Hur man skapar och skriver ut en Word 2010 Mail Merge Letter - dummies

I Word 2010, mail-sammanslagning ingår att öppna ett enda Word-dokument, röra sig i en lista med namn och annan information och sedan kombinera (sammanslagning) allt. Den vanligaste saken att mail-fusion är det vanliga, irriterande formuläret, som du sedan kan skriva ut och skicka ut.

1Start ett nytt, tomt dokument.

Du kan använda tangentbordsgenväggen Ctrl + N.

2 På fliken Mailingar väljer du Starta sammanslagning → Bokstäver i gruppen Starta sammanslagning.

Skriv brevet. Du skriver bara de vanliga delarna av brevet, texten som inte ändras för varje kopia du skriver ut.

3Typ de fält du behöver i ALL CAPS.

Du behöver inte skriva in den här informationen i ALL CAPS, men det låter dig enkelt hitta texten som ska ersättas eller anpassas i ditt dokument. Använd korta beskrivande termer.

4Välj huvuddokumentet.

Du kan spara genom att använda tangentbordsgenväggen Ctrl + S.

5 På fliken Mailingar väljer du Välj mottagare i gruppen Starta sammanslagning → Skriv ny lista.

Om det här alternativet inte är tillgängligt har du inte skapat huvuddokumentet korrekt. Annars ser du dialogrutan Ny adresslista.

Word förutsätter att du behöver ett dussin eller så fält för din mailfusion, vilket är dumt men ett nummer du måste hantera. Följande steg tar bort de fält som du inte behöver i ditt dokument och ersätter dem med de fält som ditt dokument kräver.

6 Klicka på knappen Anpassa kolumner.

Dialogrutan Anpassa adresslista visas och visar fält som Word förutsätter att du behöver. Sådan dumhet kan inte tolereras.

7Välj ett fält som du inte behöver och klicka på Delete-knappen.

En dialogruta för bekräftelse visas.

8Klick Ja i dialogrutan Bekräftelse.

Dialogrutan stängs och det onödiga fältet försvinner.

9Sätt steg 8 och 9 för varje fält du inte behöver.

Efter att ha tagit bort överskottsfälten är nästa steg att lägga till de fält du behöver - om någon.

10Till lägga till ett fält som behövs i ditt dokument, klicka på knappen Lägg till.

Dialogrutan Teeny Add Field öppnas.

11Typ fältnamnet och klicka på OK-knappen.

Namn fältet för att spegla informationen i den; till exempel Shark Bite Location.

12Sätt steg 11 och 12 för varje nytt fält du behöver i ditt huvuddokument.

När du är klar, granska listan. Den ska matcha listan med ALL CAPS-fält i ditt dokument (om du valde att skapa dem). Oroa dig inte om det inte gör det - du kan lägga till fält senare, men det tar mer tid.

13 Klicka på OK.

Du ser nu att anpassade fält visas som kolumnrubriker i dialogrutan Ny adresslista.

Nu är du redo att fylla i mottagarlistan.

14Typ postens data.

Skriv informationen som är lämplig för varje fält: till exempel ett namn, en titel, en favorit sushi-plats eller ursprungsplan.

15Tryck på Fliken för att komma in i nästa fält.

Efter att du fyllt i det sista fältet, vill du förmodligen lägga till en annan post.

16Till lägga till en ny post, tryck på Tab-tangenten efter att ha lagt in det sista fältet.

När du trycker på Tab-knappen i det sista fältet i en post skapas en ny post automatiskt och läggs till i nästa rad.

17Sätt steg 15 till 17 tills du anger alla poster du vill ha.

Fortsätt fylla i data!

18Genom ditt arbete när du är klar.

Du kan redigera valfritt fält i någon post genom att markera den med musen.

19Klicka på OK.

En speciell Spara som dialogruta dyker upp, så att du kan spara mottagarlistan.

20Typ ett namn på adresslistan.

Beskrivande namn är bäst. Du kan trots allt använda samma mottagarlista igen.

21 Klicka på Spara-knappen.

Du återvänder till ditt dokument. Nästa steg i din mail-merge agony är att röra fälten från mottagarlistan till huvuddokumentet.

22Välj en fältplatshållare i huvuddokumentet.

Om du använde ALL CAPS-platsinnehavare för att infoga fält i ditt dokument borde du kunna hitta dem enkelt.

23Klicka på kommandoknappen Infoga sammanslagningsfält.

Menyn Infoga sammanfogningsfält visas och visar fält enligt mottagarlistan som är kopplad till huvuddokumentet.

24Välj det rätta fältet för att infoga i din text.

Om du till exempel ersätter texten FIRST i ditt dokument med ett första fält, väljer du det första fältet från menyn Infoga sammanslagningsfält. Fältet infogas i ditt dokument och ersätter ALL CAPS-texten.

25 Fortsätt lägga till fält tills dokumentet är klart.

Upprepa steg 23 till 25 som behövs för att hålla alla fält i ditt dokument.

26 Spara huvuddokumentet.

Den vanligaste destinationen för sammanslagna dokument är skrivaren. Utskriftsprocessen är ganska lätt.

27Välj Finish & Merge → Skriv ut dokument.

Dialogrutan Samgå till skrivare visas, där du kan välja poster som ska skrivas ut.

28Välj Alla för att skriva ut hela dokumentet.

Alternativt kan du ange vilka poster som ska skrivas ut.

29Klicka på OK.

Dialogrutan för traditionell utskrift visas.

30Klicka på OK-knappen.

Dina dokument skrivs ut.

31 Spara och stäng dokumentet.

Phew! Din sammanslagningsresa är färdig.