SharePoint 2010 Site Governance - dummies

Webbplatsstyrning handlar om de människor, policyer och processer som skapar din webbplats. Och din styrning hjälper dig att räkna ut hur du ansöker om alla SharePoint 2010-funktioner som är tillgängliga för dig.

Fel är inte ett alternativ

En av Microsofts viktiga SharePoint-produktdrivrutiner var målet att sätta mer kontroll och konfiguration i användarens händer. SharePoint var utformat för att vara folkets plattform.

Och människor, som du säkert har märkt, tenderar att vara oförutsägbara. Så SharePoint + Mänsklig natur = Chaos. Förr eller senare kommer en okontrollerad spridning av webbplatser och subsites, sätt att göra saker, metoder för att märka och tillämpa metadata och sätt att hantera dokument producera en väldigt olöslig SharePoint-installation.

Få verkställande inköp och stöd

Framgångsrika styrelsesplaner har vanligtvis en högsiktighetsförespråkare för att stödja och kommunicera dem. Så hitta en executive buy-in. Du kommer inte ha alltför svårt att göra saken till ledarskap; De har redan investerat i en kraftfull SharePoint-plattform, och det är nog med att stödja funktioner som är avgörande för framgången för din organisation.

Styr upp ledningsstöd och utnyttja detta stöd för att driva bildandet av och deltagande i styrelseutskottets verksamhet.

Bygg en effektiv styrelsegrupp

IT dominerar vanligen styrelsekommittéer; de måste hantera serverns utrymme, hantera säkerhetsgrupper och genomföra ny funktionalitet. Det här är en stor motivation för att formalisera mycket av vad de gör med SharePoint. Men en styrelseutskott som helt eller delvis består av IT-resurser kommer inte att få dig där du behöver vara.

Förutom din verkställande sponsor bör din styrelsegrupp representera en mångfaldig blandning av företrädare för företagen, företrädare för eventuella överensstämmelsesområden och personer från företags kommunikation och utbildning.

Hitta rätt nivå

Försök inte identifiera och ta itu med allt som någon kan göra med SharePoint; ge skyddsräcken att styra dina användare i lämpliga saker att göra eller för att undvika. Dessa saker varierar beroende på organisation; Det finns ingen magisk lista över vad man ska ta itu med. (Större organisationer tenderar att behöva mer styrning än mindre organisationer.)

Med tiden kommer din styrgrupp att upptäcka områden som behöver styre, och det kommer att hjälpa till om du redan har en klar process för att föreslå, utvärdera och genomföra styrning när och var behovet uppstår.

Din, min, vår: bestäm vem som äger vad

Kick-start en styrning insats genom att tänka på whos: Vem kan göra vad?Vem äger vad? Så du kan till exempel börja med att identifiera vem som kan tillhandahålla webbplatser på toppnivå och vem som kan tillhandahålla underlag.

Om du har global navigering, identifiera vem som bestämmer vad som händer där. Och så vidare. Whos kommer att föreslå hows, så du kan överväga de nästa.

(Re) besöker sociala nätverkspolitik

Om du har en plan för social media-styrning på plats, kan det ha utvecklats för att styra externa sociala nätverksverktyg. Om så är fallet måste du återkomma det i samband med SharePoint.

SharePoint 2010 ger komponenter av sociala medier som används i den verkliga världen till arbetsplatsen. Och möjligheten för anställda att inte bara ansluta sig till sina kamrater utan också använda ett företags sanktionsverktyg (SharePoint) för att följa medarbetarnas aktiviteter (via livefeeds och Twitter-liknande statusuppdateringar), byta åsikter med kamrater (via sociala märkning och betyg), och poolinformation (wikis) representerar en signifikant förändring från externa sociala medier.

Så om du har en specifik styrningspolitik kring sociala medier, kolla in den inom ramen för intern kommunikation. Du kommer säkert att finna att du behöver en helt ny strategi.

Design och varumärke

Om din SharePoint är en intern portal eller en webbplats som är öppen för webbplatsen, bör gränssnittet återspegla din företagsbild, presentera en viss nivå av designintegritet och ge användarna ett konsekvent navigationsschema som hjälper dem hitta vägen runt.

Din styrningsplan ska adressera utseendet och hur saker som global navigation fortsätter över hela din webbplats. (Mastersidor kan verkligen hjälpa till att definiera vad som kan bytas och vad som inte är.)

Innehållshanteringsbitarna

Metadata, innehållstyper och taxonomier kan hjälpa till att minska pesten för dubbla men lite annorlunda uppgifter.

För att hävda innehållshanteringen i din SharePoint-installation, uppmuntra konsistens kring metadata och hur saker är taggade. Innehållstyper är ett bra sätt att se till att en kärn uppsättning taggar tillämpas konsekvent på liknande innehåll, vilket gör innehållet lättare att hitta, lättare att återanvända och lättare att filtrera.

Så identifiera viktiga metadata som måste formaliseras via innehållstyper och tillämpas på SharePoint-webbplatser och utveckla sedan styrelse kring dem.

Återanvänd Web Parts

En bra funktion i SharePoint är det faktum att någon kan skapa en väldigt användbar webbdel och sedan exportera och importera den för användning någon annanstans. Massor av community Web Parts finns tillgängliga för nedladdning på webben. Tyvärr innehåller vissa webdelar skadlig kod som kan utgöra säkerhetsproblem eller helt enkelt inte fungerar som annonseras.

På samma sätt kan även vissa internt utvecklade Web Parts presentera problem om de tillåter användare att konfigurera dem.

Webbdelar måste utsättas för kontroller innan de läggs till på dina SharePoint-webbplatser. Utveckla styrning kring hur de testas och godkänns, hur förändringsstyrningsprocessen ser ut, och hur de släpps och görs tillgängliga.

Håll saker som är aktuella: Webbhantering

Webbhanteringshantering är vård och matning av dina SharePoint-webbplatser.Det kan hända att det är lätt att tänka på SharePoint-webbplatser som projekt med definierad början, mellannivå och slut. Men i verkligheten är de mer organiska än det. Webbplatser är levande enheter som växer och förändras över tiden. Ju mer trafik din webbplats ser desto viktigare är det att hålla sig kvar på det underhållet.