Modifiera och dölja rapport sektioner i ACT! 2007 - dummies

En ACT! Rapportrapportmallen 2007 är uppdelad i avsnitt med information. Varje sektion har en sektionstitel som visas i rapportmallen men visas inte i själva rapporten. Du kan bestämma vilka fält du vill visas i varje given avsnitt. En rapportmall består av fem huvudavsnitt. Du kan inte radera eller ändra delarnas ordning, men du kan dölja ett avsnitt om du inte vill att den ska visas i din rapport.

De fem huvudavsnitten är

• Rapport Rubrik: Information som visas högst upp på rapportens första sida, till exempel rapportens titel och skapare
• Sidhuvud: Information som visas längst upp på varje sida, till exempel kolumnrubriker
• Detalj: Område som innehåller ett eller flera av dina kontakt- eller gruppfält
Detaljavsnittet är köttet och potatis i rapporten - där du hittar relevant information, t.ex. kontaktens namn, adress och telefonnummer.

• Sidfot: Information som visas längst ner på varje sida i din rapport, till exempel datum och sidnummer

Du kan ändra storlek på ett avsnitt för att skapa plats för ytterligare fält av dra den horisontella grå linjen (som visas längst ner på sektionen) lägre på mallen.

Efter att du lurar med din rapportmall och har det precis som du vill ha det, glöm inte att ändra storlek på varje avsnitt till originalformat - eller stäng den så mycket som möjligt. Alla tomma områden i ett avsnitt visas som tomma områden i din rapport!

Ändra rapport sektioner

De flesta av dig kommer att vara ganska glada att lita på de fem standardrapporterna. Men från tid till annan kanske du vill bli lite snyggare. Kanske vill du lista alla dina kontakter i alfabetisk ordning efter efternamn, grupperade efter stad. Du måste skapa underavsnitt i din rapport för att uppnå detta. Inget problem; här är allt du behöver göra:

1. Dubbelklicka i avsnittshuvudet i rapportdesignern.

Dialogrutan Definiera sektioner öppnas. Observera att förutom att lägga till underavsnitt kan du också välja några andra alternativ:

• Sidbrytning: Anger om du vill att varje avsnitt ska visas på ett nytt papper eller starta en ny ark i slutet av ett avsnitt

• Kollaps om tomt: Stänger upp en sektion om ingen information finns i det

• Tillåt avsnitt att bryta över flera sidor: Låt en lång sektion fortsätta på flera sidor

2. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till en ny sektion i rapporten.

Dialogrutan Välj ett fält till grupp av öppnas.

3. Markera fältet som du vill använda för att gruppera din rapport och klicka sedan på OK.

4. Välj en stigande ordning i dialogrutan Definiera sektioner.

När du har valt det fält som du vill gruppera i steg 3, återgår du till dialogrutan Definiera sektioner. Det nya avsnittet är markerat och du kan ange huruvida det nya avsnittet visas i stigande eller fallande alfabetisk ordning.

När du har skapat en ny underavdelning kan du placera så många fält på den som du behöver.

Dölj en rapportavsnitt

Det kan finnas tider när du vill gömma en sektion. Till exempel, säg att du vill ha en rapport som räknar antalet kontakter i vart och ett av dina ID / Statusfält. Teoretiskt ACT! måste lista alla kontakter så att de kan räknas, men du vill verkligen inte se alla kontakter eftersom du bara är intresserad av att se totalt. Även om du inte kan ta bort någon av standardrapporterna, kan du gömma dem, vilket ger dig samma resultat.

För att dölja en sektion

1. I rapporten Designer öppnar du fönstret Egenskaper genom att välja Visa -> Egenskaper fönstret.

2. Välj namnet på det avsnitt som du vill gömma.

3. Klicka på Synlig egenskap i fönstret Egenskaper och ändra sedan till Nej.

Även om du fortfarande kan se avsnittet i Report Designer, visas det inte i dina färdiga rapporter.