Innehållsförteckning:
- 1Start ett nytt, tomt dokument.
- 2 På fliken Mailingar väljer du Starta brevfoga → E-postmeddelanden.
- 3Rätt ditt mailmeddelande, skriv fälten i meddelandet med ALLA CAPS.
- 4 Spara ditt dokument.
- 5 På fliken Mailingar väljer du Välj mottagare i gruppen Starta sammanslagning → Skriv ny lista.
- 6 Klicka på knappen Anpassa kolumner.
- 7Välj ett fält som du inte behöver och klicka på Delete-knappen.
- 8Klick Ja i dialogrutan Bekräftelse.
- 9Sätt steg 8 och 9 för varje fält du inte behöver.
- 10Till lägga till ett fält som behövs i ditt dokument, klicka på knappen Lägg till.
- 11Typ fältnamnet och klicka på OK-knappen.
- 12Sätt steg 11 och 12 för varje nytt fält du behöver i ditt huvuddokument.
- 13 Klicka på OK.
- 14Typ postens data.
- 15Tryck på Fliken för att komma in i nästa fält.
- 16Till lägga till en ny post, tryck på Tab-tangenten efter att ha lagt in det sista fältet.
- 17Sätt steg 15 till 17 tills du anger alla poster du vill ha.
- 18Genom ditt arbete när du är klar.
- 19Klicka på OK.
- 20Typ ett namn på mottagarlistan.
- 21 Klicka på Spara-knappen.
- 22Välj en fältplatshållare i huvuddokumentet.
- 23Klicka på kommandoknappen Infoga sammanslagningsfält.
- 24Välj det rätta fältet för att infoga i din text.
- 25 Fortsätt lägga till fält tills dokumentet är klart.
- 26 Spara huvuddokumentet.
- 27Välj Finish & Merge → Skicka e-postmeddelanden.
- 28Välj e-postadressfältet i rullgardinsmenyn Till.
- 29Typ ett meddelandefält och klicka på OK.
- 30Open Outlook.
Video: Outlook Mail Merge with Excel and Word 2024
I Word 2010, sammanslagning av postmeddelanden ingår att öppna ett enda Word-dokument, röra sig i en lista över namn och annan information, och sedan kombinera (sammanslagning) allt. Med Word kan du spåra anpassade e-postmeddelanden med hjälp av alternativet E-post för sammanslagning av brev. (Det här alternativet fungerar bara när du har konfigurerat Microsoft Outlook-programmet på din dator.)
1Start ett nytt, tomt dokument.
Du kan använda tangentbordsgenväggen Ctrl + N.
2 På fliken Mailingar väljer du Starta brevfoga → E-postmeddelanden.
Word ändras till webblayoutvisning, som används för att skapa Internet-dokument i Word.
3Rätt ditt mailmeddelande, skriv fälten i meddelandet med ALLA CAPS.
Genom att använda ALL CAPS kan du enkelt hitta delarna av meddelandet som ska anpassas, till exempel någons namn och plats.
4 Spara ditt dokument.
Du kan spara genom att använda tangentbordsgenväggen Ctrl + S.
5 På fliken Mailingar väljer du Välj mottagare i gruppen Starta sammanslagning → Skriv ny lista.
Om det här alternativet inte är tillgängligt har du inte skapat huvuddokumentet korrekt. Annars ser du dialogrutan Ny adresslista.
Word förutsätter att du behöver ett dussin eller så fält för din mailfusion, vilket är dumt men ett nummer du måste hantera. Följande steg tar bort de fält som du inte behöver i ditt dokument och ersätter dem med de fält som ditt dokument kräver.
6 Klicka på knappen Anpassa kolumner.
Dialogrutan Anpassa adresslista visas och visar fält som Word förutsätter att du behöver … Sådan dumhet kan inte tolereras.
7Välj ett fält som du inte behöver och klicka på Delete-knappen.
