Lägga till nya kontakter i lag! 2005 - dummies

På den enklaste nivån är huvudformålet med ACT! är att fungera som en plats för att lagra alla kontakter som du interagerar med dagligen. Du kan lägga till och redigera alla dina kontakter i fönstret Kontaktdetaljer eftersom det innehåller all information som gäller en viss post och låter dig se alla dina kontaktfält.

Du har förmodligen många kontakter som du dör för att komma in i din databas, så hoppa precis in och följ dessa steg:

Om du inte redan finns i fönstret Kontaktdetalj, gå dit genom att klicka på ikonen Kontakter på ACT! Nav bar.
I fönstret Kontaktdetaljer väljer du på ett av tre sätt att lägga till en ny kontakt i din databas:
- Välj Kontakt → Ny kontakt.
- Klicka på ikonen Ny kontakt på verktygsfältet.
- Tryck på Infoga-tangenten på tangentbordet.
Starta någon av föregående kommandon resulterar i en tom kontaktlista. Du är nu redo att skriva in den nya kontaktens information.
Börja med att skriva in information genom att klicka i fältet Företag och skriva kontaktens företagsnamn.

ACT! skiljer inte mellan faktiska kontakter och tomma kontakter. Om du inte fyller i information eller upprepade gånger trycker du på Infoga-tangenten visas många tomma kontaktuppgifter, som inte går till nytta och tjänar bara till att täppa till databasen. Så, även om du är fri att lämna någon av ACT! Fält tomma, du måste skriva in något, så börja med företagets namn.

Du kan alltid gå tillbaka till en post senare och lägga till, ändra eller radera någon information i något fält.
Klicka i nästa fält där du vill ange information och börja skriva.

Du kan också använda Tab-tangenten för att gå vidare till nästa fält. Om du oavsiktligt trycker på Tab-knappen en gång för ofta kan du upptäcka att du avancerade ett för många fält och hamnade i fel fält. Men var inte rädd: Tryck och håll ner Skift-tangenten och tryck sedan på Tab för att flytta markören i omvänd riktning.
Fortsätt fylla i fält.

ACT! levereras med cirka 50 förprogrammerade fält som speglar de flesta användares behov. Många av fälten är ganska självförklarande (och återspeglar den typ av information som du förmodligen förväntar dig att hitta i en adressbok): kontaktnamn, företagsnamn, telefon, stad, stat och postnummer. Dessa är bekvämt placerade i den övre halvan av kontaktdetaljfönstret. Några av fälten är lite mindre uppenbara:
- Adress: Om du antar att de tre fälten ACT! föreskriver adressen är avsedd att lagra tre alternativa adresser, du har fel!Det andra och tredje adressfältet är avsedda för riktigt långa adresser. Det här fältet är ett bra ställe att inkludera ett byggnamn om det är en integrerad del av adressen.
- 5160-stil etiketter, vanligtvis används för masspostningar, skriver i allmänhet fyra informationslinjer: företag, kontakt, gatuadress och stad / stat / postnummer (alla på fjärde raden). Om du behöver använda andra och tredje adressfälten behöver du större etiketter.
- ID / Status: Fältet ID / Status är i huvudsak kategorifältet, och det skickar alla dina kontakter till kategorier. Genom att använda fältet ID / Status behöver du inte manuellt skapa en mängd olika databaser: en för dina vänner, en för dina kunder, en för dina leverantörer och så vidare. Fältet ID / Status kommer förinställt med ett par dussin av de vanligaste kategorierna, inklusive vänner, kunder, leverantörer och konkurrenter, vilket gör att du letar efter var och en av dessa kategorier i en enkel stund.
- Hälsning: Det här fältet avser namnet som kommer efter ordet Kära i ett brev, som används i dina brevmallar. Som standard är ACT!, är den vänliga typen, använder förnamnet. Gärna byta hälsning till en mer formell.
- Om du föredrar att använda den mer formella hälsningen som standardinställning väljer du Verktyg → Inställningar och klickar på knappen Hälsningsinställningar som ligger bekvämt på fliken Allmänt.
- Hänvisat till: Det här fältet är en av de mest vanliga i databasen. Information som skrivs in i det här fältet används i rapporten Källa för hänvisningar; Underlåtenhet att ange Refererad Med information gör rapporten oanvändbar. Så vad är big deal? Antag att du betalar för reklam i två tidningar - skulle inte veta vilken som lockade de flesta utsikterna vara trevligt? Om du deltar på mässor eller lägger mycket tid och energi på din webbplats, vill du inte veta om dina ansträngningar har resulterat i något nytt företag? Och om en befintlig kund skickar dig massor av nya leads, skulle han inte hedra honom med en fin skinka i jul snarare än det vanliga fruktkakan vara trevligt?
- Användare: Observera att flera användarfält är i nedre halvan av fönstret Kontaktdetaljer. Dessa fält innehåller information som är specifik för ditt företag.
- Lämna dessa fält tomma tills du byter namn på dem. Om du inte gör det kan du sluta med olika typer av data som skrivs in i ett fält.
  
  Du kan alltid gå tillbaka och lägga till, ändra eller ta bort fältdata när som helst!
Var inte orolig när ACT! Formatera automatiskt några av dina fältdata när du anger information.
Lägg till dina uppgifter så enhetligt som möjligt.
Lägg till flera poster i ett fält om det behövs.

Generellt är det bästa sättet att begränsa dig till ett objekt per fält. Men från tid till annan finner du en situation där en kontakt faller i två kategorier. JoAnne Chamar kan till exempel vara både en vän och en klient. I den här situationen kan du använda rullgardinsmenyn för att ange mer än ett objekt i ett fält.

För att välja flera kriterier som ska ingå i ett enda fält, följ dessa steg:
- a. Placera markören i fältet.
- b. Kontrollera dina önskade val.
- c. Klicka på önskade poster i dialogrutan Redigera listvärden.
- d. Klicka någonstans utanför dialogrutan för att stänga den.
  
  De olika posterna visas i fältet, åtskilda av ett komma.
När du fyller i informationen för varje ny kontakt, glöm inte att klicka på de olika flikarna längst ner i din layout.

Du hittar ytterligare fält som lurar på dessa flikar. Fliken Hemadress är den plats du registrerar personlig information om en kontakt. Du kan ha några andra flikar som du också kan välja mellan.

Olika layouter visar olika flikar. Om du ändrar din nuvarande layout tittar du noga på en annan uppsättning flikar.

Om du glömt att klicka på flikarna längst ner i fönstret Kontaktdetaljer kan du bara se bort från några av de fält som du behöver fylla i viktig information. Så var noga med att klicka på de här flikarna!
Spara den nya kontaktinformationen.

Teoretiskt behöver du inte spara ny kontaktinformation. Det sparas om du gör något av följande:
- Kör någon annan ACT! kommando, som inkluderar allt från att lägga till en anteckning eller en försäljningsmöjlighet för att planera en tid.
- Flytta vidare till en annan post i databasen.
- Klicka på Spara-knappen (representerad av den lilla diskettenheten på verktygsfältet).
- Tryck på Ctrl + S.