Hur man använder rapportfönstret i QuickBooks 2011 - dummies

Om du är bekväm med att arbeta med Microsoft Windows, ska det vara en snap att arbeta med QuickBooks Report-fönstret. Längst upp i fönstret visar QuickBooks både knappar och lådor. Du använder dessa knappar och rutor för att ändra visningen av rapportfönstret och för att styra informationen som visas i fönstret Rapport.

Arbeta med rapportfönsterknappar

Rapportfönstret innehåller vanligtvis åtta olika knappar: Ändra rapport, memorera, skriva ut, e-post, exportera, dölj rubrik, dölj och uppdatera.

• Ändra rapport: Knappen Ändra rapport visar dialogrutan Ändra rapport. Du använder den här kommandoknappen för att anpassa en rapport.

• Memorize: Knappen Memorera visar dialogrutan Memorera rapport. När du har lagrat dessa inställningar kan du senare producera exakt samma rapport genom att välja den memorerade rapporten från undermenyn Rapporter → Memorized Reports.

  

• Skriv ut: När du klickar på Skriv ut visar QuickBooks dialogrutan Skriv ut rapporter, där du kan välja hur och var rapporten ska skrivas ut.

  

  Klicka på förhandsgranskningsknappen i dialogrutan Skriv ut rapporter för att visa förhandsgranskningsfönstret. Förhandsgranskningsfönstret visar hur dina utskrivna rapportsidor kommer att se ut.

• Email: Med kommandoknappen E-post kan du e-posta en kopia av rapporten som en bilaga. När du klickar på Email startar QuickBooks ditt e-postprogram för dig.

• Exportera: Om du klickar på Exportera knappen visar QuickBooks fliken Grundläggande i dialogrutan Exportera rapport som låter dig kopiera informationen i en rapport till en fil som ett kalkylbladsprogram som Microsoft Excel enkelt kan öppna.

  

  Om du vill kopiera rapporten till ett existerande Excel-kalkylblad, välj alternativet Existing Excel Workbook.

• Dölj rubrik: Du klickar på Hide Hide-knappen för att ta bort huvudinformationen, t.ex. företagsnamn. Om du gömmer rubriken kan du klicka igen på Hide Hide-knappen för att få den att visas igen.

• Kollaps: Kollaps-knappen kollapsar detaljer i en rapport. QuickBooks visar inte delkonton på en kollapsad rapport, endast konton. Om du vill kollapsa en rapport som du tidigare kollapsade klickar du på knappen Expandera.

• Uppdatera: Uppdatera-knappen berättar QuickBooks att uppdatera en rapportinformation för ändringar i QuickBooks datafil. Det här låter galet först, men du kan faktiskt lämna rapportfönster öppna. Det innebär att ett rapportfönster kan visa ett resultaträkning, till exempel från en vecka sedan.Genom att klicka på knappen Uppdatera vet QuickBooks att den ska uppdatera rapporten för de senaste ändringarna.

Använd fönstret Rapportfönster

Fönstret Rapport innehåller fem rutor: Datum, Från, Till, Kolumner och Sortera efter. Med dessa lådor kan du också kontrollera informationen som visas i fönstret Rapport och utseendet på informationen.

• Datum, Från och Till rutor kan du berätta för QuickBooks vilket rapporteringsintervall du vill visa i rapporten. Du använder dessa rutor för att berätta QuickBooks för vilken månad, kvart, år eller vad som helst, som du vill att rapporten ska utarbetas.

• Nedrullningslistan Kolumner visar en uppsättning kolumnval. I början visar QuickBooks en enda total kolumn för en rapport. Om du till exempel producerar en rapport som sammanfattar årliga inkomst- och kostnadsdata kan du använda rullgardinsmenyn Kolumner för att berätta QuickBooks som du vill se månadsvisa kolumner.

• Sortera efter rullgardinsmenyn gör att du kan välja hur information ska beställas i en rapport.