Hur man katalogiserar befintliga extrahera filer - dummies

När du börjar överväga vad du ska göra om extraktionsfilerna och andra typer av slags datalagringsmiljöer som finns i din organisation, måste du hitta dem - som du kanske skulle ha svårt, med tanke på de omgivande naturen hos dessa miljöer.

Här är ett tips: Följ rapporterna. Genom grupparbeten och individuella möten bestämma och katalogisera de rapporter som anställda använder i hela organisationen som du arbetar med för att bygga ett datalager. Några av dessa rapporter kommer antagligen direkt från produktionsapplikationerna och deras respektive databaser och filer.

För tillfället oroa dig inte om dessa produktionsapplikationsrapporter. (Håll reda på dem, för du kan använda dem som en utmärkt utgångspunkt för analysen "Vilka data behöver vi?", Vilket avgör vad du vill lägga in datalageret.) Andra rapporter kommer från data som extraheras från en eller flera applikationer och lagras någonstans. Dessa rapporter är de som ska koncentreras om nu.

Använd uppsättningen rapporter som utgångspunkt, bestämma först vem som använder dem och vem ansvarar för att generera dem. Du behöver veta vem som använder de genererade rapporterna eftersom du kan upptäcka att ingen använder dem längre. Bara genom att utvärdera inventeringen av rapporter och deras nuvarande utnyttjande, är du halvvägs klar med att eliminera denna funktion som inte är riktigt användbar från din datalagringsmiljö (och hantera dess komplexitet).

När du förstår rapportens användningsmönster får du veta vilka personer som är ansvariga för att generera rapporterna. De är de som förmodligen kan berätta för var de får data, vilka processer de använder för att förbereda och ladda data innan de kör rapporterna och vilka problem och problem de har med tillgång till data och integritet.

Ibland känner ingen enskild person hela slutet-till-slutet-sekvensen av steg som används för att extrahera data, förbereda och organisera den data och köra rapporterna - speciellt när dessa processer passerar organisationsgränser. (IT-organisationen hanterar till exempel den första utvinningen av data och en viss rudimentär kvalitetssäkring, och affärsorganisationen hanterar sammanslagningsprocesserna och kör rapporterna.)

I dessa situationer får alla dessa människor i samma rum för att diskutera och komma överens om hur sakerna fungerar. Du kan undvika att spendera mycket tid på att spela "han sa", sa hon "med människor som uppriktigt sagt försvårar dig med dina ständiga frågor och förfrågningar om möten.

Så småningom får du en komplett bild av vem som använder vilken data, vem som är ansvarig för att göra data tillgängliga och vad som händer bakom kulisserna för att få allt att hända.

Glöm inte varför en del av bilden - för vilka affärsändamål extraheras filer används. Du måste ta reda på den här informationen ändå, som en del av din kravanalys. Medan du checkar ut vad som händer idag, ställ frågor när du har användarnas uppmärksamhet, till exempel:

• Varför behöver du informationen i rapporten?

• Vilka beslut hjälper den här rapporten till att göra?

• När du analyserar data på rapporten, vem kommunicerar du med dina resultat?

Din frågeställning ska följa en traditionell förståelse av vad kraven på rapporten är. Att få en fast förståelse av dessa frågor vid denna analyspunkt kommer att spara tid på lång sikt.