Hur man lägger till användare i QuickBooks Pro och Premier - dummies

Du är inte begränsad till att använda bara ett lösenord för att kontrollera åtkomst till din QuickBooks datafil. QuickBooks låter dig konfigurera flera lösenord för QuickBooks datafil. Gör så här för att ställa in ytterligare användare i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier:

1. Välj företag → Ange användare och lösenord → Ange användare.

   QuickBooks visar dialogrutan Användarlista (visas inte), som identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och som för närvarande är inloggade på systemet.

2. Berätta QuickBooks som du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.

   QuickBooks visar den första dialogrutan Set User Password och Access.

3. Identifiera användaren och ge ett lösenord.

   Ge varje användare för vilken du skapar ett lösenord ett användarnamn genom att ange ett kortnamn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

4. Klicka på Nästa för att fortsätta och ange om du vill begränsa åtkomst till den nya användaren.

   När QuickBooks visar den andra dialogrutan Inställning av användarlösenord och åtkomst anger du om du vill begränsa åtkomst och rättigheter för användaren. Om du vill begränsa åtkomst och rättigheter ( rättigheter är det bara de saker som användaren kan göra), välj de valda områdena i QuickBooks-alternativknappen. Om du vill att användaren ska kunna göra något, välj Alla områden i QuickBooks-knappen. Om du anger att den nya användaren ska ha tillgång till alla områden i QuickBooks, är du klar med att konfigurera användarlösenordet. Du kan hoppa över de återstående stegen.

5. Klicka på Nästa för att fortsätta och beskriv sedan tillgången till försäljning och kundfordringar och uppgifter.

   När du har slutfört steg 4 visar QuickBooks den tredje dialogrutan för inställning av användarlösenord och åtkomst. Det här är den första i en serie dialogrutor som går igenom en intervju och frågar detaljerade frågor om vilken typ av åtkomst varje användare borde ha till ett visst område.

   När det gäller försäljningsaktivitet frågar QuickBooks om tillgång till transaktioner (t.ex. fakturor, kreditnoteringar och kundfordringar). Du kan ange att användaren inte ska ha tillgång genom att välja alternativknappen Ingen åtkomst. Du kan ange att användaren ska ha fullständig åtkomst genom att välja alternativknappen Full Access. Om användaren ska ha delad åtkomst väljer du alternativknappen Selective Access och väljer sedan en av de selektiva knapparna Selective Access: Skapa endast transaktioner, Skapa och skriv ut transaktioner eller Skapa transaktioner och Skapa rapporter.

6. Klicka på Nästa och beskriv sedan inköps- och leverantörsrättigheterna.

   När du har slutfört Steg 5 genom att klicka på Nästa visar QuickBooks den fjärde dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Inställnings Användare, där du kan ange vilken åtkomst den nya användaren har i inköpen och betalningsområden. Du kan välja alternativknappen Ingen åtkomst. Du kan välja alternativknappen Full Access. Eller du kan välja mellanliggande mark genom att välja alternativknappen Selective Access och en av Selective Access-dotterknapparna. Samma regler för fastställande av rättigheter och tillträde som gäller för inköps- och leverantörsområdet gäller för försäljnings- och kundfordringsområdet.

7. Klicka på Nästa och beskriv sedan de återstående användarrättigheterna och åtkomsten.

   När du klickar på knappen Nästa som visas längst ner i varje version av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst visar QuickBooks flera andra versioner av dialogrutan som den använder för att fråga dig om användarrättigheter och åtkomst. När du till exempel beskriver vilka rättigheter som är lämpliga för användaren i inköps- och betalningsområdet, frågar QuickBooks om kontroll- och kreditkortsområdet. Då frågar den om inventeringsområdet. Därefter frågar den om lön. Då frågar den om generella, känsliga bokföringsaktiviteter. Slutligen frågar QuickBooks om tillgång till finansiella rapporteringsmöjligheter.

   Du begränsar rättigheter i vart och ett av dessa andra områden på samma sätt som du gör för försäljningen och kundfordringarna och för inköps- och leverantörsområdena. Var bara omtänksam när du går igenom skärmarna och begränsar användarens förmåga. Du vill att användarna ska ha de rättigheter som krävs för att göra sitt jobb, men du vill inte ge dem några fler rättigheter än de behöver.

8. Ange om användaren kan ändra eller radera transaktioner.

   När du har gått igenom ungefär ett halvt dussin versioner av dialogrutorna Set Up User Password och Access som frågar om specifika områden för redovisning visar QuickBooks sidan Ändra eller Ta bort transaktioner i dialogrutan Set Up User Password och Access låda. Sidan Ändra eller Ta bort Transaktioner kan du ange att en användare kan eller inte kan ändra transaktioner som är inspelade före stängningsdatumet. I allmänhet vill du begränsa användarens förmåga att ändra eller radera transaktioner.

9. Klicka på Nästa och sedan granska dina rättighetsbeslut.

   När du klickar på Nästa visar QuickBooks den slutliga versionen av dialogrutan Set Up User Password och Access, som identifierar de användarrättigheter som du tilldelade eller tillåtit. Du kan använda den här dialogrutan för att se över de rättigheter som någon har. Om du inser att du har felaktigt tilldelade rättigheter, klicka på knappen Tillbaka för att flytta tillbaka genom dialogrutorna till den där du gjorde ett misstag. Ändra uppdraget av rättigheter och klicka på Nästa för att återgå till det sista fönstret i dialogrutan Ange användarpassord och åtkomst.

10. När du är klar med granskningen av användarrättigheter och åtkomst klickar du på Slutför.

    Från den här tiden framåt kommer den nya användaren att kunna använda QuickBooks; Men hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angav.

    Revisorer vill ofta se de rättigheter som vissa användare har. Detta är särskilt sant om du granskas av din CPA som en del av årliga stängningar. (Du kan granskas om banken vill ha reviderade bokslut, till exempel.) QuickBooks ger inte möjlighet att skriva ut informationen som visas i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. Men med Windows kan du använda skrivskärmen för att fånga ett skärmdump i QuickBooks-programfönstret och dialogrutan Set Up User Password and Access.

    Tryck på Alt + Print Scrn för att skjuta ett skärmdump i dialogrutan. Detta kopierar en bild av din skärm till Windows Urklipp. Öppna sedan Paint genom att välja Start → Program → Tillbehör → Paint. Klistra in bilden i Paint genom att trycka på Ctrl + V. Det kan hända att du får ett felmeddelande som säger att bilden i Urklippet är större än bitmappen. Vill du ha bitmappen förstorad? Klicka på Ja. Spara skärmbildet genom att välja Arkiv → Spara som. Du kanske vill fånga en bild på skärmen på så sätt för att spela in användaråtkomst och rättigheter för anställda.