Hur man lägger till egna Excel-formateringsregler manuellt - dummies

Du behöver inte använda någon av de fördefinierade scenarierna som erbjuds av Excel. Excel ger dig flexibiliteten att skapa egna formateringsregler manuellt. Att skapa egna formateringsregler hjälper dig att bättre styra hur celler formateras och låter dig göra saker som du inte skulle kunna göra med de fördefinierade scenarierna.

Till exempel är en användbar villkorlig formateringsregel att märka alla övervärden med en kontrollikon och alla undervärden med en X-ikon. Figuren visar denna regel.

Med en anpassad formateringsregel kan du märka de över genomsnittliga värdena med ett kryss och de genomsnittliga värdena med en X.

Även om det är sant att den över genomsnittliga och under genomsnittet scenarier som är inbyggda i Excel gör att du kan formatera egenskaper för celler och teckensnitt, de aktiverar inte användningen av ikonuppsättningar. Du kan föreställa dig varför ikonuppsättningar skulle vara bättre på en instrumentpanel än bara färgvariationer. Ikoner och former gör ett mycket bättre jobb att förmedla ditt meddelande, särskilt när instrumentbrädan skrivs ut i svartvitt.

För att komma igång med att skapa din första anpassade formateringsregel, gå till fliken Skapa regel för hand och följ sedan dessa steg:

1. Välj målintervallet för celler som du behöver tillämpa den villkorliga formateringen och välj Ny regel från menyn Villkorlig formatering, som visat.

   

   välj målintervallet och välj sedan Ny regel.

   Detta steg öppnar dialogrutan Ny formateringsregel som visas i följande figur.

   

   Välj formatera alla celler baserat på deras värden och använd sedan rullgardinsmenyn Formatstil för att växla till ikonuppsättningar.

   Här är vad varje typ gör:

   • Formater alla celler baserat på deras värden: Mäter värdena i det valda området mot varandra. Det här valet är användbart för att hitta generella avvikelser i ditt dataset.

   • Formater endast celler som innehåller: Använder villkorlig formatering till de celler som uppfyller specifika kriterier du definierar. Detta val är perfekt för att jämföra värden mot en definierad riktmärke.

   • Formaterar endast översta eller nedre värden: Använder villkorlig formatering till de celler som rankas i övre eller nedre Nth-tal eller procent av alla värden i intervallet.

   • Formater endast värden som ligger över eller under genomsnittet: Använder villkorlig formatering till de värden som matematiskt över eller under genomsnittet av alla värden i det valda området.

   • Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras: Utvärderar värden baserat på en formel du anger.Om ett visst värde utvärderas till sant tillämpas den villkorliga formateringen på den cellen. Detta val används vanligen vid tillämpning av villkor baserat på resultaten av en avancerad formel eller matematisk operation.

   Databärmar, färgskala och ikonuppsättningar kan endast användas med formatera alla celler baserat på deras värdenregeltyp.

2. Kontrollera att formatet Alla celler baserat på deras värden är vald och använd sedan rullgardinsmenyn Formatstil för att växla till ikonuppsättningar.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Icon Style för att välja ett ikonuppsättning.

4. Ändra båda rullgardinsmenyerna till Formel.

5. Ange i varje värdekod = Genomsnittlig ($ C $ 2: $ C $ 22).

   Detta steg berättar för Excel att värdet i varje cell måste vara större än genomsnittet för hela datasetet för att få ikonen Kontrollera.

   Vid denna tidpunkt ser dialogrutan ut som den som visas här.

   

   Ändra rullgardinsmenyn Typ till Formel och ange lämpliga formler i rutorna Värde.

6. Klicka på OK för att tillämpa din villkorliga formatering.

Det är värt att ta lite tid att förstå hur denna villkorliga formateringsregel fungerar. Excel bedömer varje cell i målområdet för att se om dess innehåll matchar, i ordning (topplåda först), logiken i varje värdefält. Om en cell innehåller ett tal eller en text som utvärderar sant till den första värdesrutan, tillämpas den första ikonen och Excel flyttas till nästa cell i intervallet. Om inte, fortsätter Excel ner varje värdefält tills en av dem utvärderas till true. Om cellen som utvärderas inte passar någon av de logik som placeras i Värde lådorna, markerar Excel automatiskt den cellen med den sista ikonen.

I det här exemplet vill du att en cell ska få en Check-ikon endast om cellens värde är större än (eller lika med) genomsnittet av de totala värdena. Annars vill du att Excel ska hoppa direkt till X-ikonen och tillämpa X.