Skapa ett index för ett Word 2007-dokument - dummies

Om du vill skapa ett index för ditt Word 2007-dokument, första uppgiften är att markera de ord eller fraser som du vill inkludera i indexet. Det vanligaste sättet att göra det är att infoga en indexmarkör i dokumentet vid varje förekomst av varje objekt som ska visas i indexet.

Markera indexposter

För att markera indexposter manuellt, följ dessa steg så länge du kan vara vaken:

1. Öppna dokumentet du vill indexera.

2. Välj det ord eller frasen du vill ha i indexet med hjälp av musen eller tangentbordet.

3. Tryck på genvägsknappen Alt + Shift + X.

Alt + Shift + X är ett av Word: s mer minnesvärda kortkommandon, för att vara säker. Det öppnar dialogrutan Mark Index Entry.

4. Dubbelkontrollera innehållet i huvudinmatningsfältet. Om det är korrekt, klicka på Markera-knappen. Om inte, korrigera det och klicka sedan på Markera.

Texten behöver inte visas i indexet exakt som det visas i dokumentet. Du kan markera en förkortning för att inkludera i indexet, till exempel, men redigera huvudfältet så att hela stavningen av ordet, snarare än förkortningen, visas i indexet.

5. För att indexera en post under ett annat ord, skriv alternativet i huvudfältet och klicka på Markera igen.

Till exempel kanske du vill skapa en post för "mutt, mangy" förutom "mangy mutt. ”

6. Markera eventuella ytterligare indexposter genom att markera dem i dokumentet och klicka på Markera-knappen.

Dialogrutan Markindex-inmatning fungerar något som dialogrutan Stavningsskrivning på sättet att den stannar på skärmen så att du effektivt kan markera ytterligare indexposter. Så, när dialogrutan Mark Index Index visas, kan du välja texten för en annan indexinmatning och klicka sedan på Markera för att markera den. Du kan hålla indexering så länge du har energin.

7. När du markerat alla de indexuppgifter du vill ha, klicka på Stäng-knappen.

Indexposterna är markerade med specialkoder formaterade som dold text så att du inte normalt kan se dem och de skriver inte ut. De är där, men väntar på att räknas när du skapar indexet.

Här är några tips om hur du förbereder dina indexposter:

• Det bästa sättet att skapa ett index är efter att du har skrivit och redigerat ditt dokument. Att skapa indexposter när du skriver ditt dokument fördröjer dig bara och distraherar dig från din primära uppgift: skriva.
• Om du stöter på ett ord eller en fras medan markeringsindexposter som du vet finns på andra ställen i ditt dokument, klickar du på Markera alla-knappen i dialogrutan Markeringsindexinmatning.Genom att klicka på Markera alla-knappen skapar du en indexinmatning inte bara för den valda texten utan också för alla andra händelser av den valda texten i dokumentet.
• Varje gång du markerar en indexpost aktiverar Word alternativet Visa alla formateringsmärken, vilket inte bara visar den dolda texten som används för att markera indexposter, men också andra tecken som normalt är dolda för visning, till exempel fältkoder, fliktecken, valfria bindestreck osv. Detta beteende är normalt, så bli inte förvånad när det händer.
• Indexposter ser något ut så här: {XE "mangy mutt"}, formaterad som dold text. Du kan redigera indexposttexten (delen mellan citattecken) om du vill ändra en indexpost när du har skapat den.

Skapa index

När du har markerat indexposter är processen för att generera indexet relativt enkelt:

1. Flytta infogningspunkten till den plats där du vill att indexet ska visas.

Indexet börjar vanligtvis på en ny sida nära slutet av dokumentet.

2. Öppna fliken Referenser på bandet och klicka sedan på Infoga-knappen som finns i Index-gruppen.

Dialogrutan Index visas.

3. Välj den indexformat du vill ha på rullgardinsmenyn Formater.

4. Spela med de andra kontrollerna på Index-fliken för att finjustera indexet.

• Typ: Gör det möjligt att placera indexunderlag på separata streckade linjer (indragna) eller köra ihop (inlösen).

• Kolumner: Ställer in antalet kolumner du vill ha i indexet. Två är normen.

• Språk: Om du har flera språkalternativ installerade i Word kan du välja vilket språk som ska användas här.

• Högerjustera sidnummer: Markera den här kryssrutan om du vill att sidnumren placeras i den högra kanten av indexet.

• Tabellledare: Ändrar eller tar bort den prickade raden som förbinder varje indexpost till sidnumret. Du kan bara ta bort den prickade raden när du väljer alternativet Rätta rätt sidnummer.

• Formater: Gör det möjligt att välja ett av flera förinställda format för indexet. Eller du kan ange från mall för att använda format i dokumentets mall för att bestämma formateringen för indexet.

5. Klicka på OK.

Indexet läggs in i dokumentet.