Använd varningar i SharePoint 2010 - dummies

Om RSS inte är din sak kan du välja att få e-postmeddelanden när listor eller bibliotek ändras genom att skapa en varning i SharePoint 2010. Varningar > är ett bra sätt att hålla reda på de förändringar dina lagkamrater gör i dokument och listor. Du behöver tillståndet Skapa varningar för att skapa varningar. Denna behörighet beviljas vanligtvis med konfigurationen utanför

Site Members SharePoint-gruppen.

Gör en varning till en lista eller ett bibliotek genom att följa dessa steg:

Bläddra till listan eller biblioteket där du vill prenumerera på en varning och klicka sedan på knappen Alert i Share & Spårfliken på bandet.

1. Fönstret Ny varning visas.

   Du kan prenumerera på en varning för en listobjekt eller ett dokument genom att välja Alert Me på objektets redigeringsmeny.

   I rutan Varningstitel anger du ett namn för varningen.

2. Gör namnet något meningsfullt för dig i din inkorg.

   I rutan Skicka varningar till anger du namnen på personer utöver dig som ska få varningen.

3. Det är rätt, du kan prenumerera på andra personer till en varning!

   Organisationer och webbplatsägare kan vilja prenumerera flera användare på en varning för att se till att de får viktiga uppdateringar, samt att uppmuntra dem att bidra till en diskussionsforum, blogg eller wiki. Användare kan fortfarande välja bort genom att ändra inställningar i deras Alert-inställningar.

   I rutan Leveransmetoder anger du om du vill få varningar via e-post eller textmeddelande till din mobiltelefon.

4. I avsnittet Skicka varningar för dessa ändringar väljer du när du vill ta emot varningar.

5. Alternativen du ser här varierar beroende på vilken lista du arbetar med. En arbetslista kan till exempel ge dig en varning när en uppgift är markerad Komplett eller när som helst en uppgift med hög prioritet ändras.

   Varje gång användare säger att de behöver ett arbetsflöde för att få meddelande, försök en varning först. Du skulle bli förvånad över hur ofta varningar ger de alternativ som behövs.

   I avsnittet När som ska skickas, välj frekvensen för din varningsleverans.

6. Du kan ta emot dem omedelbart, en gång om dagen eller en gång i veckan.

   Klicka på OK för att skapa din varning.

7. Du kan hantera alla dina varningar från en enda sida i stället för att navigera till varje lista. För att hantera alla varningar du har på en viss webbplats och ändra eller ta bort dem följer du dessa steg:

   

Bläddra till en lista eller ett bibliotek där du prenumererar för en varning.

1. På fliken Dela och spår i bandet väljer du Alert → Hantera alla varningar.

2. Alternativt kan du klicka på alternativet Mina inställningar på Välkommen-menyn (vanligtvis längst upp till höger på sidan).Du kan hantera dina varningar och regionala tidszonens standardvärden från den här sidan.

   Välj den korrekta varningsnamnslänken.

   

3. Hantera varningssidan visas med alla alternativ du visade när du skapade alerten första gången. Ändra inställningarna som önskat.

   Har du inte ställt in varningen till att börja med? Du kan fortfarande läsa igenom inställningarna och ändra valen (se föregående steg). Dina ändringar påverkar inte alarminställningarna för andra om varningen skapades för flera användare samtidigt.

   Klicka på OK för att ändra varningen med dina nya inställningar eller Radera för att radera varningen.

4. Radera en varning som skapades för dig raderar inte varningen från andra användare som är i gruppen varningen skapades för.

   Om du är webbplatsadministratör kan du hantera varningarna från alla på webbplatsen genom att klicka på länken Användarvarningar på sidan Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.

När händelsen inträffar som matchar din varning - t ex beror tid eller plats för en kalenderhändelse - du får ett e-mail i din inkorg. Den e-postmeddelande du får är baserad på en mall. Dessa mallar kan ändras av din administratör, så de kan ge mer detaljer.