Hem Sociala medier Hur man behåller goda reglerkontroller med QuickBooks - dummies

Hur man behåller goda reglerkontroller med QuickBooks - dummies

Video: KonMari-tips till BADRUMMET - Så behåller du ordningen! 2025

Video: KonMari-tips till BADRUMMET - Så behåller du ordningen! 2025
Anonim

QuickBooks tillåter flera användare. Många företag måste, när de växer till en viss storlek, stödja flera användare med tillgång till bokföringsinformation och förmågan att i vissa fall skapa bokföringstransaktioner. Tyvärr skapar flera användare av redovisningssystem risk för företagets ägare.

Genom att ha tillgång till bokföringssystemet kan användarna antingen oavsiktligt införa fel i bokföringssystemet eller tyvärr avsiktligt bedriva ett företag. Av dessa skäl är här en lista över några QuickBooks-kontrolltekniker som en företagsägare eller affärschef kan använda för att minimera oavsiktliga fel och minimera möjligheten till stöld.

  • Jämför regelbundet fysisk inventering med lagerbokföring. Inventory krymper, tyvärr. Människor - ibland anställda, men ofta pseudokunder som shoppare - stjäl inventarier. Därför jämställs en sak som du behöver göra både för att minimera lagerförluster och för att behålla exakta bokföringsregister, regelbundet fysiska räkningar av din inventering med vad dina redovisningsuppgifter visar.

    Detta tillvägagångssätt att ofta räkna med de mest värdefulla och enklaste att stela föremålen uppnår två saker:

    • Lagerkrympning identifieras snabbt.

    • Verksamhetsägaren kan minimera lager krympning genom att identifiera vilken typ av lager som oftast stulits eller till och med när lager oftast stulits.

  • Förena bankkonton. En sak som företagare ska göra är att förena sina egna bankkonton. Ofta förekommer arbetstagarstöld av bokföringspersonal som anställda räknar ut hur man skriver kontroller på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att få ägaren att förena kontoutdraget.

    Om ägaren försonar kontoutdraget kan hon jämföra bankens redovisning av kontot med företagets QuickBooks bokföring. Eventuella uppenbara skillnader kan lösas, vilket innebär att QuickBooks bokföring är mer exakt. Vidare tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagets ägare tittar noga på kontrollerna.

  • Segregate redovisning från fysisk vårdnad om möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid separera redovisningen för viss verksamhet från fysisk vårdnad eller fysiskt ansvar för den aktiviteten.Det är t ex svårt att skilja lagerregistret från fysisk vårdnad eller tillgång till den inventeringen.

  • Träna anställda vid användning av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har något företag av någon storlek av två grundläggande skäl:

    • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel.

    • Mysig bokföring spelar kamouflage anställd stöld.

  • Stäng din QuickBooks-fil. Om du tar en principen för redovisningskursen kommer du att upptäcka att stängning innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon utförs för att nollställa intäkter och kostnadsredovisning så att det börjar under det nya året kan intäkter och kostnader lätt beräknas. I QuickBooks betyder stängning något annat.

    Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten för dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Redovisning, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum uppsättning Datum / Lösenord. När QuickBooks frågar dig anger du ett slutdatum och lösenord.

    När du har angett denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare att ändra eller ange transaktioner som är daterade före stängningsdatumet. (Endast personer med lösenordet kan ändra eller ange transaktioner med datum tidigare än sista datum.)

  • Hantera ditt QuickBooks bokföringssystem. Många företagare ser inte bokföringssystemet som något annat än ett verktyg för att producera fakturor, lönecheck och information som krävs för den årliga avkastningen. Tyvärr betyder det avlägsna förhållandet till bokföringssystemet att företagare ofta inte känner mycket behov av att aktivt hantera vad som händer med bokföringssystemet.

    Ett bokföringssystem borde vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera ditt företag. Och det kan det vara. Men om det kommer att bli ett verktyg för bättre hantering av ditt företag, måste du hantera systemet.

    Du kan ganska enkelt se till att människor gör saker som de ska göra genom att skapa några enkla checklistor.

