Intäkter och kostnadsdata i Excel Sales Prognos - dummies

Om din ekologiska nisch finns i företagets säljförvaltningskedja, är det troligt att du får en rekord i Excel om företagets försäljningsresultat, eller om du har någon som håller den för dig. Om dina produkter går bra, tycker du om att skjuta upp Excel, titta på resultaten och sucka tillfredsställande.

Om dina produkter inte fungerar som de borde, bränner du reflexen i Excel, tittar på resultaten och undrar hur du åtgärdar vad som har gått fel. Hur som helst är uppgifterna förmodligen i en Excel-arbetsbok, och det gör det lätt att göra prognoserna.

Byggintäkterna är ganska enkla. Du bestämmer din prognosperiod (den tid som representeras av varje observation i din baslinje) och vid behov använder du Excel för att räkna upp totala intäkterna för varje period i din baslinje. Nu är du redo att förutse hur mycket du ska ta med in under den kommande perioden.

Kostnadsberäkning, särskilt försäljningskostnaden, är svårare. Ska du inkludera kostnaden för sålda varor? Självklart kommer du att inkludera kostnaderna för försäljningsrepresentanters löner och provisioner, produktförstärkningar, förskott, skräp-och-smycken, resor och underhållning. Vad sägs om indirekta kostnader?

Ett sätt att gå vidare är att subtrahera dessa kostnader för varje period i baslinjen från intäkterna för samma period för att få en vinstestimation för perioden. Detta skapar en ny vinstbaslinje som du kan använda för att förutse nästa periodens vinst.

Men hur är det med möjlighetskostnader? När du spenderar pengar för att stödja försäljningen av en produktlinje, omdirigerar du resurser från en annan produktlinje. Det här är en möjlighetskostnad: Du fick möjlighet att spendera pengarna till stöd för Gidgets istället för Widgets, och du kanske har skapat mer intäkter och mer vinst om du hade använt pengarna för att hjälpa till att sälja Widgets.

Ingen regel för redovisning berättar om du ska inkludera möjlighetskostnader i dina vinstberäkningar. Här gör du inte redovisning, du är med för att hjälpa till med att lägga dina planer. Figuren illustrerar hur prognoser kan hjälpa dig att planera hur du stöder produktlinjer.

Funktionen TREND-kalkylark baseras på linjär regression - här använder man den historiska relationen mellan kostnader och intäkter.

Uppgifterna om Widgets och Gidgets är ganska enkla. Figuren visar de faktiska intäkterna och de faktiska direkta kostnaderna för att stödja varje produktlinje under varje månad från januari 2014 till juli 2016 i rad 3 till rad 33. Arbetsbladet får vinstsiffrorna helt enkelt genom att subtrahera kostnaderna från intäkterna.

Row 35 visar prognoser för augusti 2016. Så här får det dem:

Det förutspår kostnaderna för augusti 2016 med exponentiell utjämning; se kapitel 15 för mer information, men för de av er som spelar tillsammans hemma har utjämningskonstanten ännu inte optimerats genom att minimera det genomsnittliga kvadratfelet.

1. Kostnadsprognoserna visas i cellerna C35 och G35.

   För varje produkt prognostiserar intäkterna för augusti 2016 med hjälp av metoden

2. regression (där du använder ett pålitligt förhållande mellan försäljningsintäkter och en eller flera prediktorvariabler för att göra din prognos) av funktionen TREND-arbetsbladet. Användning av information om det historiska sambandet mellan kostnader och intäkter för varje produkt, prognostiserar i cellerna B35 och F35 vad intäkterna skulle vara, med tanke på kostnadsprognoserna.

   Det förutspår vinsten för augusti 2016 genom att subtrahera prognoskostnaden från prognosintäkterna.

