Hur man skapar ett index i Word 2013 - dummies

Skapa ett index skulle vara skrämmande utan verktyg för att hjälpa dig. Med Word 2013s indexeringsverktyg måste du markera de viktiga orden som ska inkluderas i ditt index, men Word kan alfabetisera inmatningarna för dig och hålla reda på sidnumren på vilka dessa ord visas.

Med andra ord är det att skapa ett index ett tvåstegsförfarande:

1. Markera indexposter i dokumentet.

2. Kompilera indexet.

Vid inmatning av inmatningar kan varje post vara en av tre typer:

• A huvudinmatning visas i alfabetisk ordning i indexet. Det här är de viktiga orden som dina läsare kan se upp.

• A subentry visas underordnat en huvudinmatning. Subentrar är lämpliga när en term är meningsfull endast i samband med en huvudbeteckning. Om till exempel huvudinmatningen är Inbördeskrig kan du ha ett underområde på Ekonomisk påverkan .

• A korsreferens är en hänvisning till en huvudinmatning. En korsreferens är användbar när en term är en förkortning till en annan. Till exempel kan huvudinmatningen vara USA och korsreferensen kan vara USA .

• Korsreferenser är också användbara när ett visst ord som en användare sannolikt kommer att slå upp är inte samma ord som används för det ämnet i boken. Antag förmodligen att du skriver om funktionen Sök i Word; du kan lista Sök som en korsreferens till Sök, om läsaren inte visste det officiella namnet på funktionen.

Så här markerar du indexposter

För att markera poster för ett index, använder du markeringsverktyget på fliken Referenser. När du markerar en indexpost placerar Word en dold kod i dokumentet direkt efter ordet eller frasen.

Markera indexposter kan vara en tidskrävande uppgift. Även om Mark Entry-verktyget har ett Mark All-alternativ, som markerar alla instanser av ett ord samtidigt, tenderar Mark All-alternativet att övermarkera. Det innebär att ditt index kommer att innefatta tillfällig användning av ett ord i stället för bara de viktiga användningarna, och sålunda gör ditt index mindre användbart för dina läsare.

För att skapa ett index som endast citerar betydande användningar av dina indexerade termer markerar du varje indexpost individuellt. Undvik Mark All-alternativet, utom i speciella fall där det är önskvärt att markera varje enskild instans av en term.

Professionella indexindex är markerade av professionella indexerare, och ett stort dokument, till exempel en bok, kan ta många dagar att markera.

1. I första stycket i ditt dokument markerar du en huvudinmatningstext, i det här exemplet Världskriget I och välj sedan Referenser → Markera inmatning.

   Dialogrutan Mark Index Index öppnas.

   

2. Klicka på Markera alla-knappen.

   En indexinmatningskod läggs in i dokumentet. Word visar dolda tecken om de inte redan visas så att indexkoden är synlig. Alla andra instanser av första världskriget är också markerade. Dialogrutan är öppen.

   

   Du kan markera instanser individuellt eller markera dem alla på en gång, beroende på om du vill att varje instans ska indexeras. Mellan inmatningar kan du stänga dialogrutan eller lämna den öppen. Om du stänger den och väljer sedan lite text visas den markerade texten automatiskt i textrutan Huvudinmatning.

3. Klicka på Stäng-knappen för att stänga dialogrutan och använd samma process som i steg 1 och 2 för att markera alla instanser av andra huvudposter, till exempel Royal Australian Air Force , för det här exemplet.

   Markera alla ska användas sparsamt på grund av de problem som diskuterats tidigare, men Mark All är lämpligt i de fall där läsaren kan vara intresserad av att hitta alla omnämnande av en term.

   Lämna dialogrutan öppen när du är klar.

4. I första stycket väljer du en huvudinmatningstext, till exempel RAAF. Ändra sedan texten i huvudinmatningsrutan till RAAF.

5. Markera kryssreferensalternativet och klicka sedan efter Se och skriv Royal Australian Air Force, för detta exempel.

   

6. Klicka på Markera-knappen. Stäng sedan dialogrutan.

7. Spara dokumentet och stäng det.

Så här skapar du ett index

När dokumentet är fullt märkt för indexering kan du generera indexet. Jämfört med markering är det snabbt och enkelt att generera indexet, vilket kräver bara några steg.

1. Öppna ditt Bio Indexed-dokument.

2. Flytta infogningspunkten till slutet av dokumentet, tryck Ctrl + Enter för att starta en ny sida och välj Referenser → Infoga index.

   Dialogrutan Index öppnas.

3. På rullgardinsmenyn Formater väljer du Classic och klickar sedan på OK.

   

   Indexet visas i dokumentet.

   

4. Om icke-skrivande tecken visas väljer du Hem → Visa / Dölj för att dölja alla indexkoder och andra icke-skrivande tecken.

5. Spara och stäng dokumentet.