En provmånadsräkning för redovisning

Uppgift Genomförd?
Data säkerhetskopierad och flyttad offsite
Bankräkningar försonade
Alla fakturor, kreditnoteringar, utlåtanden
Eventuella spänningskonton rensade upp
Redovisade finansiella rapporter
Undantag rapporterade (till exempel försenad fakturaer, fakturor,

inköpsorder, underlagsförteckningsposter)

En prover Årlig redovisningslista

Uppgift Genomförd?
Justera provbalans
Bränn CD med bokslutskod för permanent post
Överväg att rensa upp datafiler om de är enorma
Stäng år när det är klart
Hur man behåller goda reglerkontroller med QuickBooks - dummies

Redaktörens val

Hur man korrigerar vanliga försäljningsfel i QuickBooks 2015 - dummies

Hur man korrigerar vanliga försäljningsfel i QuickBooks 2015 - dummies

Om du gör ett misstag i ange ett kvitto (kontantförsäljning) i QuickBooks 2015, oroa dig inte. De flesta fel har enkla lösningar. Här är en lista över vanliga problem och hur man fixar dem: Om försäljningskvittot fortfarande visas på skärmen: Om försäljningskvittot fortfarande är på skärmen kan du flytta markören till ...

Hur man skapar en revisors kopia av din QuickBooks 2010 datafil - dummies

Hur man skapar en revisors kopia av din QuickBooks 2010 datafil - dummies

QuickBooks 2010 gör det enkelt för revisorer att arbeta med klientdatafiler. Du kan använda Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks för att helt enkelt e-posta (eller snail-mail) din revisor en kopia av QuickBooks-datafilen. Du skapar revisorns kopia av QuickBooks datafil genom att använda din version av QuickBooks och den verkliga ...

Hur man skapar en ny budget i QuickBooks - dummies

Hur man skapar en ny budget i QuickBooks - dummies

När du har kommit överens med en budget Med hjälp av vissa budgeteringsmetoder registrerar du din budget i QuickBooks. Om du vill skapa en ny budget i QuickBooks följer du dessa steg:

Redaktörens val

ÖVersätt Twitter Slang och Jargon - dummies

ÖVersätt Twitter Slang och Jargon - dummies

Diskussioner om och om Twitter är fulla med alla slags förkortningar och jargong som kan förvirra nya Twitter-användare. Vad talar folk om (och tweeting) om? Följande ordlista definierar några av de förvirrande förkortningarna och Twitter-lingo du kan komma över. AFAIK: Så vitt jag vet. bot: Ett konto som drivs av en ...

Vad är Letgo? - dummies

Vad är Letgo? - dummies

Letgo är en mobil klassificerad applikation som tillåter användare att köpa från och sälja till andra lokalt. Du kan använda Letgo till fyndbutik eller slutligen släppa på saker som samlar damm runt ditt hus. I likhet med andra classifieds-applikationer som Wallapop eller Craigslist kommer säljare att skicka ett objekt och vänta på en köpare ...

Vad är Bebo? - dummies

Vad är Bebo? - dummies

Innan Facebook gick i centrum, var Bebo en av de mest populära på de sociala nätverkssidorna. Tillbaka i mitten av 1990-talet kanske några av er kommer ihåg Bebo. Den här webbplatsen har utvecklats och lanserats under MySpace och Hi5s dagar när socialt nätverkande först skedde i Internetgemenskapen. AOL: s 850 miljoner ...

Redaktörens val

Ser ut för makrovirus i Office 2003 - dummies

Ser ut för makrovirus i Office 2003 - dummies

Microsoft Office 2003 ger dig två sätt att skapa en makro. Det enklaste sättet är att spela in dina tangenttryckningar och sedan spela upp dem när du behöver dem. Det hårdare sättet att skapa ett makro är att använda Microsofts speciella makroprogrammeringsspråk (kallat Visual Basic for Applications eller VBA) för att skapa kraftfullare ...

Tio Office 2013 Snabbkommandon - dummies

Tio Office 2013 Snabbkommandon - dummies

Ett vanligt tema för Office 2013 är att alla program ser ut och fungerar lika. När du har läst hur du använder Word hittar du det inte mycket svårare att lära sig Excel eller PowerPoint eftersom flikflikarna alla fungerar på liknande sätt. Ännu bättre, samma tangentkommandon fungerar lika i alla Office 2013-program. Vid ...

Vad är kontorsmallar? - dummies

Vad är kontorsmallar? - dummies

Microsoft Word är det mest populära i Office 2013-programmen eftersom nästan alla behöver skapa textdokument av en eller annan typ. Med Word kan du skapa allt från faxöverdragsark till skolböcker till familjesemestrar. Du kan skapa ett tomt nytt dokument, eller du kan basera ett nytt ...