Hur man ställer in bokföringsinställningar i QuickBooks 2010 - dummies

Du kan ange hur QuickBooks 2010 fungerar för dig genom att ställa in inställningar. Dessa inställningar har stor effekt på hur QuickBooks fungerar och hur en viss användare arbetar med QuickBooks. Du kan manuellt ändra bokföringspreferenser genom att välja Redigera → Inställningar. QuickBooks visar dialogrutan Inställningar, från vilken du kan komma åt alla inställningsinställningar.

Fliken Företagsinställningar ger följande allmänna bokningsalternativ samt inställningar för stängningsdatum:

• Använd kontonummer: Gör det möjligt att ange ett kontonummer för en transaktion. Den tillhörande kryssrutan Visa endast lägsta underkonto berättar att QuickBooks endast visar namnet och kontonummeret för en underkonto (om du använder en) istället för hela kontot.

  Om du använder många nivåer av underkonton kan det här alternativet verkligen städa upp vyer, vilket gör det lättare att berätta vilket konto du tittar på.

• Kräv konton: Berättar QuickBooks att du måste ange ett konto för en transaktion. Det är nog inte vettigt att avmarkera kryssrutan Kräv konton.

• Använd klassföljning: Gör det möjligt för dig att berätta QuickBooks som du vill använda inte bara konton för att spåra din ekonomiska information, men också klasser. Klasser låter dig enkelt dela upp information på kontonivå på ett annat sätt.

• Tilldela generellt journalnummer: Beräknar QuickBooks att ange nummer till de allmänna journalposter som du anger med kommandot Make Journal Entry.

• Varning när du skickar en transaktion till kvarvarande intäkter: Beräknar QuickBooks att visa ett varningsmeddelande när du eller någon annan försöker debitera eller kreditera det kvarhållna resultatkontot.

  Normalt vill du inte direkt debitera eller kreditera det kvarhållna resultatkontot. Och bara kvalificerade revisorer skulle under alla omständigheter gå in i transaktioner direkt i kvarhållen vinst.

• Datum Varningar: Berätta QuickBooks att varna dig när du eller någon annan går in i en transaktion med ett datum för långt tidigare eller för långt in i framtiden. Om du markerar något av rutorna Datumvarning, vill du också ange hur många dagar som är för långt in i det förflutna eller för långt in i framtiden.

• Slutdatum: Gör det möjligt att identifiera ett datum för vilket din QuickBooks-datafil inte kan ändras. Med andra ord, om du anger stängningsdatum till 31 december 2009, berättar du QuickBooks att du inte vill ha några ändringar i QuickBooks datafil före detta datum.Du kan också klicka på knappen Ange lösenord för att visa en dialogruta som låter dig skapa ett lösenord, vilket krävs om någon vill lägga till en gammal transaktion eller ändra en gammal transaktion.

Tidigare versioner av QuickBooks kan du slå på och av en granskningsfunktion genom att använda fliken Företagsinställningar i Redovisningsinställningarna. Men sedan 2007 tillhandahåller QuickBooks ett kontinuerligt revisionsspår, så du kan inte se kryssrutan Audit Trail längre. En revisionsspår, förresten, håller bara en lista över vem som gör vilka förändringar i transaktionerna.