En dialogruta för bekräftelse visas.
8Klick Ja i dialogrutan Bekräftelse.
Dialogrutan stängs och det onödiga fältet försvinner.
9Sätt steg 8 och 9 för varje fält du inte behöver.
Efter att ha tagit bort överskottsfälten är nästa steg att lägga till de fält du behöver - om det finns några.
10Till lägga till ett fält som behövs i ditt dokument, klicka på knappen Lägg till.
Dialogrutan Teeny Add Field öppnas.
11Typ fältnamnet och klicka på OK-knappen.
Namn fältet för att spegla informationen i den; till exempel Shark Bite Location.
12Sätt steg 11 och 12 för varje nytt fält du behöver i ditt huvuddokument.
När du är klar, granska listan. Den ska matcha listan med ALL CAPS-fält i ditt dokument (om du valde att skapa dem).Oroa dig inte om det inte gör det - du kan lägga till fält senare, men det tar mer tid.
13 Klicka på OK.
Du ser nu att anpassade fält visas som kolumnrubriker i dialogrutan Ny adresslista.
Nu är du redo att fylla i mottagarlistan.
14Typ postens data.
Skriv informationen som är lämplig för varje fält: till exempel ett namn, en titel, en favorit sushi-plats eller ursprungsplan.
15Tryck på Fliken för att komma in i nästa fält.
Efter att du fyllt i det sista fältet, vill du förmodligen lägga till en annan post.
16Till lägga till en ny post, tryck på Tab-tangenten efter att ha lagt in det sista fältet.
När du trycker på Tab-knappen i det sista fältet i en post skapas en ny post automatiskt och läggs till i nästa rad.
17Sätt steg 15 till 17 tills du anger alla poster du vill ha.
Fortsätt fylla i data!
18Genom ditt arbete när du är klar.
Du kan redigera valfritt fält i någon post genom att markera den med musen.
19Klicka på OK.
En speciell Spara som dialogruta dyker upp, så att du kan spara mottagarlistan.
20Typ ett namn på mottagarlistan.
Beskrivande namn är bäst. Du kan trots allt använda samma mottagarlista igen.
21 Klicka på Spara-knappen.
Du återvänder till ditt dokument. Nästa steg i din mail-merge agony är att röra fälten från mottagarlistan till huvuddokumentet.
22Välj en fältplatshållare i huvuddokumentet.
Om du använde ALL CAPS-platsinnehavare för att infoga fält i ditt dokument borde du kunna hitta dem enkelt.
23Klicka på kommandoknappen Infoga sammanslagningsfält.
Menyn Infoga sammanfogningsfält visas och visar fält enligt mottagarlistan som är kopplad till huvuddokumentet.
24Välj det rätta fältet för att infoga i din text.
Om du till exempel ersätter texten FIRST i ditt dokument med ett första fält, väljer du det första fältet från menyn Infoga sammanslagningsfält. Fältet infogas i ditt dokument och ersätter ALL CAPS-texten.
25 Fortsätt lägga till fält tills dokumentet är klart.
Upprepa steg 23 till 25 som behövs för att hålla alla fält i ditt dokument.
26 Spara huvuddokumentet.
Du är nu redo att skicka flera e-postmeddelanden.
27Välj Finish & Merge → Skicka e-postmeddelanden.
Dialogrutan Flera till e-post visas.
28Välj e-postadressfältet i rullgardinsmenyn Till.
Mottagarlistan i ditt dokument måste innehålla en e-postadress, om den adressen visas i dokumentet eller inte. Om det inte gör det, redigera mottagarlistan för att inkludera adressen.
29Typ ett meddelandefält och klicka på OK.
Det verkar som om inget hänt, men meddelandena har placerats i Outlook-utkorgen.
30Open Outlook.
När du öppnat Outlook skickas meddelandena som du köpte (om du har konfigurerat Outlook för att skicka väntande meddelanden när det öppnas).