Arbetsflödesinställningar i SharePoint 2010 - dummies

A arbetsflöde är en automatiserad version av en affärsprocess; det var (och är fortfarande) en av de stora buzzerna runt SharePoint 2010. Du kan associera SharePoint-arbetsflöden med objekt och dokument så att SharePoint skickar meddelanden eller ber användarna att fylla i formulär när vissa villkor i processen är SANT eller när objektet eller dokumentet når ett visst steg i processen.

Som ett minimum bör din gruppwebbplats ha trestatsläge, som låter dig utlösa åtgärder när status för ett objekt ändras. Den mest uppenbara användningen av trestatsprocessen är med en lista över problem med spårning. Problem har automatiskt tre tillstånd - Aktiv, Lös, och Stängd.

Du kan till exempel använda ett trestatligt arbetsflöde för att tilldela en uppgift i SharePoint till en vald användare när statusen för problemet ändras från Aktiv till Löst.

Om ditt företag har beviljat dig en högre licens kan du också använda olika godkännande arbetsflöden som är avsedda att hantera dokumentgodkännande.

SharePoint Designer 2010 innehåller en kraftfull arbetsflödesdesigner som du kan använda för att skapa anpassade arbetsflöden. Kolla in arbetsflödesdesignern, om det finns något fjärrautomatiserat du vill göra runt listobjekt eller dokument i ett bibliotek. Till skillnad från tidigare versioner av SharePoint Designer kan de anpassade arbetsflödena du skapar i SharePoint Designer 2010 återanvändas på hela din webbplats.

Följ dessa steg för att konfigurera ditt bibliotek eller listan för att använda ett arbetsflöde:

1. Klicka på länken Workflow Settings under Tillstånd och hantering.

   Du kan också komma åt det här kommandot med hjälp av fliken Lista eller bibliotek på bandet.

   Om inga arbetsflöden har tilldelats den här listan ser du Lägg till en arbetsflödesformulär. Den här blanketten har fem avsnitt: Arbetsflöde, Namn, Aktivitetslista, Historiklista och Startalternativ.

   Om andra arbetsflöden finns redan för det här biblioteket / listan, kan du på Inställningssidan för arbetsflöden visa / ändra inställningar för befintliga arbetsflöden, lägga till ett arbetsflöde, ta bort ett arbetsflöde och visa arbetsflödesrapporter.

2. I ett bibliotek klickar du på länken Lägg till en arbetsflöde för att lägga till ett nytt arbetsflöde i ditt bibliotek.

3. Välj en arbetsflödesmall.

   Beroende på vilken licens ditt företag har gett dig för SharePoint, bestämmer du hur många arbetsflödesmallar du har tillgång till. Du ser en kort beskrivning av var och en som du markerar det här alternativet:

   • Disposition a pproval: Hanterar utlämnande och retention av dokument genom att tillåta deltagare att bestämma om du vill behålla eller radera utgått dokument.

   • Tre -s tate: Använd det här arbetsflödet för att spåra objekt i en lista.

   • Samla s ignoreringar: Samlar digitala signaturer som krävs för ditt Microsoft Office-dokument.

   • Godkännande: Rutterar ett dokument för godkännande. Godkännare kan godkänna eller avvisa dokumentet, vidarebefordra godkännandeprocessen eller begära ändringar i dokumentet.

   • Samla f eedback: Rutterar ett dokument för granskning. Granskare kan ge feedback, som sammanställs och skickas till dokumentägaren när arbetsflödet har slutförts.

4. Skriv ett unikt namn för arbetsflödet i textrutan Namn.

   

   När du namnger ditt arbetsflöde, var noga med att inte namnge det som liknar mallarna (till exempel samla signaturer ) för att undvika förvirring mellan ditt arbetsflöde och en mall.

   Du kan skapa så många arbetsflöden som du vill ha för en lista eller ett bibliotek. Till exempel, säg att du har två typer av godkännandeprocesser - en förkortad process och en längre process. Gå bara igenom Lägg till en arbetsflödesprocess två gånger och välj olika konfigurationsalternativ för att möta dina behov.

5. Välj en uppgiftslista som ska användas av arbetsflödet genom att välja ett alternativ för alternativlista.

   Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller få systemet att skapa en ny genom att välja Ny uppgiftslista.

6. Välj en historiklista för arbetsflödet från Välj en historiklista alternativ.

   Du kan välja en befintlig historiklista eller begära att en ny historiklista skapas.

7. Välj dina Startalternativ genom att aktivera en eller flera kryssrutor.

   Beroende på vilken arbetsflödesmall du valde kan bara vissa Startalternativ vara aktiverade. I allmänhet är det en bra idé att tillåta att arbetsflödet startas manuellt, även om du också kan starta arbetsflödet automatiskt när ett objekt skapas eller ändras.

8. Klicka på knappen Nästa.

   Du är inte klar än! En ny sida med alternativ visas.

   Beroende på vilken typ av arbetsflöde du väljer har du olika alternativ att välja, inklusive vem arbetsflödet går till, huruvida åtgärderna händer i seriell eller parallell, vilken tidsfrist som gäller för åtgärderna och vad som händer med arbetsflödet om någon avvisar dokumentet eller objektet ändras.

   Flera förbättringar har gjorts i 2010-arbetsflöden, inklusive att ha mer än en typ av steg tillgänglig (parallell, seriell).

9. Klicka på OK eller Avbryt.

   Om du klickar på OK tillämpas dina inställningar.