Bibliotek för SharePoint Online Sites - dummies

När du behöver ett sätt att organisera filer så att de är tillgängliga via en SharePoint Online-sida, hittar du ett urval prebuilt för de vanligaste typerna av bibliotek i SharePoint Online. Ta en gander på dessa standardbibliotek och de korta beskrivningarna av vad de gör:

• Asset Library: Här lagras informationen för andra tillgångar än dokument - färdig att använda information i form av bilder, ljudfiler, videofiler - för att göra dem tillgängliga och reglera deras användning.

• Data Connection Library: Denna typ av bibliotek är där du kan lägga och dela filer som anger och beskriver externa dataanslutningar. Du kan till exempel vilja att dina användare ska kunna dra data från ett datalager. Att upprätta en anslutning till datalagret och få alla servernamn, användarnamn och anslutningsinformation precis rätt kan vara tråkigt.

  Med hjälp av ett Data Connection Library kan en administratör ställa in anslutningarna och lagra dem i biblioteket. Användarna skulle då bara använda anslutningen till datalageret när de vill dra data och analysera det.

• Dokumentbibliotek: Du korsar - och skapar - många av dem i SharePoint. Sådana bibliotek är för att lagra dokument, organisera dem i mappar, styra deras versioner och reglera deras användning med ett inchecknings- / utcheckningssystem.

• Form Bibliotek: Här lagras och hanteras elektroniska versioner av tomma företagsformulär för daglig dokumentation, som inköpsorder och statusrapporter. För att skapa och behålla bibliotek av denna typ behöver du en Microsoft-kompatibel XML-editor.

  Som det händer tillhandahåller Microsoft en - InfoPath. Tänk på att formulärbiblioteket bara är en plats för att lagra data som har lagts in i formuläret. För att bygga själva formuläret måste du använda InfoPath.

• Bildbibliotek: Denna typ av bibliotek är för lagring och delning av digitala bilder. Skillnaden mellan Assets Library och Picture Library kan vara subtil eftersom de båda lagrar bilder. Den viktigaste skillnaden ligger i namnet. Bildbiblioteket är utformat speciellt för att lagra bilder och tillgångsbiblioteket används för att lagra bilder.

  Om du tänker på en bild som ett foto och en bild som något som en logotyp eller en grafik, börjar skillnaderna dyka upp. Bilden i ett bildbibliotek visar till exempel en miniatyrbild när de dyker upp i sökningar, men bilderna i ett bildbibliotek gör det inte.

• Spela in bibliotek: Du lagrar företagsrekord i det här biblioteket.När du skapar ett inspelningsbibliotek lägger du till en del funktioner som gör det möjligt för SharePoint att skapa registerhantering och lagringsscheman. Denna typ av funktionalitet är viktig när du vill se till att du gör din due diligence för att hålla reda på dina företagsuppgifter genom att låta SharePoint göra den tunga lyftningen.

• Rapportbibliotek: Denna typ av bibliotek är avsedd för webbsidor och dokument som håller reda på prestanda (och andra sådana mätvärden), framsteg mot affärsmål och annan information som används i företagsunderrättelse.

• Slide Library: Du kan använda den här typen av bibliotek för att visa Microsoft PowerPoint-bilder (eller de som skapats i kompatibla liknande program) till flera tittare genom SharePoint-systemet. Du kan också använda den här bibliotekstypen för att hitta, organisera och återanvända befintliga bilder.

• Wiki Page Library: Bibliotek av denna typ har sammankopplade webbsidor innehållande innehåll, till exempel text eller bilder och funktionalitet i form av webbdelar som flera användare kan redigera enkelt.