Video: Why You Need Microsoft Office 365! 2024
I SharePoint Online, en av Microsoft Office 365-produkterna, kan du med en dokumentuppsättning gruppera dokument tillsammans på grundval av vissa kriterier och sedan arbeta med gruppen av dokument som en enda enhet.
Du kan till exempel ha ett projekt du arbetar med för marknadsföring och ett projekt du arbetar med för redovisning. Du kan gruppera dina marknadsdokument tillsammans och gruppera dina bokföringsdokument tillsammans. Du kan sedan interagera med bokförings- eller marknadsföringsdokumentet som en enskild grupp i stället för individuellt.
Med hjälp av dokumentuppsättningar kan du skicka alla dina marknadsdokument via ett arbetsflöde i en sats samtidigt eller visa versionen för alla dokument som en uppsättning vid en given tidpunkt.
För att börja använda Document Sets måste du först aktivera funktionen för din webbplatssamling. Gör så här:
-
Klicka på knappen Webbplatsåtgärder och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
Sidan Inställningar för webbplats visas som visar alla inställningar för den här SharePoint-webbplatsen.
-
Gå till webbplatsen Administrationsgruppering för webbplats och klicka på länken för Site Collection-funktioner.
Funktionssidan för den här specifika webbplatssamlingen visas.
-
Klicka på knappen Aktivera bredvid funktionen Dokumentuppsättningar.
Efter att funktionen Document Sets är aktiverad kan du lägga till funktionaliteten i ett bibliotek. Dokumentuppsättningen har formen av en innehållstyp i SharePoint. En innehållstyp är gruppering av metadatafält i en enda grupp. Till exempel kan du ha ett recept som har en innehållstyp som innehåller metadata, t.ex. ingredienser, tillagningstider och nödvändiga kryddor.
Innehållstypen SharePoint Document Set innehåller all den funktionalitet som krävs för att gruppera flera dokument till en enskild enhet.
Ett gemensamt dokumentbibliotek i SharePoint är biblioteket Shared Documents. Du kan lägga till dokumentuppsättningsfunktionen i biblioteket Delade dokument genom att följa dessa steg:
-
Navigera till biblioteket där du vill lägga till dokumentinsatsfunktionen.
-
Klicka på knappen Biblioteksinställningar som finns på fliken Bibliotek.
För att lägga till en innehållstyp i det här biblioteket måste du först aktivera redigering.
-
På sidan Bibliotekinställningar klickar du på länken Avancerade inställningar.
Sidan Avancerade inställningar visas och låter dig utföra avancerad konfiguration för det här biblioteket.
-
På avsnittet Innehållstyp väljer du Ja om du vill tillåta redigering av innehållstyper.
-
Klicka på OK för att återgå till sidan Biblioteksinställningar.
Observera att en ny sektion visas på sidan som nu heter Content Types.
-
Klicka på länken Lägg till från befintlig webbplats innehållstyp för att lägga till en befintlig webbplats innehållstyp.
-
Välj dokumenttyps innehållstyp, klicka på Lägg till och klicka sedan på OK.
Nu när dokumentuppsättningsfunktionen har lagts till i biblioteket kan du skapa en ny dokumentuppsättning. Om du vill skapa en ny dokumentuppsättning klickar du på fliken Dokument i fliken och väljer sedan Dokumentuppsättning under rullgardinsmenyn Ny dokument.
En dokumentuppsättning visas i biblioteket Delade dokument precis som ett annat dokument. Du kan interagera med en dokumentuppsättning precis som du interagerar med ett enda dokument i biblioteket. Skillnaden är emellertid att när du klickar på en dokumentuppsättning öppnar du gruppering av dokument snarare än ett enda dokument.
När dokumentuppsättningen öppnas visas en ny dokumentuppsättning på bandet. Med den här fliken kan du hantera dokumentuppsättningen med funktioner, till exempel redigera egenskaperna, ändra säkerhetsbehörigheter, dela dokumenten, fånga versioner eller trycka på alla dokument genom arbetsflöde i en sats.
