Hur man gör en grundläggande fråga i Access 2016 - dummies

Det grundläggande sökverktyget i Access 2016, skapat för att göra ditt liv enklare, är Välj fråga - så kallat eftersom det väljer matchande poster från din databas och visar resultaten enligt dina instruktioner.

Den bästa processen för att skapa en Select-fråga beror på följande:

• Om du är ny för att skriva frågor, är guiden Query ett snabbt och enkelt sätt att komma igång. Det går dig genom processen att välja tabeller och fält för din fråga - och kan till och med lägga till några sammanfattande beräkningar (som t ex poster) till din fråga.

• Om du redan har skrivit några frågor och är bekväm med fönstret Query Design, kommer du förmodligen att kringgå Query-guiden och bygga dina frågor från början.

Massiva relationer är nyckeln till att få allt (från dina bord)

I livet skapar solida relationer en lyckligare person; i Access ger solida relationer en lyckligare sökupplevelse.

För att fråga din databas effektivt behöver du veta följande om dess tabellstruktur:

• Vilka tabeller behöver du använda?

• Hur är de tabeller du behöver använda i förhållande till varandra?

• Vilka fält innehåller de uppgifter du vill veta om?

• Vilka fält behöver du i lösningen?

Access upprätthåller relationer mellan tabellerna i din databas. Vanligtvis skapar du (eller din informationssystemavdelning) dessa relationer när du designar databasen. När du bygger borden och organiserar dem med speciella nyckelfält, förbereder du faktiskt tabellerna för att fungera med en fråga.

Nyckelfält relatera dina Access tabeller till varandra. Frågor använder nyckelfält för att matcha poster i en tabell med deras relaterade poster i en annan tabell. Du kan dra data för objektet du söker från de olika tabellerna som innehåller dessa data i din databas - förutsatt att de är korrekt relaterade innan du startar frågan.

Om du inte relaterar dina tabeller via fönstret Relationer måste du göra det för varje multipelbordsfråga du bygger i Access. Som en allmän regel lägger du tid att korrekt utforma och relatera dina tabeller. Med korrekt borddesign och relationer får du de resultat du vill ha på kortare tid.

Kör sökfrågen

Du kan lita på frågevägen - och guiden Enkla sökord finns i den - för en riktig dos av handsfree filtrering. Med guiden Enkla sökord anger du tabell- och fältinformation. Trollkarlen tar hand om de bakom kulisserna som fungerar för dig.

Åtkomst är inte psykiskt (det är planerat för nästa version); den behöver några inmatningar från dig!

Gör så här för att skapa en fråga med guiden Enkel sökfråga, för att göra följande:

1. Skriv ut de uppgifter du vill ha i dina sökresultat på ett papper.

   En fråga returnerar ett datablad (kolumnrubriker följt av rader med data), så gör din layout i det formatet. Allt du behöver verkligen är kolumnrubrikerna så att du vet vilka data som ska hämtas från databasen.

2. Bestäm tabellen plats för varje bit data (kolumnrubrik) från ditt papper.

   Skriv ner tabellen och fältnamnet som innehåller data som matchar kolumnrubriken på papperet ovanför kolumnrubriken.

3. I fönstret Databas klickar du på fliken Skapa på bandet och klickar sedan på guiden Query Wizard i avsnittet Frågor.

   Dialogrutan Ny sökordsguiden visas och frågar vilken typ av sökväg du vill köra. Välj Simple Query Wizard och klicka på OK.

4. Välj den första tabellen du vill inkludera i frågan.

   

   Guiden Simple Query startar och frågar vilken tabell (er) du vill fråga.

   Du använder rullgardinsmenyn Tables / Queries, som visar alla tabeller (och eventuella befintliga frågor) i din databas. Här är detaljerna:

   1. Klicka på nedpilen bredvid menyn Tables / Queries.

      

      listrutan Tabeller / sökfrågor.

   2. Klicka på namnet på tabellen eller frågan för att inkludera i den här frågan.

5. Välj fälten från den tabellen eller frågan för din fråga.

   Upprepa dessa steg för att välja varje fält du vill ha med i din fråga:

   1. Klicka på namnet på tabellen eller frågan som ska inkluderas i den här frågan.

      Listan Tillgängliga fält ändras och visar fälten tillgängliga i tabellen.

   2. Dubbelklicka på varje fält från den här tabellen eller frågan som du vill inkludera i frågan du skapar i listan Tillgängliga fält.

   Om du lägger till felfältet, dubbelklickar du på det i listan Valda fält. Det kommer att gå hem igen. Om du bara vill börja över, klickar du på dubbelt vänster chevron (det är vad du kallar symbolen som ser ut som ett mindre tecken) och alla valda fält går bort.

6. När du har markerat alla fält klickar du på Nästa.

   Om guiden kan bestämma relationerna mellan de tabeller du valde visas detta fönster.

   

   Guiden Query kan ge dig chansen att sammanfatta dina data.

   Om du inte ser fönstret, oroa dig inte. Tillgång vill bara att du ska namnge frågan i stället. Gå vidare till steg 8.

   Om du inkluderar fält från två tabeller som inte är relaterade visas en varningsdialogruta. Dialogrutan påminner dig om att alla valda tabeller måste vara relaterade innan du kan köra din fråga - och föreslår att du åtgärdar problemet innan du fortsätter. Faktum är att det inte kommer att låta dig gå längre tills du beklagar det på ett av två sätt:

   • Ta bort alla fält som valts för din fråga från de orelaterade tabellerna.

   • Fixa relationerna så att alla tabeller du har valt i din fråga är relaterade.

7. Om guiden frågar dig att välja mellan ett detalj och ett sammandragsförfrågan, klicka på alternativknappen bredvid ditt val och klicka sedan på Nästa.

   • Detalj skapar ett datablad som listar alla poster som matchar frågan. Som namnet antyder får du alla detaljer från dessa poster.

   • Sammanfattning berättar guiden att du inte är intresserad av att se varje enskild post. du vill se en sammanfattning av informationen istället.

     En sammanfattande fråga kan utföra beräkningar (som summan och medelvärden) på numeriska fält. Om textfält är markerade kan Access räkna upp posterna eller dra första och sista objektet från fältet alfabetiskt.

     Om du vill göra några speciella anpassningar till sammanfattningen klickar du på Sammanställningsalternativ för att visa dialogrutan Sammanställningsalternativ. Välj dina sammanfattningsalternativ i kryssrutorna för tillgängliga funktioner - Summa, Gem, Min och Max - och klicka sedan på OK.

     

     Tillgång erbjuder olika sätt att sammanfatta data.

8. På guiden sida som visas, välj en radioknapp för vad du vill göra nästa:

   • Om du vill göra din fråga snazzy: Välj alternativet Fråga alternativet Design.

     Trollkarlen skickar din nyskapade fråga till salongen för några sprucing upp, till exempel att inkludera sortering och totals.

   • Om du vill hoppa över de fina sakerna: Välj alternativet Öppna frågan för att visa information om du vill se databladvyn.

   Guiden kör frågan och presenterar resultaten i ett typiskt Access-datablad.

9. Skriv en titel för din fråga i textrutan och klicka sedan på Slutför.

   Guiden bygger din fråga och sparar den med titeln du skrev in. sedan visar åtkomstresultaten.

   Grattis! Du har fött en fråga.

   

   Resultaten av en fråga som byggdes med Query Wizard.

När du avslutar stegen i det här avsnittet sparar sökfrågen automatiskt din fråga med namnet du skrev.