Hur man behåller goda reglerkontroller med QuickBooks - dummies

QuickBooks tillåter flera användare. Många företag måste, när de växer till en viss storlek, stödja flera användare med tillgång till bokföringsinformation och förmågan att i vissa fall skapa bokföringstransaktioner. Tyvärr skapar flera användare av redovisningssystem risk för företagets ägare.

Genom att ha tillgång till bokföringssystemet kan användarna antingen oavsiktligt införa fel i bokföringssystemet eller tyvärr avsiktligt bedriva ett företag. Av dessa skäl är här en lista över några QuickBooks-kontrolltekniker som en företagsägare eller affärschef kan använda för att minimera oavsiktliga fel och minimera möjligheten till stöld.

• Jämför regelbundet fysisk inventering med lagerbokföring. Inventory krymper, tyvärr. Människor - ibland anställda, men ofta pseudokunder som shoppare - stjäl inventarier. Därför jämställs en sak som du behöver göra både för att minimera lagerförluster och för att behålla exakta bokföringsregister, regelbundet fysiska räkningar av din inventering med vad dina redovisningsuppgifter visar.

  Detta tillvägagångssätt att ofta räkna med de mest värdefulla och enklaste att stela föremålen uppnår två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Verksamhetsägaren kan minimera lager krympning genom att identifiera vilken typ av lager som oftast stulits eller till och med när lager oftast stulits.

• Förena bankkonton. En sak som företagare ska göra är att förena sina egna bankkonton. Ofta förekommer arbetstagarstöld av bokföringspersonal som anställda räknar ut hur man skriver kontroller på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att få ägaren att förena kontoutdraget.

  Om ägaren försonar kontoutdraget kan hon jämföra bankens redovisning av kontot med företagets QuickBooks bokföring. Eventuella uppenbara skillnader kan lösas, vilket innebär att QuickBooks bokföring är mer exakt. Vidare tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagets ägare tittar noga på kontrollerna.

• Segregate redovisning från fysisk vårdnad om möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid separera redovisningen för viss verksamhet från fysisk vårdnad eller fysiskt ansvar för den aktiviteten.Det är t ex svårt att skilja lagerregistret från fysisk vårdnad eller tillgång till den inventeringen.

• Träna anställda vid användning av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har något företag av någon storlek av två grundläggande skäl:

  • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel.

  • Mysig bokföring spelar kamouflage anställd stöld.

• Stäng din QuickBooks-fil. Om du tar en principen för redovisningskursen kommer du att upptäcka att stängning innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon utförs för att nollställa intäkter och kostnadsredovisning så att det börjar under det nya året kan intäkter och kostnader lätt beräknas. I QuickBooks betyder stängning något annat.

  Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten för dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Redovisning, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum uppsättning Datum / Lösenord. När QuickBooks frågar dig anger du ett slutdatum och lösenord.

  När du har angett denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare att ändra eller ange transaktioner som är daterade före stängningsdatumet. (Endast personer med lösenordet kan ändra eller ange transaktioner med datum tidigare än sista datum.)

• Hantera ditt QuickBooks bokföringssystem. Många företagare ser inte bokföringssystemet som något annat än ett verktyg för att producera fakturor, lönecheck och information som krävs för den årliga avkastningen. Tyvärr betyder det avlägsna förhållandet till bokföringssystemet att företagare ofta inte känner mycket behov av att aktivt hantera vad som händer med bokföringssystemet.

  Ett bokföringssystem borde vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera ditt företag. Och det kan det vara. Men om det kommer att bli ett verktyg för bättre hantering av ditt företag, måste du hantera systemet.

  Du kan ganska enkelt se till att människor gör saker som de ska göra genom att skapa några enkla checklistor.

En provmånadsräkning för redovisning

Uppgift	Genomförd?
Data säkerhetskopierad och flyttad offsite
Bankräkningar försonade
Alla fakturor, kreditnoteringar, utlåtanden
Eventuella spänningskonton rensade upp
Redovisade finansiella rapporter
Undantag rapporterade (till exempel försenad fakturaer, fakturor, inköpsorder, underlagsförteckningsposter)

En prover Årlig redovisningslista

Uppgift	Genomförd?
Justera provbalans
Bränn CD med bokslutskod för permanent post
Överväg att rensa upp datafiler om de är enorma
Stäng år när det är klart