Med hjälp av QuickBooks för att hantera lager i ett tillverkningsföretag - dummies

Spårningsinventering i ett tillverkningsföretag är svårare än i andra typer av företag. När du koker ner allt som är kärnan i QuickBooks, kommer problemet att härröra från ett par svåra redovisningskrav:

I en tillverkningsmiljö kombinerar tillverkaren råvaruprodukter till färdiga varor. Det betyder - och det här är den utmanande delen - att tillverkningsprocessen minskar inventeringsräkningen och värdet för vissa varor (råvarorna eller komponenterna) och samtidigt ökar räkningen och värdet på den andra, varor föremål.
I en tillverkningsmiljö säger reglerna att du inte bara räknar värdet på objekt i värdena för varor med färdiga varor. Du räknar också kostnaden för arbetskraft och fabrikskostnader som används vid tillverkningen av föremålen.

QuickBooks löser det första problemet relaterat till tillverkningsinventariet, men det löser inte eller adresserar det andra problemet. Lyckligtvis, så länge du är en liten tillverkare, behöver du förmodligen inte oroa dig för det andra problemet. Du borde fråga din CPA om detta. Men oroa dig inte - Kongressen och Internal Revenue Service har gett en hel del kryphål som gör bokföringen lättare för de små killarna.

Hantering av tillverkad lager är det enkla sättet

Om du använder QuickBooks Pro eller några tidigare versioner av QuickBooks Premier har du inte möjlighet att redovisa tillverkning av lager i QuickBooks. Det bästa du kan göra är gruppobjekt som kan kombineras med enskilda objekt i kundens faktura.

Detta tillvägagångssätt låter slarvigt, men det är inte så illa som du kanske tror vid första rodnad. Du kan välja att bara visa gruppobjektet i en kundfaktura. Det betyder - att återvända till blomisten som säljer röda rosor och vaser - att blomsterhandlaren kan "tillverka" en kristallvase med ett dussin röda rosor och sedan visa det tillverkade objektet som en gruppobjekt i kundens faktura.

Det enda som är problematiskt om "bara använda ett gruppobjekt" -tillvägagångssätt är att det inte ger dig möjlighet att spåra de färdiga varornas inventeringsvärden.

Utföra lagerbokföring i QuickBooks

För att ta hänsyn till tillverkning av lager i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions, lägger du till lagerinställningar i produktlistan för de artiklar som du tillverkar. Du registrerar också tillverkningen av objekt som du … väl, tillverkar dem.

Antag att Pine Lake Porslin huvudsakligen bara köper och säljer kaffekrusar och andra porslindödader. Men också antar att Pine Lake Porcelain en gång om året monterar en samling röda kaffekronor i en boxad St. Valentines Day presentuppsättning. I det här fallet kan QuickBooks spela in sammansättningen av en boxad presentuppsättning som kombinerar till exempel fyra röda kaffekronor, en kartonglåda och lite vävnadspapper.

Lägga till lagermonteringsdetaljer

För att beskriva tillverkade artiklar, följ dessa steg:

