Vad är nytt i Office 2016: Globala funktioner

Microsoft gör sig redo att släppa sin senaste uppdatering till sin Office-paket och den här uppdateringen kommer att ha nya funktioner som Microsoft säger kan hjälpa dig att vara mer produktiv och samarbetande i ditt arbete. Som med tidigare versioner har Microsoft implementerat nya funktioner både globalt (vilket betyder för de flesta eller alla programmen i sviten) och på den enskilda applikationsnivån. I den här artikeln tittar du på de viktigaste funktionerna som läggs till i Office-paketet som helhet. Om du vill veta mer om nya funktioner på programnivå, kolla vad som är nytt i Office 2016: Word, Excel, PowerPoint och Outlook.

Bara "berätta" redan!

Den nya Tell Me-funktionen i Word, Excel, PowerPoint och Access är ett mer omedelbart sätt att få hjälp med uppgifter. Du behöver inte längre gå till Hjälp-menyn och vänta på Office Hjälp innehållet att ladda. En frågefält visas inom programmets band; Allt du behöver göra är att börja skriva vad du behöver hjälp med. Berätta att jag använder naturligt språksökning för att försöka matcha hjälp omedelbart, ungefär som hur Googles sökmotor visar resultat så fort du börjar skriva.

Huvudskillnaden mellan Tell me och standard Help-funktionen är att Tell Me faktiskt pekar på kommandot som hjälper dig att uppnå vad du vill göra, istället för att ge en uppsättning steg. Så, om du vill infoga en fotnot i Word, visar den det aktuella kommandot och när du klickar på det tar du dig till var du behöver gå för att infoga en fotnot.

Om du fortfarande vill se hjälptexten, berättar jag även om en länk till det innehållet.

Glöm Lync; Skype istället

Microsoft börjar äntligen utnyttja sitt köp av Skype genom att integrera det i Office 2016. Microsoft byter namn till Lync, det snabbmeddelandeverktyget, till Skype for Business. Men oroa dig inte - Skype for Business kommer att ha samma funktioner som Lync, och det kommer fortfarande fungera ganska mycket på samma sätt, förutom några skillnader.

Det första du märker är att användargränssnittet blir mer "Skype-like"; det vill säga färgschema, knappar och ikoner kommer att se ut som det vanliga Skype-programmet. Och när du håller ett online-möte, blir gränssnittet detsamma som när du håller ett möte i Skype.

Med Lync kan du bara kommunicera med kollegor i ditt företags Lync-tjänst. Men med Skype for Business kan du söka efter och kommunicera med alla Skype-användare över hela världen, oavsett om de ingår i din organisation eller ej.Microsoft har integrerat Skype for Business i de olika Office-applikationerna, vilket innebär att du kan snabbmeddelande, ringa röst- eller videosamtal och genomföra online-möten inom program som Word, Excel och PowerPoint.

Få insikter från Smart Lookup

Om du befinner dig ständigt byter till din webbläsare för att söka efter information som ska inkluderas i dina dokument, kommer Smart Lookup att hjälpa dig att effektivisera din process. Markera bara ett ord eller en fras i ditt dokument och klicka på Smart Lookup. Du ser sedan Insights sidobar, som använder Microsofts Bing-sökmotor för att få relevant information till dig. Vad som är riktigt coolt är att Smart Lookup använder kontexten kring vad du markerar för att förfina det urval av information som det tar med dig.

Läsare av dina dokument kan också använda Smart Lookup för att få mer information. Till exempel kan läsare markera ett ord och hämta dess definition från webben, utan att behöva spricka en ordlista.

Office for Mac får en översyn

Mac versionen av Office 2016 får en översyn är inte lika mycket en "global funktion" eftersom det är en anpassning till andra versioner av Office. Vad det här betyder är det oavsett vilken Office-produkt du använder på vilken plattform, oavsett Windows, Mac, IOS eller Android. Användarupplevelsen blir mer konsekvent.

För att detta skulle kunna hända, måste Mac-versionen av sviten genomgå en stor revolvering till sitt utseende, vilket Microsoft har kommit i linje med Windows-versionen. Du märker också att Microsoft har reviderat programbandet för att fungera som Windows-versionerna gör.

Word och PowerPoint for Mac har nu en "co-authoring" -funktion som gör att du kan samarbeta på dokument med andra samtidigt. Det är inte detsamma som medredigeringsfunktionen i Windows-versionen, som lagrar dokumentet i molnet och möjliggör samarbete i realtid. Mac-funktionen bygger på synkronisering i stället, som bestämmer ändringar som gjorts i dokumentet och vem som gjorde ändringarna, och visar dem för alla medarbetare att se.

Tyvärr hittar du inte några av de mer övertygande funktionerna för Office 2016 för Windows i Mac-versionen, inklusive sökrutan Berätta mig, Power Query i Excel och Skype for Business. Microsofts uppgradering av Mac-versionen visar dock att Microsoft har åtagit sig att behålla och förbättra det, så förhoppningsvis kommer Mac-versionen att se dessa funktioner snarare än senare.