Dela data i Office 2003 med smarta etiketter - dummies

När du skriver data i Word, Excel eller PowerPoint kan Office 2003 ofta känna igen vilken typ av data som kan vara, till exempel datum, telefonnummer, eller ett namn. När Office 2003 känner igen specifika datatyper kan den identifiera den i din fil med en smart tagg. En smart tagg ger dig möjlighet att göra något annat, till exempel skapa ett nytt e-postmeddelande eller kolla din kalender.

Word, Excel och PowerPoint är de enda Office 2003-programmen som erbjuder smarta taggar.

Slå på eller av smarta taggar

Om du vill använda smarta taggar måste du sätta på dem. Word tillhandahåller smarta taggar som standard, men du kan stänga av dem. Varken Excel eller PowerPoint tillåter som standard smarta taggar, så du måste aktivera dem.

Om du vill aktivera eller inaktivera smarta taggar följer du dessa steg:

1. Välj Verktyg -> Alternativ för autokorrigering.

Dialogrutan Automatisk korrigering visas.

2. Klicka på fliken Smarta etiketter.

Dialogrutan Smarta etiketter visas, som visas i Figur 1.

Figur 1: Dialogrutan Smart Taggar låter dig slå på och av smarta taggar och definiera typen av smart taggar du vill använda.

3. Klicka i kryssrutan Labeltext med smarta etiketter för att aktivera eller inaktivera smarta taggar.

Om kryssrutan visas i kryssrutan Labeltext med smarta etiketter aktiveras smarta taggar. Om inget kryss visas visas smarta etiketter av.

4. Klicka i några ytterligare kryssrutor för att definiera andra typer av smarta taggar, till exempel kryssrutan Adress eller Finansiellt symbol Smart Tag.

5. Klicka på OK.

Använda smarta taggar

När du har aktiverat smarta taggar inom Word, Excel eller PowerPoint, understryker Office 2003 automatiskt i lila vilken text som den känner igen som en smart tagg, till exempel ett datum eller namn. Gör så här för att använda en smart tagg:

1. Flytta muspekaren eller markören över smarta etiketttexten.

Symbolen för smart tagg visas.

2. Högerklicka på smart tagikonen.

En nedrullningsmeny visas som visar de olika alternativen som finns tillgängliga, som visas i Figur 2.

Figur 2: När du högerklickar på en smart tagikikon kan du se vad du kan göra mer med din smarta taggdata.

3. Klicka på ett alternativ i rullgardinsmenyn för smart tagg.

Beroende på vilken åtgärd du tar kan Office 2003 öppna ett annat Office 2003-program, till exempel Outlook, och låta dig göra något annat med smarta taggdata, till exempel skapa ett nytt e-postmeddelande.