Hur man snabbt backar upp QuickBooks 2016 - dummies

Du är upptagen. Du har inte tid att lura dig med QuickBooks. Du vill bara göra ett passabelt jobb med säkerhetskopiering, och du har bestämt dig för hur ofta du planerar att göra det. Låter som din situation? Följ sedan dessa steg:

1Sätt en blank disk / skiva i rätt enhet.

Du kan säkerhetskopiera alla flyttbara skivor, inklusive flashminneapparater, bärbara hårddiskar och skrivbara cd-skivor. Observera dock att Intuit (tillverkaren av QuickBooks) rekommenderar att du inte använder kommandot QuickBooks backup för att flytta en backup-fil till en CD.

I stället rekommenderar Intuit att du säkerhetskopierar filen till hårddisken och sedan använder kommandot Windows File Copy för att bränna filen på skivan. Det här lösningen har en tendens att lösa några av de CD-skrivproblem som människor upplever när de säkerhetskopieras direkt till en CD från QuickBooks.

Du kan säkerhetskopiera alla fasta diskar, till exempel hårddisken eller en nätverksdisk, men fördelen med en flyttbar skiva är att du kan lagra den på en annan plats. Som en kompromiss kan du också använda en nätverksdisk. Du vill vanligtvis inte använda hårddisken (även om det här är bättre än ingenting) eftersom en av de katastrofer som kan hända med dina QuickBooks-data är ett fel på hårddisken.

Du kan också säkerhetskopiera dina QuickBooks-filer till ett nätverkslagringsområde.

2 Om du lagrar data för fler än ett företag, se till att företaget vars uppgifter du vill säkerhetskopiera är det aktiva företaget.

För att få reda på om rätt företag är aktivt, kolla bara på QuickBooks-programfältets titelfält, som heter det aktiva företaget. (Om du inte kommer ihåg att konfigurera flera filer, oroa dig inte. Du har nog bara en fil - det vanliga fallet.)

3Välj fil → Backup Company → Skapa lokal säkerhetskopiering för att starta säkerhetskopiering.

QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopiering.

Om du använder QuickBooks i flera användarlägen måste du växla till enanvändarläge innan du säkerhetskopierar filen. För att göra detta väljer du Arkiv → Byt till Enkelanvändarläge.

4Tell QuickBooks där du vill säkerhetskopiera QuickBooks datafil.

När QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopiering anger du platsen för säkerhetskopieringen genom att välja antingen alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

Om du vill säkerhetskopiera din QuickBooks-fil lokalt väljer du alternativet Lokalt backup.

5 Beskriv hur QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil.

Med den första dialogrutan Skapa säkerhetskopiering visas fortfarande, klicka på alternativknappen. QuickBooks visar dialogrutan Backup Options, där du anger hur och när QuickBooks säkerhetskopierar din datafil:

Välj en standardplats. Ange var backupfilen ska vara placerad. Du kan göra det antingen genom att ange sökvägen för säkerhetskopieringsmappen i rutan Tell Us Where to Save Your Backup Copies (den svåra vägen) eller genom att klicka på Browse-knappen och sedan använda dialogrutan Bläddra efter mapp som Windows visar för att välja en standard backup plats.

Finjustera backupoperationen. Dialogrutan Backup Options innehåller några kryssrutor som du kan använda för att finjustera den gamla QuickBooks-backupoperationen. Markera kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopiering till filnamnet, om det väljs, gör precis vad det står. Begränsa antalet säkerhetskopior i denna mapp Till [X] kryssrutan berättar QuickBooks att begränsa antalet säkerhetskopior av din QuickBooks-fil som lagras i säkerhetskopieringsmappen. Standardnumret för säkerhetskopior som hålls till hands är tre; det borde vara bra.

Ange säkerhetskopieringsreferensregeln. Du kan välja påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil Varje [X] Tider kryssrutan för att berätta QuickBooks det bör påminna dig så ofta för att säkerhetskopiera. Som standard påminner QuickBooks dig var fjärde gången du stänger en datafil, men du kan ersätta värdet i textrutan för att ange någon annan säkerhetskopieringsreferensfrekvens.

Välj ett alternativ för dataverifiering. QuickBooks erbjuder tre alternativ för dataverifiering: Komplett Verifiering (säkert men långsamt), Snabbare Verifiering (snabb men inte så noggrann) och Ingen Verifiering (sparar lite tid nu med risk för stora problem senare). Det fullständiga verifieringsalternativet är vad QuickBooks rekommenderar.

När du är klar med dialogrutan Alternativ för säkerhetskopiering klickar du på OK och sedan Nästa. QuickBooks visar den andra Skapa Backup-dialogrutan.

6 Bestäm när QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil.

Den andra backupguiden dialogrutan ger alternativknappar som du använder för att schemalägga när du vill säkerhetskopiera. Till exempel, för att ange att du vill säkerhetskopiera på plats, välj alternativet Spara det nu.

Obs! Första gången du säkerhetskopierar din QuickBooks-fil med kommandot Skapa säkerhetskopia frågar QuickBooks dig inte när det ska säkerhetskopiera din datafil. QuickBooks säkerhetskopierar bara datafilen och hoppar över det här steget.

7 Bekräfta reservplatsens plats och namn.

Med den andra dialogrutan Backup Wizard visas, klicka på Nästa. QuickBooks visar dialogrutan Spara säkerhetskopieringskopiering.

För att vara på den säkra sidan, bekräfta att filnamnet och mappplatsen som visas i dialogrutan Spara säkerhetskopieringskopiering är korrekt. Om mappplatsen inte är korrekt markerar du en ny mappplats från rullgardinsmenyn Spara. Om filnamnet inte är korrekt, redigera det namn som visas i textrutan Filnamn.

8Klicka på Spara.

QuickBooks säkerhetskopierar din datafil och visar en meddelanderuta som berättar att den har säkerhetskopierat din fil. Meddelandet ger också säkerhetskopieringsfilnamnet och mappplatsen.