pg Upp / Pg Ned	Byt kalkylblad.
Ctrl + Piltangenter	Gå till slutet av kontinuerligt intervall och välj en cell.
Skift + Piltangenter	Välj intervall.
Shift + Ctrl + Piltangenter	Välj kontinuerligt intervall.
Hem	Flytta till början av raden.
Ctrl + Hem	Flytta till cell A1.
I formlerna
F2	Redigera formel, som visar förekomstceller.
Alt + Enter	Starta en ny rad i samma cell.
Skift + Piltangenter	Markera i celler.
F4	Ändra absolut referens ("$").
Esc	Avbryt en cellpost.
ALT + = (lika tecken)	Summa valda celler.
F9	Räkna om alla arbetsböcker.
Ctrl + [	Markera förekomstceller.
Ctrl +]	Markera beroende celler.
F5 + Enter	Gå tillbaka till originalcell.

Om du vill hitta genväg för en funktion trycker du på Alt-tangenten och genvägsknapparna visar bandet. Om du till exempel vill gå till namnhanteraren trycker du på Alt + M + N och dialogrutan Namnhanteraren visas.

I det övre vänstra hörnet hittar du verktyget för snabb åtkomst. Du kan ändra genvägarna som visas på snabbåtkomstverktygsfältet genom att klicka på den lilla pilen till höger om verktygsfältet och välja vad du vill lägga till i den nedrullningsbara menyn som visas. Om du till exempel lägger till Paste Special på verktygsfältet Snabbåtkomst kan du få tillgång till Paste Special med genväg Alt + 4. Observera att detta bara fungerar när snabbverktygsfältet har anpassats, och vad som helst som du lägger i fjärde positionen kommer att nås med genväg Alt + 4.