Tar genvägar med makron i Office 2003 - dummies

Många drömmer om den dag de kan ge order till en dator genom att prata med det. Den nuvarande verkligheten är att du fortfarande måste skriva på ett tangentbord om du hoppas kunna använda din dator alls. Eftersom de flesta människor hellre vill undvika att skriva, erbjuder Microsoft Office 2003 en partiell lösning - makron.

Makroer eliminerar inte att skriva helt, men de kan minska antalet tangenter du måste trycka på för att få något gjort. Ett makro är ett mini-program som registrerar dina tangenttryckningar när du skriver. När du har tagit in tangenttryckningar i ett makro, när du behöver använda samma exakta samma tangenttryckningar igen, kan du berätta för Microsoft Office 2003 att "spela upp" dina inspelade tangenttryckningar.

Antag förmodligen att du själv skriver ditt företags namn, Mississippi Mudflat Corporation, om och om igen. Du kan istället skriva det en gång och spara det som ett makro. Sedan, när du vill att företagsnamnet ska visas i ditt dokument, kan Office 2003 automatiskt skriva Mississippi Mudflat Corporation för dig.

Du kan skapa och köra makron inom Word, Excel och PowerPoint.

När du skapar ett makro i antingen Access eller Outlook måste du faktiskt skriva ett miniatyrprogram i ett programmeringsspråk som kallas Visual Basic for Applications (eller VBA för kort).

Spela in makron i Word

Så här spelar du in ett makro i Word: Följ dessa steg:

1. Välj Verktyg -> Makro -> Spela in ny makro.

Dialogrutan Record Macro visas, som visas i Figur 1.

Figur 1: Dialogrutan Record Macro är där du kan namnge ditt makro och tilldela ett tangenttryck för att köra det senare.

2. Skriv ett namn för ditt makro i textrutan Makro namn.

3. Klicka på tangentbordsknappen.

Dialogrutan Anpassa tangentbord visas, som visas i Figur 2; Det är där du tilldelar en tangenttryckningskombination till ditt makro.

Figur 2: Dialogrutan Anpassa tangentbord.

4. Tryck på tangenttrycket som du vill representera ditt makro (t.ex. Alt + F12).

Du kan upprepa detta steg för att tilldela flera tangenttryckningar till samma makro om du vill.

5. Klicka på knappen Tilldela.

6. Klicka på Stäng-knappen.

Muspekaren blir en pil med en audiokassettikon; en verktygslista för stoppinspelning visas, som visas i Figur 3, som du kan använda för att pausa eller sluta spela in ett makro.

Figur 3: Stoppinspelningsverktygsfältet.

7. Tryck på tangenttryckningarna som du vill spela in i ditt makro.

Om du klickar på knappen Pause Recording kan du tillfälligt stoppa inspelningen av ditt makro.

8. Klicka på knappen Stopp inspelning när du avslutar inspelningen av tangenttryckningarna.

För att köra ditt makro, tryck på tangenttryckskombinationen som du valde i steg 4.

Spela in makron i Excel

Följ anvisningarna nedan för att spela in ett makro:

1. Välj Verktyg -> Makro -> Spela in ny makro.

En dialogruta för inspelningsmakro visas.

2. Skriv ett namn för ditt makro i textrutan Makro namn.

3. Klicka i snabbfältet (den som har Ctrl + till vänster) och skriv ett brev.

Om du till exempel vill spela upp ditt makro genom att trycka på Ctrl + W, skriv W i genvägsnyckeln.

4. Klicka på OK.

En Stop Recording-verktygsfält visas.

5. Tryck på tangenttryckningarna som du vill spela in i ditt makro.

6. Klicka på knappen Stopp inspelning när du avslutar inspelningen av tangenttryckningarna.

Om du vill köra ett makro trycker du på tangenttryckskombinationen som du valde i steg 3.

Spela in makron i PowerPoint

Så här spelar du in ett makro i PowerPoint: Följ dessa steg:

1. Välj Verktyg -> Makro -> Spela in ny makro.

En dialogruta för inspelningsmakro visas.

2. Skriv ett namn på ditt makro i textrutan Makro namn och klicka på OK.

En Stop Recording-verktygsfält visas.

3. Tryck på tangenttryckningarna som du vill spela in i ditt makro.

4. Klicka på knappen Stopp inspelning när du avslutar inspelningen av tangenttryckningarna.

Så här kör ett makro i PowerPoint: Följ dessa steg:

1. Välj Verktyg -> Makro -> Makroner (eller tryck på Alt + F8).

En makro dialogruta visas.

2. Klicka på namnet på det makro som du vill köra.

3. Klicka på Kör.