SharePoint Online-innehåll och innehållstyper - dummies

En av de många coola funktionerna SharePoint Online erbjuder möjligheten för användare att inte bara ladda upp dokument utan också skapa ett nytt Word-dokument direkt från dokumentet biblioteket genom att klicka på Dokument från bibliotekets verktyg på bandet och sedan klicka på Ny. Den här åtgärden öppnar ett nytt tomt dokument i Microsoft Word som sparas online efter att du ger det ett filnamn.

Vad de flesta nya SharePoint-användare inte vet är att du faktiskt kan "ladda upp" en länk till ett dokument i ett annat bibliotek eller skapa nya Microsoft Office-dokument än Word. För det första eliminerar detta dubbla dokument som kan bli en mardröm att synkronisera. För det senare effektiviseras det att skapa formulärbaserade dokument.

Uppladdning av en länk istället för en fil är möjlig med hjälp av SharePoint-innehåll och innehållstyper. Tänk på innehåll som det Word-dokument du laddar upp eller den nya filen du skapade från dokumentbiblioteket. Så här definierade du inställningarna för dina dokument är innehållstypen.

Håll en version av ett dokument på flera SharePoint Online-webbplatser

Du hanterar två separata SharePoint-webbplatser och du har ett dokument som du vill dela mellan de två sidorna. Om du skapar två dokument för att ladda upp en för varje webbplats måste du uppdatera två dokument när något ändras. För att undvika det extra arbetet kan du ladda upp ett dokument på en webbplats och "ladda upp" en länk till dokumentet på den andra sidan. Gör så här genom att följa dessa steg:

1. I dokumentbiblioteket där du vill lägga till länken till, klickar du på fliken Bibliotek från bibliotekets meny på bandet.

2. Klicka på bibliotekets inställningar på bandet.

3. Klicka på Avancerade inställningar under Allmänna inställningar.

4. Under Tillåt hantering av innehållstyper, välj Ja. Bläddra ner och klicka på OK.

5. Under innehållstyper ser du att dokumentet redan är listat som standard innehållstyp.

6. Klicka på länken Lägg till från befintlig webbplats innehållstyp under dokumenttypstypen.

7. På sidan Lägg till innehållstyper väljer du Länk till ett dokument under rutan Tillgängliga webbplatsinnehåll:.

8. Klicka på Lägg till i mitten för att lägga till den valda innehållstypen i rutan Innehållstyper att lägga till: till höger.

9. Klicka på OK.

   Du tas tillbaka till sidan Dokumentbibliotekets inställningar.

Nu när du har lagt till Länkar som en innehållstyp, låt oss se den i åtgärd. Gå ur bibliotekets inställningsvy och gå tillbaka till dokumentbiblioteket. Gör så här:

1. Klicka på fliken Dokument i menyn Biblioteksverktyg på bandet.

2. Klicka på ikonen Nytt dokument för att visa de tillgängliga innehållstyperna. Välj Länk till ett dokument.

3. Ange dokumentnamnet och webbadressen i den nya länken till ett dokumentfönster som visas.

4. Klicka på OK.

   Du tas tillbaka till ditt dokumentbibliotek.

Viola! Nu kan du se länken som anges som om det var ett riktigt dokument i biblioteket. När du uppdaterar originalfilen öppnar länken alltid den senaste versionen av filen den är länkad till.

Lägg till en Excel-mall i innehållstypen SharePoint Online

Du vill kunna skapa inte bara Word-dokument från ditt bibliotek utan även Excel-filer. Den Excel-fil du vill använda när du skapar nya Excel-filer är en formmall för en faktura som du skapade. För att uppnå detta måste du först lägga till din fakturamall som en ny innehållstyp i webbplatsens samling.

Det andra steget är att sedan lägga till den nya innehållstypen i ditt dokumentbibliotek enligt steg 1 till 9 i föregående avsnitt, men ersätta länk till ett dokument med den nya Excel-formulärmallen.

Gör så här om du vill lägga till din fakturamall som en ny innehållstyp i webbplatsinställningen:

1. Gå till webbplatsens webbplats på webbplatsens webbplats → Webbplatsinställningar.

2. Under Gallerier klickar du på Webbplatsinnehållstyper och klickar på Skapa.

3. Ge det ett namn (Faktura Mall), skriv en beskrivning om det behövs, och välj Dokument Content Type under Välj överordnat innehållstyp från.

4. Välj dokument under parentes innehållstyp och välj från en av de befintliga grupperna eller skapa en ny grupp för din nya innehållstyp och klicka sedan på OK.

5. Klicka på Avancerat under Inställningar, välj Ladda upp en ny dokumentmall, leta efter din mall och klicka sedan på OK.

Din nya mall visas nu som ett alternativ när du skapar nya dokument i ditt dokumentbibliotek.