Tjänstegodkännande är processen att skilja kritiska uppgifter bland flera anställda för att minska risken för stöld. På affärsmiljö och koncept (BEC) testdelen av CPA-examen är denna process en viktig internkontroll som du bör förstå.
Även om andra kontroller - som skriftliga godkännanden och förena bankkonton - är viktiga, är det viktigt att du fördelar arbete till anställda. Om arbetsuppgifter inte är noggrant separerade, kan oärliga arbetstagare åsidosätta alla dina andra interna kontroller.
Här är tre ansvarsområden som ska tilldelas olika anställda:
-
Förvaring av tillgångar: Anställd A har tillgång till tillgångar, till exempel bolagets checklista.
-
Bemyndigande att flytta tillgångar: Anställd B har befogenhet att underteckna kontroller, vilket gör att kontanter kan flyttas (betalas). Medarbetare B godkänner också inköp av stora dollarbelopp.
-
Registrering: Anställd C är typiskt en revisor. Medarbetare C recensioner de poster som dokumenterar en transaktion och sedan postar aktiviteten i bokföringen. Medarbetare C försonar checkboken. Anställd B undertecknar kontroller och Medarbetare A håller den fysiska kontrollboken.
Här är en segregation av arbetssätt scenariot. Antag att en restaurangchef, Rob, har befogenhet att godkänna betalning samt förmågan att underteckna kontroller. Rob beslutar att generera en utbetalningsbevis .
En kupong är ett dokument som tillåter betalning till en extern leverantör. I detta fall är kupongen för $ 1 000 för en betalning till Northern Meat Supply. Restaurangen köper kött, kyckling och fisk från säljare. Genom att använda kupongen som dokumentation genererar Bob en check som betalas till Northern Meat Supply.
Sue, restaurangens revisor, försonar bankkontot. Hon märker betalningar varje månad till Northern Meat Supply. Hon tycker inte om betalningarna som ovanliga, eftersom restaurangen betalar säljare för kött, kyckling och fisk. Flera månader senare lämnar Rob att arbeta på en annan restaurang.
Vid årsskiftet utför revisorerna rutiner för revision av leverantörsskulder. Som en del av sina förfaranden godkänner en revisor (jämför) ett urval av leverantörsbetalningar till inkommande leveranser av produkten. Revisorerna konstaterar att ingen produkt har mottagits från Northern Meat Supply. Efter ytterligare undersökning bestämmer företaget att Northern Meat var en fiktiv betalningsmottagare .
Företaget var helt enkelt ett bankkonto som Rob kontrollerade. Eftersom Rob hade två uppgifter som skulle ha blivit segregerade (auktoritet att köpa varor och att underteckna kontroller) kunde han stjäla tillgångar från företaget.Detta scenario är vanligt vid BEC-testet. Segregning av uppgifter finns också på revisions- och certifikat (AUD) -testet.
