Video: Sharepoint Office 365 Tips for Mac users 2024
Området Versioning Settings i SharePoint 2016 innehåller några av de mest efterfrågade inställningarna i alla appar. Versionsinställningar täcker de flesta av dokumenthanterings- eller innehållshanteringsalternativen. Så ditt nya dokument / content management mantra är godkännande, versioning, och kolla in. Du kan säga det i sömnen. Som standard är inställningarna för godkännande, versionering eller utcheckning krävs inte på en lagwebbplats.
Anledningen till att versionen är avstängd är att det tar upp mycket utrymme i databasen. Varje gång en ny version skapas, växer databasen. Men versioning är viktigt för något verkligt arbete, så det rekommenderas att du slår på det.
Om du vill ha dessa alternativ aktiverade när dina webbplatser är konfigurerade, överväg att använda en publiceringssida istället.
Innan du väljer dessa alternativ, se till att du känner till ditt företags affärsprocesser. Om dokumenten granskas noggrant och godkänds utanför SharePoint-processen kanske du inte vill ha eller behöver godkännandebestämmelser eller checka ut. Om dina dokument är bilder kan du eller kanske inte tillämpa versionering om versionerna inte spelar någon roll för dig och du behöver inte återgå till en äldre version.
Överväg att använda flera dokumentbiblioteksprogram och tillämpa olika inställningar baserat på behov. Om du till exempel har 100 dokument i en biblioteksapp och verkligen behöver behöver versioning och godkännande på 5 av dessa dokument, kanske de kan placeras i en Bibliotek-app med extra konfiguration.
Versioning kan vara en av de mest missförstådda funktionerna i SharePoint-dokumenthantering. Versioning är en bra skyddsmekanism eftersom du kan återgå till en tidigare version av dokumentet om det behövs. Versioner i SharePoint är kopior av samma dokument med olika intervaller under redigering.
Du kanske vill lägga till Versions-kolumnen i dina synpunkter så att användare snabbt kan se versionen av dokumentet. Annars slutar du med användare som lägger till versionsinformation till dokumentets namn eller titel, till exempel Employee Handbook v1. 0, Anställdshandbok v2. 0, eller den här, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE signerat-OFF-FINAL_FINAL.
Följ dessa steg för att tillämpa eller ändra versionsinställningar:
- Klicka på länken Versioner av inställningar på sidan Biblioteksinställningar eller Listainställningar.
Sektionerna på sidan Versioning Settings innehåller innehållsbehörighet, dokumentversionshistorik, formulärsäkerhet och krav på utcheckning (endast biblioteksprogram).
- Nästa måste du välja om du vill kräva innehålls godkännande för inlämnade poster. Du gör det här valet genom att välja Ja eller Nej-alternativknappen på sidan Versionsinställningar (öppnas i steg 1).
Om du har valt Ja i svaret för att kräva godkännande av innehåll för inlämnade artiklar?, individer med godkännandemyndigheterna kan alltid se utkastsposter.
Objekt som ännu inte är godkända (vilket innebär att de är utkastsversioner) är inte synliga för webbplatsens medlemmar eller besökare. Du kan ange vem du vill se utkast i avsnittet Utkast till produktsäkerhet.
- I avsnittet Dokumentversionshistorik väljer du en alternativknapp för att ange om du vill använda No Versioning, Skapa stora versioner, Skapa större och mindre (Utkast) versioner eller (valfritt) ange antal versioner för att behålla ett nummer.
Standardvärdet för en lista eller en biblioteksapp är No Versioning. Du kan välja stora versioner (1. 0, 2. 0., 3. 0 osv.) Eller Major och mindre versioner (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, och så vidare). Om du väljer ett av de två senaste alternativen kan du ange en gräns för antalet versioner av varje typ genom att ange ett tal upp till 10 000.
- Välj vem som kan se utkastsposter genom att välja en alternativknapp för alternativ för utkastsäkerhet i Utkast till punktsäkerhetsavsnitt.
Det här avsnittet är inaktiverat om du inte tillåter mindre (utkast) versioner eller kräver innehålls godkännande av dina dokument eller listobjekt. Här är de tre alternativen för vem som kan se utkastsposter - Alla användare som kan läsa artiklar, endast användare som kan redigera objekt eller bara användare som kan godkänna (och författaren).
- Bestäm om du behöver checka ut för användare som redigerar dokument genom att välja alternativknappen Ja eller Nej.
Även om det ibland kan vara en krångel som kräver utcheckning är en annan bra säkerhetsmekanism som gör att de andra användarna inte ser ett dokument i mitten av modifieringen eller har flera användare att redigera samtidigt (senast spara vinster).
Överväg att lägga till kolumnen Kolla ut till dina synpunkter så att användare snabbt kan se vem som har utcheckat en vara.
- Klicka på OK eller Avbryt.
Om du klickar på OK tillämpas dina Versionsinställningar. Gå prova dem!
När du tittar på dokument i en biblioteksapp kan du klicka på ellipsen för att se en kontextmeny. Den här menyn tillåter ett dokumentets redaktör att kolla in / checka in dokumentet, godkänna, stänga av ett arbetsflöde och så vidare. Eftersom menyn är kontextuell, visas godkännandet inte i menyn om godkännande inte är angivet i biblioteket eller listan. Om ett dokument är utcheckat visas alternativet för att avbryta utcheckning.
I de flesta fall navigerar lagmedlemmar till webbplatsen med en webbläsare för att arbeta med listapps. Tänk dock på hur ditt team interagerar med dokument. De kan navigera till en app med webbläsaren, men de kan också länka från ett bokmärke eller öppna dokumentet direkt från redigeringsprogrammet (som Word, Excel eller PowerPoint). Även om nuvarande versioner av Office stöder och interagerar med appinställningar för SharePoint Library, kanske användare inte vet var de ska hitta dessa kommandon.
Undvik frustration genom att ta lite tid att granska inställningarna och alternativen med ditt lag. Utbildning i dessa dokumenthanteringsalternativ är en av de första rekommendationerna för SharePoint-samarbete, särskilt för team med många medlemmar eller bidragsgivare.
