Hur man monterar Excel-formulär på rätt sätt - dummies

Det finns ett ordstäv i datorbranschen: Skräp i, sopor ut. Och det gäller hur Excel-formler läggs ihop. Om en formel är uppbyggd på fel sätt returnerar det ett felaktigt resultat eller ett fel.

Två typer av fel kan uppstå i formler. I en typ kan Excel beräkna formeln, men resultatet är fel. I den andra typen kan Excel inte beräkna formeln. Kolla in båda dessa.

En formel kan fungera och ger fortfarande ett felaktigt resultat. Excel rapporterar inte ett fel eftersom det inte finns något fel för det att hitta. Ofta beror detta på att man inte använder parentes korrekt i formeln. Ta en titt på några exempel:

Formel	Resultat
= 7 + 5 * 20 + 25/5	112
= (7 + 5) * 20 + 25/5	245
= 7 + 5 * (20 + 25) / 5	52
= (7 + 5 * 20 + 25) / 5	26. 4

Alla dessa är giltiga formler, men placeringen av parentes gör skillnad i resultatet. Du måste ta hänsyn till de matematiska operatörernas ordning när du skriver formler. Här är prioriteringsordningen:

1. Parenteser

2. Exponenter

3. Multiplikation och division

4. Addition and subtraction

Detta är en nyckelpunkt för formler. Det är enkelt att bara acceptera ett svar som returneras. När allt kommer omkring är Excel så smart. Höger? Fel! Precis som alla dataprogram kan Excel bara göra vad det berättas. Om du berättar det för att beräkna en felaktig men strukturellt giltig formel, kommer den att göra det. Så titta på dina p och q, din parentes och matematiska operatörer - när du bygger formler.

Den andra typen av fel uppstår när ett misstag i formeln eller i de data som formeln använder förhindrar Excel att beräkna resultatet. Excel gör ditt liv enklare genom att berätta när ett sådant fel inträffar. För att vara exakt gör det något av följande:

• Excel visar ett meddelande när du försöker skriva in en formel som inte är konstruerad korrekt.

• Excel returnerar ett felmeddelande i cellen när det är något fel med resultatet av beräkningen.

Se först vad som händer när du försöker avsluta med att skriva in en formel som hade felaktigt antal parenteser. Följande bild visar detta.

Få ett meddelande från Excel.

Excel hittar ett ojämnt antal öppna och stängda parenteser. Formeln kan därför inte fungera (det är inte meningsfullt matematiskt), och Excel berättar det för dig. Titta på dessa meddelanden; De erbjuder ofta lösningar.

På andra sidan staketet finns fel i returvärden. Om du har det här långt, passerade formulärets syntax, men det gick ändå hemskt.Möjliga fel inkluderar

• Försöker att utföra en matematisk operation på text

• Försöker att dela ett tal med 0 (ett matematiskt nej)

• Försöker referera till en obefintlig cell, räckvidd, arbetsblad eller arbetsbok

• Ange fel typ av information till en argumentfunktion

Det här är inte en uttömmande lista över möjliga felförhållanden, men du får tanken. Så vad gör Excel om det? Det finns en handfull fel som Excel placerar i cellen med problemformuläret.

Fel typ	När det händer
# DIV / 0!	När du försöker dela upp med 0.
# N / A!	När en formel eller en funktion i en formel inte kan hitta referensdata.
#NAME?	När texten i en formel inte känns igen.
#NULL!	När ett mellanslag användes istället för ett kommatecken i formler som refererar till flera intervall. Ett komma är nödvändigt för att skilja mellan referenser.
#OGILTIGT!	När en formel har numeriska data som är ogiltig för operativtypen .
#REF!	När en referens är ogiltig.
#VALUE!	När fel typ operand eller funktionsargument används .