Hur man skriver in en beställning i QuickBooks Online - dummies

Företag som beställer massor av saker från leverantörer använder ofta inköpsorder för att hålla reda på varorna på beställning. Köporder i QuickBooks Online (QBO) påverkar inte någon av dina konton; I stället hjälper de dig helt enkelt att hålla reda på vad du beställer. Och när beställningen anländer kan du jämföra de varor som kommer i dörren med de som anges i inköpsordern för att se till att de matchar.

Om du planerar att använda beställningar, sker din beställning normalt på följande sätt:

• Du lägger en order med en leverantör och du anger en inköpsorder i QBO som matchar beställningen du placerat.

• Du får de varor du beställt, vanligtvis tillsammans med en faktura för varorna. du matchar sedan de objekt du får till inköpsordern och anger en faktura för objekten. Observera att ibland får du räkningen utan föremålen eller föremålen utan räkningen.

• Du betalar säljarens faktura.

Du anger en inköpsorder med köporderfönstret. Du kan öppna det här fönstret antingen på sidan Expense Transactions eller på Create-menyn (plusteckenet). En typisk inköpsorder ser ut som den som visas här, och du kommer att märka att fönstret liknar fönstret Kontrollera.

inköpsorderfönstret.

När du fyller i inköpsorderfönstret tilldelar QBO en status som öppen för inköpsordern. statusen visas strax under leverantörens namn i övre vänstra hörnet av transaktionsfönstret.

När du mottar varorna, försäljarens faktura eller båda, registrerar du en faktura eller en check, en kostnadstransaktion eller en kreditkortsavgift, som visar vad du betalade (eller vad du är skyldig) säljaren.

När du väljer en leverantör som har öppna köporder på någon av dessa typer av transaktioner, visas en ruta på höger sida av fönstret och visar tillgängliga inköpsorder. Du lägger till en inköpsorder i transaktionen på samma sätt som du lade till en faktura till en Check-transaktion: genom att klicka på knappen Lägg till. Här har en Check-transaktion öppnats och en leverantör som har öppna inköpsorder har valts.

Fönstret Kontrollera, med en leverantör vald som har öppna inköpsorder.

När du klickar på Lägg till för att lägga till inköpsordern till transaktionen lägger QBO inköpsorderlinjerna till den första lediga raden i avsnittet Artikeldetaljer i Check-transaktionen. QBO indikerar också, under försäljarens namn, att transaktionen Check har en kopplad transaktion.

A Kontrollera transaktionen efter att ha lagt till en inköpsorder till den.

Om du sparar Check-transaktionen och öppnar beställningsordern har QBO ändrat status för inköpsorder från öppet till slutet så att du inte av misstag lägger till inköpsordern till en annan transaktion.

Om du lägger till fel inköpsorder i en transaktion kan du ta bort inköpsorderlinjen i avsnittet Artikeldetaljer genom att klicka på ikonen för papperskorgen i den högra kanten av linjen.

QBO kan inte lägga till enbart en del av en inköpsorder till en transaktion. Så om du endast får del av en inköpsorder lägger du till inköpsordern i din transaktion och registrerar sedan en betalning för den del av inköpsordern som du mottog genom att radera rader från kontrollen för objekt som du inte fick. För att fortsätta att spåra den enastående delen av inköpsordern kan du manuellt stänga den ursprungliga inköpsordern och skapa en ny inköpsorder som innehåller de återstående utestående objekten. När du skapar den andra inköpsordern - i huvudsak en backorder - försök att tilldela ett nummer till det som hjälper dig att spåra det i förhållande till den ursprungliga inköpsordern.

Du kan använda dina egna beställningsnummer om du väljer Gear → Företagsinställningar → Kostnader. Klicka sedan på pennan bredvid inköpsorder för att redigera inköpsorderinställningar, markera kryssrutan Anpassade transaktionsnummer och klicka sedan på Spara.

När du behöver identifiera öppna inköpsorder, använd rapporten Öppna inköpsorderlista.