Säkra din Access 2003-databas som en MDE-fil - dummies

Om du skapar en Access 2003-databas för andra människor - speciellt personer som kan vara en teenybit clueless om Access - kanske du vill låsa upp din databas för att förhindra andra användare att göra ändringar som kan bryta den. Du kan lägga till säkerhet i form av användarnamn och lösenord, men ett enklare alternativ är att ändra din databas från en MDB-fil till en MDE-fil.

En MDE-fil är samma som en vanlig Access MDB-databasfil med följande ändringar:

• Alla VBA-procedurer är sammanställda - konverteras från läsbar kod (i alla fall läsbara) till ett format som endast datorn förstår. Denna ändring hindrar en databasanvändare från att läsa eller ändra din VBA-kod.
• Ingen kan skapa formulär eller rapporter eller ändra befintliga (du kan inte ens öppna dem i designvyn). Du kan inte heller importera någon.

Var noga med att behålla en kopia av din ursprungliga MDB-fil! Om du behöver göra ändringar i din VBA-kod, formulär eller rapporter (eller skapa nya) måste du använda MDB-filen, inte MDE-filen. MDE-filer används oftast för frontenddatabasen när du delar upp en applikation i två databaser (främre och bakre änden).

Skapa en MDE-fil

Det är enkelt att spara MDB-filen som en MDE-fil. Följ dessa steg:

1. Se till att din databas finns i filformatet Access 2002/2003 genom att öppna databasen.

Ta en titt på titellinjen i databasfönstret. (Tryck på F11 om det inte är synligt.) Om titellistan säger "(Access 2000-filformat)" måste du konvertera det till det senaste filformatet.

2. Välj Verktyg -> Databasverktyg -> Gör MDE-fil.

Tillgång stänger databasen för att göra omvandlingen. Då ser du dialogrutan Spara MDE som.

3. Ange mapp och filnamn för filen och klicka på Spara-knappen.

Åtkomst skapar den nya MDE-filen medan du lämnar den ursprungliga MDB-filen oberörd. Då öppnas den nya MDE-filen.

Om åtkomst löser ett problem när du gör MDE-filen visas ett meddelande med en Visa Hjälp-knapp. Klicka på knappen för att ta reda på vad som är fel.

Göra uppdateringar senare

Förr eller senare kommer du att vilja göra en ny rapport eller fixa ett irriterande skrivfel i en form. Du måste gå tillbaka till din MDB-fil för att göra sådana ändringar, eftersom du inte kan göra ändringar i en MDE-fil.

Om MDE-filen är en front-end-fil, utan data lagrad i den, kan du bara göra dina ändringar i den ursprungliga MDB-filen och återföra den som en MDE-fil. Eftersom alla dina data bor i backend-databasen är du helt och hållet inställd.

Men om din MDE-fil innehåller tabeller som är fulla av värdefull information, kan du inte bara överge det. Om du använder MDE-filen för att göra datainmatning och redigering innehåller den filen dina aktuella tabeller. Den ursprungliga MDB-filen har redigerbara formulär, rapporter och VBA-kod, men har inte den senaste versionen av data som lagras i dina tabeller. Inget problem.

Följ dessa steg för att uppdatera din MDE-fil:

1. Byt namn på din MDE-fil som en backupfil.

Till exempel lägg till dagens datum till slutet av filnamnet (strax före. Mde-delen). Du håller på att skapa en ny MDE-fil, men du vill inte förlora data i den här filen.

2. Öppna den ursprungliga MDB-filen och gör några ändringar för att innehålla de formulär, rapporter och VBA-kod du vill ha.

Om du planerar att göra drastiska ändringar, gör en säkerhetskopia av MDB först.

3. Välj Verktyg -> Databasverktyg -> Gör MDE-fil och spara den som en MDE-fil med namnet som din MDE-fil ursprungligen hade.

Nu har du en uppdaterad MDE-fil med nya, förbättrade formulär, rapporter och VBA-procedurer, men med gamla data. Du har också en uppdaterad MDB-fil med dina nya förbättrade formulär, rapporter och VBA-kod (men föråldrade tabeller).

4. Ta bort alla tabeller från den här nya MDE-filen.

I databasfönstret klickar du på tabellerna i objektlistan, klickar på varje tabell i listan som visas i den högra rutan och trycker sedan på Delete-tangenten för varje tabell. Du måste bekräfta varje radering genom att klicka på Ja-knappen. Att ta bort tabeller låter farligt, men kom ihåg att alla dessa tabeller har lagrats säkert i din gamla MDE-fil.

5. Importera tabellerna från den gamla MDE-filen till den nya.

Välj Arkiv -> Hämta extern data -> Importera och välj det namn du gav din gamla MDE-fil i steg 1.

Du hittar dialogrutan Importerobjekt, med flikar för tabeller, frågor, formulär, rapporter och andra föremål.

6. Klicka på knappen Välj allt med tabellen Tabeller vald och klicka sedan på OK.

Tillåt importera dina tabeller från den ursprungliga MDE till de nya MDE-filerna, ersätta de äldre data i tabellerna.

7. Importera eventuella frågor eller makron i den gamla MDE-databasen som du skapade eller ändrade.

Upprepa steg 5 och 6, men använd fliken Frågor och makron i dialogrutan Importerobjekt för att importera det som har ändrats.

Om du ska göra detta ofta, överväga att dela upp ditt bord i en främre ände och en bakre ände. Med en delad databas behöver du inte importera dina uppdaterade tabeller: Du kan bara lämna dem i oförändrad backend-databas.