Hur man lägger till poster i en datalista i Excel 2016 - dummies

Efter att du skapat fältnamn och en post i datalistan och formaterar dem som ett bord, var redo att börja skriva resten av dess data som poster i efterföljande rader i listan. Det mest direkta sättet att göra detta är att trycka på Tab-tangenten när markören är i den sista cellen i den första posten.

Om detta gör att Excel lägger till en extra rad i datalistan där du kan ange lämplig information för nästa post.

När du gör datainmatning direkt i ett datalista bord trycker du på Tab-tangenten för att fortsätta till nästa fält i den nya posten istället för vänsterpil. På det sättet, när du fyller i posten i det sista fältet i posten, utvidgar du automatiskt datalistan, lägger till en ny post och placerar markören i det första fältet i den posten. Om du trycker på den vänstra pilen för att slutföra posten flyttar Excel enkelt markören till nästa cell utanför data list tabellen.

Använda formulärknappen

Istället för att skriva in en datalista direkt i tabellen kan du använda Excels databild för att göra inmatningarna. Det enda problemet med att använda datformen är att kommandot att visa formuläret i ett kalkylblad med en datalista inte ingår i Ribbon-kommandona. Du kan bara komma åt databladet genom att lägga till kommandoknappen till verktygsfältet Snabbåtkomst eller en anpassad Ribbon-flik.

Så här lägger du till den här kommandoknappen till verktygsfältet Snabbåtkomst:

1. Klicka på knappen Anpassa snabbåtkomstverktygsfältet i slutet av verktygsfältet Snabbåtkomst och klicka sedan på kommandot Mer kommandon på längst ner i sin rullgardinsmeny.

   Excel öppnar dialogrutan Excel-alternativ med fliken Snabbåtkomstverktygsfält som valts.

   Kommandoknappen Form som du vill lägga till i verktygsfältet Snabbåtkomst är endast tillgänglig när du klickar på kommandon Ej i bandet på rullgardinsmenyn Välj kommandon.

2. Klicka på kommandon Ej i bandet alternativet längst upp i listrutan Välj kommandon från.

3. Klicka på Form i listrutan Välj kommandon och klicka sedan på Lägg till.

   Excel lägger till formulärknappen i slutet av snabbåtkomstverktygsfältet. Om du så önskar kan du klicka på knappen Flytta upp och Flytta ner för att flytta formulärknappen på den här verktygsfältet.

4. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Excel-alternativ och återgå till kalkylbladet med datalistan.

Lägga till poster via dataformuläret

Första gången du klickar på den anpassade formulärknappen som du har lagt till i verktygsfältet Snabbåtkomst analyserar Excel raden av fältnamn och poster för den första posten och skapar ett dataformulär.I detta formulär anges fältnamnen längst ner till vänster på formuläret med posterna för den första posten i lämpliga textrutor bredvid dem. Här kan du se databladet för den nya Employee Data-databasen; det ser ut som en anpassad dialogruta.

Ange den andra posten i datalistan i dess databild.

Dataskärmen Excel skapar innehåller de poster du gjorde i den första posten. Dataskärmen innehåller också en serie knappar (till höger) som du använder för att lägga till, ta bort eller hitta specifika poster i databasen. Strax ovanför den första knappen (Ny) listas i databladet numret på den post som du tittar på följt av det totala antalet poster (1 av 1 när du skapar dataformuläret). När du skapar nya poster visas det nya posten ovanför den här knappen istället för postnumret.

All formatering som du tilldelar de specifika posterna i den första posten appliceras automatiskt till de fälten i efterföljande poster du anger och används i datformen. Om din datalista exempelvis innehåller ett telefonfält behöver du bara ange de tio siffrorna i telefonnumret i fältet Telefon i dataskärmen om den ursprungliga telefonnumret är formaterad i den första posten med formatet Special Phone Number. På så sätt tar Excel en ny post i telefonfilen, till exempel 3075550045, och formaterar den automatiskt så att den visas som (307) 555-0045 i den aktuella cellen i datalistan.

Processen för att lägga till poster i en datalista med databilden är enkel. När du klickar på Ny knapp visar Excel ett tomt dataformulär (markerat Ny post i höger sida av datamappret) som du fyller i.

När du har angett informationen för det första fältet trycker du på fliken nyckeln för att gå vidare till nästa fält i posten.

Whoa! Tryck inte på Enter-tangenten för att gå vidare till nästa fält i en post. Om du gör så lägger du in den nya, ofullständiga posten i databasen.

Fortsätt att ange information för varje fält och trycka på Tab för att gå till nästa fält i databasen.

• Om du märker att du har gjort ett fel och vill redigera en post i ett fält som du redan passerat trycker du på Skift + Tab för att återgå till det fältet.

• För att ersätta inmatningen, börja bara skriva.

• Om du vill redigera några av tecknen i fältet trycker du på → eller klickar på I-strålpekaren i posten för att lokalisera infogningspunkten. redigera sedan posten därifrån.

När du anger information i ett visst fält kan du kopiera den post som gjordes i det fältet från föregående post genom att trycka på Ctrl + '(apostrophe). Tryck Ctrl + 'för att vidarebefordra samma post i fältet State för varje ny post när du anger en serie poster för personer som alla bor i samma tillstånd.

När du anger datum i ett datumfält, använd ett konsekvent datumformat som Excel vet. (Skriv till exempel något som 7/21/98 .) När du anger postnummer som ibland använder ledande nollor som du inte vill försvinna från posten (t.ex. postnr 00102), formatera första fältinmatning med specialnummernummerformatet.När det gäller andra nummer som använder ledande nollor kan du formatera det med hjälp av Textformat eller sätta ett "(apostrof) före den första 0. Apostrofen berättar för Excel att behandla numret som en textetikett men inte dyker upp i databasen själv. (Det enda stället du kan se apostrof är på formulärfältet när markören är i cellen med den numeriska posten.)

Tryck på nedpilen när du har angett all information för den nya posten. Eller i stället för nedåtpil kan du trycka på Enter eller klicka på knappen Ny. Excel lägger in den nya posten som den sista posten i databasen i arbetsbladet och visar en ny blank dataform där du kan skriva in nästa post.

När du går vidare till en ny post i databladet lägger Excel in den post som just avslutats som sista raden i listan.

När du är färdig med att lägga till poster i databasen, tryck på Esc-tangenten eller klicka på Stäng-knappen längst ner i dialogrutan för att stänga dataformuläret.