Ekonomisk modellering i Excel: Vad gör man om filstorleken är out of control - dummies

När du börjar få en hel del data i din finansiella modell är det ganska lätt att hamna med en enorm Excel-fil som tar lång tid att beräkna, vilket gör det svårt att granska eller dela med andra.

Om den stora filstorleken beror på ett stort antal rader (t.ex. mer än 100 000), överväga att använda Power Pivot för att lagra data istället.

Om du tycker att din modell blir out of control (och du använder standard Excel, utan hjälp av Power Pivot eller andra tillägg), här är några prova och testade tips som du kan använda för att behålla den här filstorleken:

• Ta bort onödig formatering. Färger och formatering bör endast gälla det nödvändiga intervallet, inte en hel rad eller kolumn. Undvik manuell formatering och använd Styles istället.

  När du rensar celler som du inte längre använder använder du förmodligen det genom att välja cellen och trycka på Delete-tangenten. Den här åtgärden rensar innehållet och formlerna, men det rensar inte formateringen. Om du misstänker att detta är ett problem, kan du trycka på Ctrl + A för att välja alla celler. På fliken Startsida i redigeringsdelen klickar du på rullgardinsmenyn Rensa och väljer Rensa format.

• Se till att formler refererar till endast det intervall de behöver (inte att välja hela raden eller kolumnen). Om dina formler refererar till fler celler än de behöver, kommer det att använda mer minne. Till exempel, använd formeln = SUM (A1: A1000) för att tillåta ytterligare rader i stället för = SUM (A: A). Alternativt kan du formatera data som tabell och referera till de automatiskt växande tabellområdena i din formel istället.
• Ta bort (eller åtminstone kontrollera storleken på) några logotyper eller bilder som du använder. En enda JPG-fil som är införd i en modell kan enkelt lägga till 10 MB till en Excel-filstorlek.
• Undvik pivottabeller. PivotTables tuggar verkligen upp minne. Om du har flera pivottabeller, se till att de använder samma datakälla och inte skapar en helt ny.
• Ta bort externa länkar till andra filer. För att kontrollera om det finns externa länkar i din modell, gå till fliken Data på bandet och klicka på Redigera länkar i avsnittet Anslutningar. Om knappen Redigera länkar är grått, betyder det att det inte finns några externa länkar. Om de finns, klicka på knappen och när dialogrutan Redigera länk visas, klicka på Bryt länkar om du vill klistra in data från alla externa länkar som värden och de externa länkarna kommer att tas bort. Om du absolut behöver använda externa länkar, öppna källfilen samtidigt. Detta kommer att påskynda sakerna.
• Kontrollera efter uppsägningar i ingångar och beräkningar. Ibland utvecklas en modell, och det kan finnas delar som inte längre används eller delar där informationen har ändrats.
• Undvik flyktiga funktioner. Några av de mest använda volatila funktionerna är OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW och COLUMN. Överanvändning av dessa specifika funktioner i din modell kan verkligen sakta ner dina beräkningar. Om du måste använda dem, försök att begränsa deras utseende i modellen. Till exempel = = DAG () är mycket användbart för att ge dagens datum, men istället för att använda det flera gånger i en formel, ha det i en enda cell och kontinuerligt referens tillbaka till den ena cellen för dagens datum.
• Se till att du inte använder XLS-filtypen. XLSX är en mycket kompakt filtyp, och du ser en stor skillnad i hastighet och filstorlek om du använder den. XLSB är en Excel-binär arbetsboksfiltyp som är ännu mer kompakt än XLSX.

Om du har försökt alla dessa tips och du fortfarande har problem, överväga att byta beräkning till manuell (du kan göra det genom att klicka på Formulas-fliken på bandet, gå till beräkningsavsnittet, och välja alternativet manuell beräkning). Tryck sedan bara på F9 när du behöver omberäkna. Du vet om något behöver beräknas, eftersom du ser Beräkna i statusfältet.

Slutligen, som en sista utväg, är ett litet knep att lämna en cell längst upp i kolumnen med den levande länken och klistra in alla andra celler som värden. Kopiera cellen ner och räkna om när du behöver uppdatera. Detta är verkligen inte ett föredraget alternativ, eftersom det är tidskrävande och benäget för fel, men det är därför det är en sista utväg.