Versioneringsinställningar i SharePoint 2010 - dummies

Området Versioning Settings i SharePoint 2010 innehåller förmodligen några av de mest eftersökta inställningarna i något bibliotek eller en lista. Versionsinställningar täcker de flesta av dokumenthanterings- eller innehållshanteringsalternativen. Så ditt nya dokument / content management mantra är godkännande, versioning, och kolla in. Kraven för standardinställningar för godkännande, versionering eller utcheckning är inte aktiverade på en lagwebbplats.

Om du vill ha dessa alternativ aktiverade när dina webbplatser är konfigurerade, överväg att använda en publiceringssida istället.

Innan du väljer dessa alternativ, se till att du känner till ditt företags affärsprocesser. Om dokumenten granskas noggrant och godkänds utanför SharePoint-processen kanske du inte vill ha eller behöver godkännandebestämmelser eller checka ut. Om dina dokument är bilder kan du eller kanske inte tillämpa versionering om versionerna inte spelar någon roll för dig och du behöver inte återgå till en äldre version.

Överväg att använda flera dokumentbibliotek och tillämpa olika inställningar baserat på behov. Om du till exempel har 100 dokument i ett bibliotek och behöver bara versioning och godkännande på 5 av dessa dokument, kanske kan de placeras i ett bibliotek med extra konfiguration.

Versioning kan vara en av de mest missförstådda funktionerna i SharePoint-dokumenthantering. Versioning är en bra skyddsmekanism eftersom du kan återgå till en tidigare version av dokumentet, om det behövs.

Versioner i SharePoint är kopior av samma dokument med olika intervaller under redigering. Om du behöver användare att visa olika versioner av ett dokument, kanske för att välja mellan de två måste du inkludera en beteckning i namnet (till exempel v1. 0 i det tidigare exemplet) eller en ytterligare metadata kolumn.

Följ dessa steg för att tillämpa eller ändra Versionsinställningar:

1. Klicka på länken Versioner av inställningar på sidan Bibliotek / Listainställningar.

   Sektionerna på sidan Versionshanteringsinställningar innehåller innehållsbehörighet, dokumentversionshistorik, utkast till objektsäkerhet och krav på utcheckning (endast biblioteken).

2. Välj om du vill ha objektgodkännande i avsnittet Godkännande av innehåll genom att välja alternativknappen Ja eller Nej.

   Om du har valt Ja i svaret på "Kräv innehålls godkännande för inlämnade poster" kan individer med behörigheterna Godkännanden alltid se utkastsposter.

   Objekt som inte är godkända ännu är inte synliga för webbplatsens medlemmar eller besökare.Du kan ange vem du vill se utkast i avsnittet Utkast till produktsäkerhet.

3. I avsnittet Dokumentversionshistorik väljer du en radioknapp för att ange om du vill använda No Versioning, Skapa stora versioner, Skapa större och mindre (Draft) versioner och (valfritt) ange antalet versioner för att behålla genom att välja lämpliga kryssrutan och ange ett nummer.

   Standardvärdet för en lista / ett bibliotek är No Versioning. Du kan välja stora versioner (1. 0, 2. 0. 3. 0 osv.) Eller Major och mindre versioner (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, och så vidare). Om du väljer ett av de två senaste alternativen kan du ange en gräns för antalet versioner av varje typ genom att ange ett tal upp till 10 000.

4. Välj vem som kan se utkastsposter genom att välja en alternativknapp för alternativ för utkastsäkerhet i Utkast till punktsäkerhetsavsnitt.

   Det här avsnittet är inaktiverat om du inte tillåter mindre (utkast) versioner av dina dokument eller listobjekt. Här är de tre alternativen för vem som kan se utkastsposter - Alla användare som kan läsa artiklar, endast användare som kan redigera objekt eller bara användare som kan godkänna (och författaren).

5. Bestäm om du behöver checka ut för användare som redigerar dokument genom att välja alternativknappen Ja eller Nej.

   Även om det ibland kan vara ett krångel, är det en annan bra säkerhetsmekanism som säkerställer att andra användare inte ser ett dokument i mitten av modifieringen eller att flera användare redigerar samtidigt (senast spara vinster).

   Överväg att lägga till kolumnen Kolla ut till dina synpunkter så att användare snabbt kan se vem som har utcheckat en vara.

6. Klicka på OK eller Avbryt.

   Om du klickar på OK tillämpas dina Versionsinställningar. Gå prova dem!