Välj Listor → Artikellista.
QuickBooks visar fönstret Lista.
Klicka på objektknappen i objektlistfönstret och välj Ny i rullgardinsmenyn.
QuickBooks visar fönstret Ny artikel.
Välj alternativet Inventory Assembly i listrutan Typ.
QuickBooks visar Inventory Assembly versionen av fönstret New Item.
Ange det konto som ska användas för att spåra det här objektets kostnad när du säljer det.
QuickBooks föreslår försäljningskostnaden för varor. Om du har skapat andra konton för dina COGS väljer du det andra lämpliga kontot.
Beskriv det tillverkade objektet.
Skriv en beskrivning av objektet som du vill se i dokument som dina kunder ser, till exempel fakturor. (QuickBooks föreslår samma beskrivning som du använde i textrutan Beskrivning på köptransaktioner som standard.)
Ange det belopp du debiterar för objektet i försäljningsprisrutan.
Ange om det tillverkade objektet är föremål för moms genom att använda listrutan Skattekod.
Använd rullgardinsmenyn Inkomstkonto för att ange det konto som du vill använda QuickBooks för att spåra resultatet från försäljningen av objektet.
Identifiera de komponenter som går in i det färdiga objektet.
Använd listan över beståndsdelar för att identifiera de enskilda komponentobjekten och de kvantiteter som behövs för att göra lagerförpackningen. Varje komponentobjekt går på en separat rad i listan. Inte för överdriven, men notera att du identifierar både komponentobjektet och antalet komponenter som behövs.
Identifiera tillgångskontot.
Ange det andra aktuella tillgångskonto som du vill använda QuickBooks för att spåra värdet på det här inventeringsobjektet.
Välj en byggpunkt.
Använd fältet Byggpunkt för att ange den lägsta inventeringskvantiteten för det här objektet som kan förbli innan du tillverkar mer. När inventeringsnivån faller till den här kvantiteten, lägger QuickBooks en påminnelse till listan Påminnelser och meddelar dig att du måste göra mer av objektet.
Ignorera On Hand och Total Value-rutorna.
Se det på Hand-box? Lämna den till noll. Att ange ett nummer nu är att spela in en okategoriserad transaktion, och du vill inte göra det. Fortsätt och lämna också Totalvärdesfältet till noll.
Lämna rutan As Of, eller skriv in det aktuella datumet.
Det spelar ingen roll.

Inventory Assembly versionen av fönstret New Item.

Inspelningstillverkning eller montering av föremål

För att bygga upp en montering, välj kommandot Leverantörer → Inventarverksamhet → Bygg sammansättningar.QuickBooks visar fönstret Build Assemblies. Allt du gör är att välja den sak du vill bygga från rullgardinsmenyn Assembly Item och ange sedan den mängd som du (eller någon olycklig medarbetare) byggt i rutan Mängd att bygga i nedre högra hörnet. Då klickar du antingen på Bygg & Stäng eller Bygg & Ny knapp. (Klicka på Build & New-knappen om du vill spela in en sammansättning av några andra objekt.)

Byggmonteringsversionen av fönstret Nyhet.

Här är några saker att komma ihåg om kommandot Build Assemblies:

I det övre högra hörnet av fönstret visar QuickBooks den mängd montering du har till hands och antalet kunder som har beställt. Det är ganska bra information att ha, så kom ihåg att det är där.
En tabell i fönstret Build Assemblies visar vad som går in i din produkt. Inte så att du bryr dig, men det här är en materialförteckning.
I nedanstående lista över materiallistor visar QuickBooks det maximala antalet aggregat som du kan göra, med tanke på dina nuvarande lagerinnehav.
När du bygger ett objekt, justerar QuickBooks varulagerna. Om du gör boxade presentuppsättningar, var och en med fyra röda rånar och två förpackningsvävnader, reducerar QuickBooks objektet räkningar av röda rånar och förpackningsvävnader, och ökar varornas räkneantal när du registrerar byggnaden.

Några av komponenterna som används i en montering kan inte vara lagerobjekt. Du kan använda icke-inventeringsdelar i en montering.

Hantera flera lagerplatser

Med QuickBooks Enterprise Solutions kan du hantera utmaningen att lagra inventarier på flera platser. Om du vill aktivera den här funktionen, heter Advanced Inventory Tracking, väljer du kommandot Redigera → Inställningar, klickar på Objekt och lager, klickar på fliken Företagsinställningar och klickar sedan på knappen Avancerade lagerinställningar.

Om du använder Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks, visar QuickBooks dialogrutor som låter dig bygga en lista över inventeringsplatser och lägger till fält i lämpliga fönster och dialogrutor så att du kan spåra lagerobjekt per webbplats. Om du inte använder Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks, visar QuickBooks information om hur du kan uppgradera till Enterprise Solutions.