3. Lägga till prognosavkastningen för båda produktlinjerna resulterar i en total vinst för augusti 2016 på $ 11, 330.

   Nu, vad händer om du utnyttjade möjligheten att stödja Widgets och istället hällde dem till Gidgets? I nästa figur kan du se effekten av att överge Widgets och sätta sina kostnader - de resurser som ditt företag tillbringar stödja Widgets - till att bara stödja Gidgets.

Vad händer när du överger Widgets och lägger sina kostnader till stöd för Gidgets.

Här är kolumnerna A till och med H identiska med de i den tidigare figuren. Kolumner J till och med K visar effekten av att ta resurserna borta från Widgets och använda dem för att stödja Gidgets. Följande steg visar hur man får dessa prognoser:

I cell K3 anger du

1. = C3 + G3 och kopierar och klistrar in formeln i cellerna K4 till K33 och i cellen K35. Kolumn K har nu summan av de faktiska kostnaderna för de två produktlinjerna från januari 2014 till juli 2016, plus summan av prognoskostnaderna i K35.

   Ange i cellen J3

2. = (F3 / G3) * K3 och kopiera och klistra in formeln i cellerna J4 till J33. Denna formel får förhållandet mellan intäkter och kostnader för Gidgets i januari 2014 och multiplicerar den med de totala kostnaderna som visas i cell K3. Effekten är att tillämpa ett mått på bruttomarginal till en högre kostnadsmått och uppskatta vad intäkterna för Gidgets skulle vara i det fallet.

   I cell J35 anger du denna formel

3. = TREND (J3: J33, K3: K33, K35) . Detta förutser intäkterna för Gidgets i augusti 2016, med hänsyn till sambandet mellan prognoser för intäkter och kostnader i J3 till K33 om du bestämde dig för att bara stödja Gidgets.

   För att få en prognos för vinst för Gidgets endast i augusti 2016, skriv in

4. = J35-K35 i cell L35. Observera att summan av vinsten i augusti 2016 för Widgets och Gidgets är $ 4, 128 + $ 7, 201 = $ 11, 330. Men om du har begått dina Widget-resurser till Gidgets, skulle din vinst för augusti 2016 vara $ 14,004 - $ 2, 674 mer. I råa dollar verkar det inte så mycket, men det är en ökning med 24 procent.Generationer av europeiska casinoägare har vuxit rik på mycket mindre fördelar.

Anledningen är givetvis att bruttomarginalen på Gidgets är större än den på Widgets, även om dina intäkter på Widgets är nästan 30 procent större än på Gidgets. För att sammanfatta:

I kolumn K verkar du som om du hade begått alla dina resurser till Gidgets endast, från januari 2014 till juli 2016. Effekten är att ta bort allt stöd från Widgets och lägga till det till stödet som ges till Gidgets.

• I kolumn J beräknar du intäkterna du tjänar om du bara stödjer Gidgets, med den historiska marginalen för Gidgets.
• Med TREND-funktionen regresserar du intäkterna i J3 till J33 på kostnaderna i K3 till K33 och tillämpar resultatet till den beräknade kostnaden i K35. Subtrahera K35 från J35 för att få en vinstprognos om du känner igen dina möjligheter och stöder bara Gidgets.
• Använda två olika scenarier - Widgets med Gidgets och Gidgets alone - gör det här exemplet lite svårare att följa. Men det är en realistisk illustration av hur du kan använda den grundläggande prognosfunktionen TREND för att hjälpa till att fatta ett välgrundat beslut om resursallokering.

Naturligtvis skulle andra överväganden vara avgörande för beslutet att flytta resurser från en produktlinje till en annan. En analys av felets natur i prognoserna (ofta betecknade resterna), sänkta kostnader, eventuell omkolning för att stödja tillsatt tillverkning kapacitet i en produktlinje, behovet av löpande stöd för kunder som har investerat i Widgets, och så vidare. Men ett av kriterierna är nästan alltid ekonomiska uppskattningar, och om du kan prognostisera ekonomin med självförtroende är du före spelet.