Hur man skapar en mottagarlista i Word 2013 - dummies

Om du inte redan har mottagarlistor som är byggda och sparade i Word 2013 måste du göra en från början. Denna process innebär att du ställer in listan, tar bort onödiga fält som Word annorlunda förvalts för dig, lägger till de fält du verkligen behöver och slutligen fyller i listan. Det är ganska inblandat, så följ noggrant.

Följ dessa steg för att skapa en ny mottagarlista:

1. Skapa och spara huvuddokumentet.

   Att skapa mottagarlistan fungerar på samma sätt oavsett vilken typ av dokumentfiler du skapade.

2. På fliken Mailingar väljer du Välj mottagare i gruppen Starta sammanslagning → Skriv en ny lista.

   Om det här alternativet inte är tillgängligt har du inte skapat huvuddokumentet korrekt. Annars ser du dialogrutan Ny adresslista.

   

   Word förutsätter att du behöver ett dussin eller så fält för din mailfusion, vilket är dumt eftersom det är mer än du behöver. Så nästa steg avlägsnar överskottsfälten och ersätter dem med de fält som ditt dokument kräver.

3. Klicka på knappen Anpassa kolumner.

   Dialogrutan Anpassa adresslista visas och visar fält som Word förutsätter att du behöver. Sådan dumhet kan inte tolereras.

4. Välj ett fält som du inte behöver.

   Klicka på den med musen.

5. Klicka på knappen Radera.

6. Klicka på Ja i dialogrutan för bekräftelse.

   Tangentbordsgenväg för Ja-knappen är Y-tangenten. Åh, och tangentbordsgenväggen för Delete-knappen (se Steg 5) är D. Skrivning D och sedan raderar Y det valda fältet.

7. Upprepa steg 4 till 6 för varje fält du inte behöver.

   När du har tagit bort överskottsfälten är ditt nästa steg att lägga till de fält du behöver - om någon.

   Om det visas i meddelandekroppen eller inte, behöver du Email_Address-fältet när du sammanfogar en e-postmeddelande. Word använder det här fältet så att det vet vart man ska skicka meddelandet. Ta inte bort fältet!

   I stället för att radera alla fält kan du byta namn på vissa fält för att matcha vad du behöver: Välj ett fält och klicka på Rename-knappen.

8. Om du vill lägga till ett fält som behövs i ditt dokument klickar du på knappen Lägg till.

   Dialogrutan Teeny Add Field öppnas.

9. Skriv fältnamnet och klicka på OK-knappen.

   • Namn fältet för att spegla informationen i den; till exempel Shark Bite Location.

   • Inga två fält kan ha samma namn.

   • Fältnamn kan innehålla mellanslag men kan inte börja med ett mellanslag.

   • Fältnamn kan vara ganska långa, men kortare är bäst.

   • Följande tecken är förbjudna i ett fältnamn:.! "[].

10. Upprepa steg 8 och 9 för varje nytt fält du behöver i huvuddokumentet.

    När du är klar, granska listan. Den ska matcha listan med ALL CAPS-fält i dokumentet (om du valde att skapa dem). Oroa dig inte om det inte gör det - du kan lägga till fält senare, men det tar mer tid.

11. Klicka på OK.

    Du ser nu att anpassade fält visas som kolumnrubriker i dialogrutan Ny adresslista.

I den sista uppsättningen steg fyller du i mottagarlistan. Du måste ange poster, ett för varje dokument du planerar att skapa:

1. Skriv första postens data.

   Skriv informationen som är lämplig för varje fält som visas i dialogrutan Ny adresslista: namn, titel, onda smeknamn, ursprungsland osv.

2. Tryck på Tab för att komma till nästa fält.

   Efter att du fyllt i det sista fältet kommer du förmodligen att lägga till en annan post:

3. För att lägga till en ny post, tryck på Tab-knappen efter att du har skrivit in det sista fältet.

   När du trycker på Tab-knappen i det sista fältet i en post skapas en ny post automatiskt och läggs till i nästa rad. Fortsätt fylla i data!

4. Granska ditt jobb när du är klar.

   Du kan redigera valfritt fält i någon post genom att markera den med musen.

   Om du av misstag lägger till en tom post i slutet av listan, klicka för att markera den och klicka sedan på knappen Radera inmatning. Du gör detta eftersom tomma poster fortfarande bearbetas i en brevfusion, vilket kan resultera i slöseri med papper.

5. Klicka på OK.

   Dialogrutan Spara adresslista dyker upp, så att du kan spara mottagarlistan.

   Mottagarlistorna bor i mappen med namnet Mina datakällor, som finns i dokumenten eller min dokumentmapp. Word väljer automatiskt (eller skapar) den här mappen.

6. Skriv ett namn på adresslistan.

   Beskrivande namn är bäst. Du kan trots allt använda samma mottagarlista igen.

7. Klicka på Spara-knappen.

   Du återvänder till dokumentet.

Nästa steg i din mail-merge agony är att röra fälten från mottagarlistan till huvuddokumentet.